Zbliża się termin drugiej części odpisu na ZFŚS

ILE MAMY CZASU

@RY1@i02/2016/181/i02.2016.181.008000800.101(c).gif@RY2@

Do tego dnia pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy, naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111).

@RY1@i02/2016/181/i02.2016.181.008000800.102(c).gif@RY2@

W terminie do 31 maja tego roku powinien przekazać już kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Uwaga!

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku utworzenia ZFŚS, a zrobił to na zasadzie dobrowolności, to nie dotyczą go te dwa terminy.

CO GROZI

2000 zł tyle maksymalnie grzywny zapłaci pracodawca za niedotrzymanie terminu

Jeśli pracodawca nie przekaże do 30 września pozostałej kwoty odpisu, to organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na fundusz (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 1997 r., sygn. akt I PKN 373/97, OSNAP 1998/17/507).

KIEDY KOREKTA

@RY1@i02/2016/181/i02.2016.181.008000800.103(c).gif@RY2@

Tego dnia upływa ostateczny termin na dokonanie korekty odpisów. Oczywiście można je zrobić także wcześniej, nawet już do końca września. Warto to zrobić, jeśli ustalimy, że naliczone odpisy różnią się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Będzie tak np. wtedy, gdy w trakcie roku wystąpią duże zmiany w stanie zatrudnienia, których pracodawca nie przewidział na początku roku przy planowaniu odpisów, a nie zakłada już innych dużych zmian. Wtedy wrześniowe przekazanie można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Będą one skorygowane na koniec roku.

KWOTY DO WYLICZENIA

Podstawa naliczania odpisów na ZFŚS w 2016 roku	2917,14 zł
Na jednego pracownika	37,5 proc.
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych	50 proc.
Na jednego młodocianego:
w pierwszym roku nauki	5 proc.
w drugim roku nauki	6 proc.
w trzecim roku nauki	7 proc.
Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu można zwiększyć o 6,25 proc.
Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy można zwiększyć fundusz o 6,25 proc.
Można zwiększyć fundusz o 7,5 proc. na każdą osobę, pod warunkiem przeznaczenia całego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę

W SZKOLE INACZEJ

Wszystkie odpisy na ZFŚS, czyli odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli - emerytów i rencistów - oraz pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, pracowników szkoły niebędących nauczycielami - aktualnie zatrudnionych - oraz byłych pracowników - emerytów i rencistów, stanowią w szkole jeden fundusz. Dlatego przekazujemy je też na jedno wspólne konto ZFŚS.

Odpisu na ZFŚS dla pracowników szkoły niebędących nauczycielami dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ustawy o ZFŚS. Czyli ustalamy tak, jak w ramce obok.

2879,91 zł to odpis na jednego nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2016 r.

NAUCZYCIELE ...

Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej 1 stycznia danego roku (art. 53 Karty nauczyciela; t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1379). W 2016 r. do ustalania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli stosuje się kwotę bazową wynoszącą 2618,10 zł.

...I EMERYCI

Dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na ZFŚS w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty nauczyciela). Odpisu należy dokonać na każdego nauczyciela - emeryta lub rencistę - który z danej szkoły odszedł na emeryturę lub rentę albo został objęty funduszem w szkole z uwagi na likwidację macierzystej placówki. [przykład 2]

EWIDENCJA

W FIRMIE

konto 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych służy do ewidencji operacji związanych z ZFŚS

Środki na ten cel muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, dlatego ujmuje się je na wyodrębnionym koncie, np. 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS. Odpis roczny może być rozliczany w czasie na poszczególne miesiące. Można to zrobić przez konto 645 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne. Zapisy związane są z przyjętym rachunkiem kosztów działalności operacyjnej.

Ewidencja zdarzeń związanych z tworzeniem ZFŚS i dokonywaniem odpisów, gdy jednostka prowadzi jedynie ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, może przebiegać następująco:

1. Naliczenie odpisu podstawowego: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

2. Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie: strona Wn konta 645 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów.

3. Odpis miesięczny w koszty: strona Wn konta 490 - Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 645 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów.

4. Przelew środków z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS odpowiednio do 31 maja i do 30 września: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Jednostka prowadząca ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 lub w zespole 4 i 5 może stosować uproszczenie w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie, o ile nie wpływa to istotnie na rzetelny i jasny obraz jednostki. Ujmuje koszty bezpośrednio na koncie 645 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów.

W JEDNOSTCE BUDŻETOWEJ

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą też zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać jego wysokości. Ewidencja księgowa ZFŚS powinna być prowadzona na kontach: 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia.

