Akta pracownicze bezpieczne na wypadek sporów

Zatrudniający będzie musiał przechowywać dłużej dokumentację pracowniczą, jeśli może być ona dowodem w toczącym się postępowaniu sądowym, administracyjnym, dyscyplinarnym. Tak wynika z ostatniej wersji rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wspomniane rozwiązanie zabezpieczy interesy pracowników na wypadek np. sporu w sądzie, który będzie wymagał posiłkowania się aktami osobowymi (np. o prawo do nagrody jubileuszowej lub o odpowiedni wymiar urlopu). Na wprowadzeniu tego typu ochrony dokumentów, które mogą być dowodami, zależało w szczególności związkom zawodowym. Na etapie konsultacji projektu sygnalizowały one, że przewidziane znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji przez firmy (co do zasady z 50 do 10 lat od roku zakończenia zatrudnienia) może powodować problemy z udowodnieniem roszczeń na wypadek wszczęcia sporu sądowego (najczęściej z byłym lub obecnym pracodawcą).

Zgodnie z projektowanymi przepisami, jeśli stroną postępowania będzie firma przechowująca dokumentację, zostanie ona zobowiązana do przetrzymywania akt aż do czasu prawomocnego zakończenia sprawy (ale oczywiście nie krócej niż wspomniane 10 lat). Z kolei jeśli zatrudniający dowie się o wszczęciu postępowania, które może wymagać sięgnięcia po dokumentację, ale sam w nim nie uczestniczy, wymagany okres przechowywania zostanie wydłużony o dalsze 12 miesięcy. W tym czasie podwładny będzie mógł wnioskować o przeprowadzenie dowodu z akt pracowniczych lub odebrać od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne w sprawie. Po upływie dodatkowego terminu firma poinformuje go o możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca będzie mógł je zniszczyć.

Co istotne, omawiane przedłużenie nastąpi bez względu na rodzaj wszczętej sprawy - może być to postępowanie cywilne, karne, administracyjne, dyscyplinarne lub każde inne, jeżeli akta pracownicze mogą stanowić w nim dowód. Nie będzie miał znaczenia także sposób, w jaki firma pozyska wiedzę o jego wszczęciu (może być poinformowana np. przez pracownika, sąd lub organ prowadzący daną sprawę).

- Przepisy nie określają w tym względzie żadnych wymogów, ale z punktu widzenia zatrudnionych korzystne byłoby zadbanie o możliwość potwierdzenia przekazania takiej informacji pracodawcy. Czyli lepszym rozwiązaniem jest np. wysłanie w tej sprawie e-maila z prośbą o potwierdzenie odbioru niż przeprowadzenie rozmowy telefonicznej lub wysłanie sms-a - tłumaczy Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc-Doradztwo Kadrowe.

Z perspektywy dowodowej istotne znacznie ma też przepis, zgodnie z którym dokumentacja prowadzona w wersji elektronicznej stanie się równoważna z tą papierową (wywoła identyczne skutki prawne). Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać z dokumentów papierowych i elektronicznych (np. jako potwierdzenie uprawnień lub dowody w postępowaniach sądowych, urzędowych, dyscyplinarnych itp.). Pomimo tego typu zabezpieczeń związki zawodowe wciąż wskazują na wątpliwości związane z omawianym projektem.

- Pięciokrotne skrócenie okresu przechowywania akt oznacza zmianę wprowadzoną metodą szokową - podkreśla Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ.

Podkreśla, że tego typu modyfikacje powinny być realizowane etapowo.

- Dodatkowo wciąż nie mamy gwarancji co do tego, czy system teleinformatyczny ZUS jest w stanie przyjąć tak dużą ilość dokumentów oraz czy akta prowadzone przez firmy w wersji elektronicznej będą odpowiednio zabezpieczone - dodaje. ⒸⓅ

Łukasz Guza

lukasz.guza@infor.pl