Dokumenty do ZUS przez internet

Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, którzy mają obowiązek przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych oraz ich korekt w postaci elektronicznej, muszą je opatrzyć podpisem elektronicznym. Mimo wcześniejszych zapowiedzi zasady te nie uległy zmianie w przypadku firm.

Dokumenty przekazywane drogą elektroniczną muszą spełniać określone warunki. W przypadku przesłania prawidłowych danych pracowników płatnik składek otrzymuje potwierdzenie odbioru pliku zawierającego jeden lub bądź więcej dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej przekazywanych w jednym procesie transmisji danych. Potrzebny jest podpis zgodnie z przepisami ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Płatnik składek otrzyma w komunikacie dane osobowe ubezpieczonych. Warto jednak pamiętać o tym, że taki komunikat można odebrać w ciągu 30 dni, licząc od dnia przekazania do Zakładu zestawu dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej.

Jednak najważniejszą sprawą, o jakiej trzeba pamiętać, jest to, że zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej zawierający co najmniej jeden błąd krytyczny jest traktowany jako nieprzekazany. W takiej sytuacji płatnik składek otrzymuje informacje o konieczności zweryfikowania danych osób. Dzieje się tak wówczas, kiedy niezbędne jest usunięcie rozbieżności pomiędzy danymi w systemie teleinformatycznym płatnika składek i w rejestrach prowadzonych przez ZUS.

Należy podkreślić także, iż cały proces przesyłania dokumentów do ZUS jest chroniony.

Jednym ze sposobów ochrony informacji przekazywanych do ZUS jest obowiązek korzystania przez płatników składek z podpisu kwalifikowanego. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną. Bezpieczny podpis jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis. Kwalifikowany podpis jest sporządzany za pomocą, podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny, bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego. W rzeczywistości jest to zaszyfrowana w specjalny sposób informacja o osobie przesyłającej dane możliwa dla odczytania przez inną osobę przy użyciu narzędzia deszyfrującego.

Bezpieczne e-podpisy są wydawane wyłącznie osobom fizycznym. W praktyce oznacza to, że w konkretnej firmie prawo do składania podpisu pod dokumentami przekazywanymi drogą elektroniczną do ZUS ma wyłącznie pracownik, który otrzymał taki certyfikat. Jeśli jest taka potrzeba, to w firmie kilka osób musi posiadać takie certyfikaty.

Jak wyjaśnia Centra-la ZUS, organ rentowy nie ma problemów z identyfikacją osób, które podpisały przekazywane do Zakładu przesyłki zawierające dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej. Certyfikaty tych osób są weryfikowane podczas składania podpisów w programie Płatnik oraz w podsystemie Elektronicznej Wymiany Danych w procesie przyjmowania przesyłek z dokumentami elektronicznymi przez Zakład. Do Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS trafiają tylko dokumenty elektroniczne po pozytywnym zweryfikowaniu podpisów (certyfikatów kwalifikowanych) osób odpowiedzialnych za ich przekazanie. Średnio raz w miesiącu prowadzone jest postępowanie wyjaśniające, którego elementem jest sprawdzenie, kto podpisał przekazane za określonego płatnika dokumenty. Dotychczas wyjaśniane problemy powstawały z powodu niewłaściwego obiegu informacji po stronie płatnika (np. dokumenty wysyłały dwie różne osoby).

Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie, a jednocześnie może być przesłany do adresata w znacznie krótszym czasie niż dokument papierowy. W praktyce jest też od niego znacznie bardziej bezpieczny. Oprócz przyspieszenia obiegu informacji i obniżenia kosztów prowadzenia korespondencji, stosowanie podpisu elektronicznego może przynieść firmie także korzyści organizacyjne. Dokumenty cyfrowe są łatwiejsze do przechowywania. Można je katalogować przy użyciu prostych narzędzi i bardzo szybko wyszukiwać zapisane w nich informacje. Bez problemu można dotrzeć do wszystkich dokumentów dotyczących danego zagadnienia bez potrzeby przeszukiwania dziesiątek segregatorów czy teczek. W przypadku przekazywania do ZUS dokumentów drogą elektroniczną ograniczona zostaje do minimum liczba papierowych dokumentów przechowywanych w firmie. Dodatkowo pracodawca w każdej chwili może wejść do wewnętrznego systemu i z łatwością odszukać dokumenty oraz sprawdzić np. wysokość podstawy, od której zapłacono składki do ZUS.

Ułatwieniu kontaktów obywateli z administracją ma służyć tzw. zaufany profil. Wprowadzenie nowych rozwiązań umożliwi nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, która wejdzie w życie 17 czerwca tego roku. Już wkrótce zatem zaufany profil umożliwi m.in. osobom fizycznym kontaktowanie się z ZUS bez konieczności ponoszenia wydatków związanych z używaniem bezpiecznego e-podpisu. Zaufany profil będzie działał z wykorzystaniem mechanizmów stosowanych przez bankowość elektroniczną. Będzie dostępny dla wszystkich polskich obywateli, którzy założą konto na portalu ePUAP, a następnie udadzą się do wskazanego punktu w celu potwierdzenia danych zapisanych w profilu.

Od chwili potwierdzenia danych na ePUAP-ie urzędy administracji będą zakładać, że z takiego profilu zawsze będzie korzystać jedna i ta sama osoba. W zdecydowanej większości spraw załatwianych przez obywateli w urzędach zaufany profil będzie wystarczającym sposobem potwierdzenia tożsamości. Profil ten będzie można potwierdzić również m.in. w oddziale ZUS.

Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie, a jednocześnie może być przesłany do adresata w znacznie krótszym czasie niż dokument papierowy

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl

Art. 47a ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).

Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).

Ustawa z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 40, poz. 230).