Księgowania powinny przebiegać następująco:

1. Naliczenie odpisu na ZFŚS: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS).

2. Odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS: (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września) strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS), strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

3. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły): strona Wn konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS), strona Ma konta 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

PRZYKŁAD 1

DRUGA RATA

Pracodawca zatrudniał: 30 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, 10 pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracęe o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - 2 pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki.

Ustalił, że odpis podstawowy wynosił 47 695,32 zł

30 x 1093,93 zł = 32 817,90 zł

10 x 1458,57 zł = 14 585,70 zł

2 x 145,86 zł = 291,72 zł

Do 31 maja 2016 r. przekazał 35 771,49 zł (75 proc. równowartości odpisu podstawowego). Pozostałą kwotę 11 923,83 zł miał przekazać do końca września.

Do końca września miał przekazać też zwiększenia dobrowolne 4375,70 zł:

● odpis na 2 pracowników niepełnosprawnych (2 x 1276,25 zł = 2552,50 zł),

● fundusz na 10 emerytów i rencistów (10 x 182,32 zł = 1823,20 zł).

W wakacje dokonano redukcji etatów ze względu na pogorszenie sytuacji finansowej firmy. Zwolniono 10 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach. We wrześniu pracodawca zatrudniał: 20 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach. Pozostałe stany zatrudnienia nie uległy zmianie. Dokonał obliczeń:

● 20 x 1093,93 zł = 21 878,60 zł

● 10 x 1458,57 zł = 14 585,70 zł

● 2 x 145,86 zł = 291,72 zł

Po korekcie odpis podstawowy wynosi 36 756,02 zł. Wcześniej wyliczono 47 695,32 zł. Różnica to 1093,93 zł. Przekazano dotychczas 35 771,49 zł. Dlatego do końca września należy przekazać brakujące 984,53 zł odpisu podstawowego (47 695,32 zł - 36 756,02 zł). Bez zmian pozostaje kwota zwiększeń dobrowolnych 4375,70 zł. Łącznie daje to kwotę 5360,23 zł.

PRZYKŁAD 2

WSPÓLNY FUNDUSZ

W szkole od stycznia do sierpnia 2016 r. było zatrudnionych 30 nauczycieli na cały etat, 2 na połówki etatu. Od września 2016 r. zostało zatrudnionych jeszcze 2 nauczycieli na pełny etat. Zatrudnionych jest też 4 pracowników administracji i 2 pracowników obsługi (wszyscy są zatrudnieni na pełny etat).

Obliczenia w maju:

1. Policzono odpis dla nauczycieli zgodnie z Kartą nauczyciela:

30 etatów + 1 etat (2 x 1/2 etatu) = 31 etatów

Przeciętne zatrudnienie w 2016 r. to 31 etatów: 2879,91 zł x 31 = 89 277,21 zł

Odpis na ZFŚS w 2016 r. dla nauczycieli wynosi 89 277,21 zł.

2. Policzono odpis dla pracowników administracji i obsługi zgodnie z ustawą o ZFŚS:

(4 + 2) x 1093,93 zł = 6563,58 zł

Odpis wynosi 6563,58 zł.

W szkole te wszystkie odpisy stanowią jeden fundusz 95 840,79 zł.

W maju przekazano I ratę odpisu w wysokości 75 proc. odpisów podstawowych 71 880,59 zł (95840,79 zł x 75 proc.)

Obliczenia we wrześniu

1. Liczymy odpis dla nauczycieli zgodnie z Kartą nauczyciela:

30 etatów + 1 etat (2 x 1/2 etatu) = 31 etatów

31 x 8 miesięcy = 248

32 etaty + 1 etat (2 x 1/2 etatu) = 33 etaty

33 etaty x 4 miesiące = 132

248 + 132 = 380 : 12 miesięcy = 31,67

Przeciętne zatrudnienie w 2016 r. to 31,67 etatu: 2879,91 zł x 31,67 etatu = 91 206,75 zł.

Odpis na ZFŚS w 2016 r. dla nauczycieli wynosi 91 206,75 zł.

2. Odpis dla pracowników administracji i obsługi bez zmian 6563,58 zł

3. Odpis w szkole 97 770,33 zł

4. Różnica 95 840,79 zł - 97 770,33 zł = - 1929,54 zł

5. We wrześniu należy przekazać 25 889,74 zł (97 770,33 zł - 71 880,59 zł)

@RY1@i02/2016/181/i02.2016.181.008000800.104(c).jpg@RY2@

agp

Zbliża się termin drugiej części odpisu na ZFŚS

Oprac. Magdalena Sobczak