Nowe technologie poprawiają jakość obiegu dokumentów

Właściciele firm codziennie zmagają się z przeszkodami, które utrudniają im zarządzanie. Dla części polskich przedsiębiorców jedną z głównych barier jest ograniczony dostęp do informacji.

Brak systemu

Brak wiedzy o szybko zmieniających się potrzebach rynku, bieżącej informacji od klientów czy danych, o produkcji, dystrybucji i sprzedaży, które hamują rozwój firm. Firmy skarżą się, że brakuje im jednego spójnego systemu, który wspierałby i koordynował pracę poszczególnych działów, a jednocześnie dawał dostęp do najważniejszych plików i dokumentów. Tymczasem takie rozwiązania istnieją i są dostępne. Firmy, które je znajdą i potrafią zrobić z nich użytek, niemal z dnia na dzień stają się bardziej efektywne, a poziom ich konkurencyjności skokowo wzrasta.

- Aplikacje dostępne na rynku umożliwiają m.in. rejestrację czasu pracy poszczególnych pracowników, monitorowanie postępu działań czy wystawianie faktur. Pozwalają tworzyć bazy nie tylko klientów i pracowników, ale także bazy dokumentów. Dzięki specjalnym modułom aplikacje są zdolne wskazać, które z realizowanych przez firmę projektów były najbardziej rentowne, ile czasu zajęła realizacja poszczególnych etapów w każdym z projektów, jakie były koszty, a jakie zyski. Te rozwiązanie znakomicie wychodzą naprzeciw potrzebom zwłaszcza małych i średnich firm. Dają im podstawę do budowy sprawnego systemu zarządzania informacją - mówi Ewa Duda z firmy C.T.P. Polska.

Ekonomiczne urządzenia, które korzystają z nowoczesnej technologii, i aplikacje ułatwiające zbieranie i analizę informacji oraz danych, a także zarządzanie nimi stwarzają szanse na zwiększenie wydajności i rentowności firm. Dzięki nim można poprawiać procesy zarządzania kadrami, bieżącą kontrolę różnych form działalności zarówno poszczególnych pracowników, działów, jak i całej firmy. Przy czym przedsiębiorcy zainteresowani takimi rozwiązaniami nie muszą się nastawiać na kosztowne inwestycje w zakup sprzętu IT czy oprogramowania. Dla przedsiębiorców rozpoczynających czy rozwijających działalność sprawą najwyższej wagi jest optymalizacja kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa.

Zdaniem Piotra Stefańczyka, dyrektora działu konsultingu technologicznego w HP Polska, opłaty za usługi informatyczne udostępniane firmom przez internet są znacznie niższe niż w przypadku zakupu tradycyjnego oprogramowania. Ponadto łatwiej je zaplanować i na bieżąco księgować, gdyż płatności zależą tu od liczby użytkowników aplikacji i zakresu funkcji, z jakich korzystają. Firma Gartner, która analizuje rynek IT, w najnowszym raporcie "Magic Quadrant" poświęconym urządzeniom wielofunkcyjnym i drukarkom na lidera rynku wskazała właśnie korporację HP. Zdaniem Gartnera dotychczasowe miary oceny wartości typowego druku biurowego ustępują w HP miejsca zdolności urządzeń drukujących do wdrażania aplikacji i integrowania się z całym środowiskiem aplikacyjnym w firmie. Ponadto łączą się one z systemami wspierającymi zarządzanie obiegiem dokumentów.

W każdym miejscu

Dostęp do firmowego systemu za pośrednictwem internetu, bez konieczności zakupu sprzętu i instalowania na nim dodatkowego oprogramowania to korzyść dla użytkowników i zarazem okazja do rozwoju dla outsourcerów, firm hostingowych czy dostawców usług informatycznych online. Firmy zyskują, oszczędzając gotówkę, a mimo to mają dostęp do informacji o bieżących procesach w firmie. Mało tego - dostęp do takich informacji, dokumentów i danych jest możliwy niemal z każdego miejsca na świecie, jeśli tylko można w nim uzyskać połączenie z internetem, a użytkownik dysponuje urządzeniem, za pomocą którego może się połączyć z firmowym systemem, uwierzytelnić się i przez internet ściągać potrzebne mu dane. Dzięki temu możliwe staje się kontrolowanie sytuacji w przedsiębiorstwie na bieżąco, bez konieczności fizycznego stawiennictwa w biurze. Oprogramowanie wskazuje uprawnionym do tego użytkownikom na jakim etapie są prace, kto jest w nie zaangażowany czy ile czasu poświęcają poszczególni pracownicy na wykonanie zleconych im zadań. W razie nagłej potrzeby ważne dokumenty i kontakty są zawsze pod ręką.

W taki właśnie sposób działa m.in. popularny pakiet aplikacji biurowych Office 365, który jest oferowany jako oprogramowanie dostępne online.

- Office 365 daje użytkownikowi możliwość uwolnienia się od biurka i od dodatkowych inwestycji, które dotychczas uważano za niezbędne. Obecnie użytkownicy Office’a mają dostęp do niego online. Dzięki temu nawet mali i średni przedsiębiorcy mogą korzystać z rozwiązań, które dotychczas były "zarezerwowane" dla dużych organizacji. To ograniczenie wynikało z wysokiego progu wejścia i konieczności zainwestowania w technologię niemałych środków. Dziś, gdy rozwiązanie to można subskrybować tak samo jak usługi telefoniczne, ten argument przestaje istnieć. W chmurze płaci się tylko i wyłącznie za to, z czego firma realnie korzysta - mówi Radosław Ochotny, odpowiedzialny w polskim oddziale Microsoft za Office 365.

Krzysztof Polak