Metoda na organizacyjne uporządkowanie firmy

Na początku poprzedniej dekady firma nie przykładała dużej uwagi do narzędzi IT. Nie było nawet stanowiska informatyka. Konkurencyjny rynek wymuszał wprawdzie stosowanie oprogramowania wspomagającego księgowość, płace czy obsługę magazynów, jednak aplikacje te, wdrażane na potrzeby zarządu firmy, który chciał posiadać informacje dotyczące aktualnej sytuacji, nie zapewniały przepływu informacji.

- Każdy dział pracował osobno, generując niepowiązane ze sobą dane. W miarę dynamicznego rozwoju firmy narastało poczucie konieczności zmiany - mówi Wojciech Pater, dyrektor ds. przygotowania produkcji w Mostach-Łódź.

Decyzja o wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie była wynikiem długotrwałego procesu.

- Chcieliśmy, aby upoważnieni użytkownicy mieli dostęp do istotnych dla nich danych, zgromadzonych w jednym miejscu. Podczas kolejnych narad z kierownictwem firmy zapadła decyzja o wdrożeniu systemu, który pomoże zarządowi efektywnie kierować firmą - dodaje Wojciech Pater.

W procesie badania rynku dostawców systemów klasy ERP Mosty-Łódź skorzystały z pomocy firmy doradczej, która przeprowadziła analizę procesów, określiła potrzeby i zasady postępowania przetargowego. Firma otrzymała siedem poważnych ofert od największych dostawców.

- O wyborze IFS Applications zadecydował głównie stosunek jakości do ceny, ale też przyjazność systemu dla użytkownika - komentuje Wojciech Pater.

Mosty-Łódź postanowiły zintegrować we wdrażanym systemie moduły wspomagające wszystkie działy. Kluczowe były jednak sfery projektowa i logistyczna, w tym transport.

- Realizujemy projekty jednostkowe - każdy budowany przez nas most jest inny. Dlatego moduł projektowy był dla nas wyjątkowo ważny - tłumaczy nasz rozmówca.

Wdrożenie trwało ponad rok z udziałem konsultantów IFS i kluczowych użytkowników. Kilkuosobowe zespoły weryfikowały i modyfikowały przyjęte wcześniej ustalenia.

- Dzięki koniunkturze na rynku budowlanym realizowaliśmy olbrzymią liczbę kontraktów. Tak więc oprócz licznych obowiązków, pracownicy musieli zajmować się także wdrażaniem systemu - opowiada Wojciech Pater.

Obecnie funkcjonują w firmie wszystkie moduły systemu. Najważniejszy jest moduł projektowy, wykorzystywany do wyceny realizowanych przedsięwzięć oraz do analizy ich rentowności. Raporty dla kierownictwa firmy dotyczą przede wszystkim finansowego stanu przedsiębiorstwa, a więc osiąganych wyników - zysków, strat, zużycia materiałów, wydajności sprzętu, przepracowanych godzin i wielu innych czynników. Ze względu ciągłe zmiany organizacyjne w firmie poszczególne moduły systemu ERP są na bieżąco modyfikowane.

- Istnieje potrzeba, by w przyszłości system opisywał postęp prac i wizualizował to, co zostało już wykonane, np. most, przyczółek. Planowana jest również integracja z aplikacjami GPS do zarządzania flotą pojazdów - opowiada dyrektor Pater.

Korzyścią z instalacji systemu ERP jest organizacyjne uporządkowanie firmy oraz dostęp na bieżąco do danych gromadzonych w jednej bazie, co umożliwia m.in. szybkie przeprowadzenie procesu roszczeniowego wobec kontrahenta. Dzięki systemowi ERP potrzebne informacje mogą być błyskawicznie zgromadzone. Mosty-Łódź dużą korzyść widzą również w raportowaniu godzin pracy i nadliczbówek przez dział kadr.

● wprowadzenie zmian organizacyjnych usprawniających funkcjonowanie firmy

● udoskonalenie wybranych procesów biznesowych

● ułatwienie rozliczania czasu pracy

● uporządkowanie danych i udostępnienie ich w jednym miejscu

● kontrola rozliczania należności od kontrahentów

● projekt

● finanse

● produkcja

● remonty

● dystrybucja

● zasoby ludzkie

● płace

Krzysztof Polak