Faktury z e-maila stają się coraz bardziej popularne

Tak uważa firma Itella Information, która przeprowadziła badanie na ten temat wśród konsumentów i przedsiębiorców w 16 krajach europejskich.

- Do tej pory firmy w Polsce koncentrowały się głównie na rozwoju biznesu. Nie miały czasu i zasobów, by zajmować się działalnością usprawniającą procesy jego wspomagania, czemu służą e-faktury. To się będzie jednak zmieniać - uważa Miikka Savolainen, dyrektor zarządzający Itella Information w Polsce.

Dziś tylko 11 proc. polskich firm wysyła e-faktury oraz faktury w formie PDF pocztą elektroniczną swoim klientom i partnerom. To wynik badania przeprowadzonego dla Itella Group. Niewiele więcej, bo 18 proc., polskich firm tą drogą faktury odbiera. To stawia nas na samym końcu wśród 16 europejskich krajów, w których przeprowadzono badanie. Średnia europejska w przypadku odbierania faktur pocztą elektroniczną to 50 proc. Oczywiście nie znaczy to, że firmy wszystkie faktury dostarczają drogą elektroniczną.

Zdaniem Miikki Savolainena Europa jest na różnych etapach, jeżeli chodzi o procesy obsługi faktur. Niektóre kraje wdrożyły procesy elektronicznej obsługi szybciej niż inne. Różnice widać również pomiędzy obsługą faktur zakupu i sprzedaży, a konsumenci w poszczególnych regionach mają zupełnie inne przyzwyczajenia i oczekiwania, jeśli chodzi o sposoby otrzymywania faktur i płatności.

Największy nacisk na obsługę faktur w pełni elektronicznych kładzie się w Finlandii i Wielkiej Brytanii. Outsourcing druku faktur (czyli zlecanie procesu drukowania na zewnątrz) dominuje w Finlandii i Szwecji, podczas gdy w krajach Europy Wschodniej, w tym Polski, zdaje się praktycznie nie występować.

Proces obsługi faktur sprzedaży jest najmniej zinformatyzowany w Polsce, Czechach, Rosji i innych krajach Europy Wschodniej. Aż 92 proc. polskich firm odbiera tradycyjne faktury, podczas gdy w Finlandii czy Norwegii jedynie 23 proc.

Jarosław Tkaczyk, dyrektor ds. rozwoju i obsługi klienta w Itella Information, uważa, że mała popularność e-faktur w Polsce to wina przepisów, które ściśle rozdzielają oryginał i kopię faktury. - W większości krajów europejskich takiego problemu nie ma - mówi Tkaczyk. Jednak jest on optymistą co do upowszechniania się w naszym kraju elektronicznych form rozliczania płatności.

Do takich wniosków skłania go m.in. to, że 27 proc. polskich konsumentów odbiera już faktury drogą elektroniczną. W Danii i Estonii co piąty konsument podaje, że odbiera wyłącznie faktury elektroniczne. Konsumenci w Polsce, podobnie jak i na Słowacji, Węgrzech, w Rumunii czy Rosji, ponad 80 proc. faktur odbierają tradycyjną pocztą, a między 6 a 9 proc. e-mailem. Przewiduje się jednak, iż przyszłe preferencje Polaków w tym zakresie znacznie się zmienią - jedynie 56 proc. preferować będzie nadal drogę pocztową, a aż 35 proc. wybierze drogę e-mailową.

Według Itelli najbardziej zaskakującym wynikiem w badaniu okazała się duża popularność przesyłania faktur pocztą elektroniczną w Europie. Okazuje się, że jest to rozwiązanie stosowane nie tylko przez małe przedsiębiorstwa. Korzysta z niego z niego dwa razy więcej użytkowników niż z elektronicznych e-faktur.

W naszym kraju upowszechnianiu się faktur przesyłanych drogą elektroniczną z pewnością pomoże majowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał skuteczność dostarczania faktury przez podatnika nabywcy drogą elektroniczną w pliku PDF jako w pełni dopuszczalne, choć w rozumieniu odrębnych przepisów faktura taka nie jest elektroniczna, bo nie jest zabezpieczona podpisem elektronicznym.

Należ też pamiętać, że e-fakturom sprzyjać będą w niedalekiej przyszłości przepisy UE. Komisja Europejska pracuje nad projektem ustawy mającej zlikwidować różnice między fakturami elektronicznymi a zwykłymi. Według planu do końca 2012 roku wszystkie państwa członkowskie mają wprowadzić nowe rozwiązania ułatwiające obrót fakturami elektronicznymi.

@RY1@i02/2010/121/i02.2010.121.130.003a.001.jpg@RY2@

Polska odstaje od innych krajów europejskich

Marek Jaślan