Kurier kompleksowo zinformatyzowany

Dzięki temu mogą oni znacznie usprawnić przygotowanie kompletnej dokumentacji przewozowej, w każdym momencie sprawdzić status przesyłek, oszacować cenę dowolnej usługi.

Przykładem może być firma Opek Przesyłki Kurierskie. W każdej chwili jej klienci mogą wejść na stronę internetową i sprawdzić, gdzie obecnie znajduje się wysłana lub oczekiwana przez nich przesyłka. Wystarczy wpisać jej numer. Inna udostępniona na stronie internetowej aplikacja pozwala klientom szybko oszacować koszty przesyłki po wpisaniu odpowiednich danych jej dotyczących.

Wsparcie klientów w zarządzaniu wysyłkami kurierskimi oferuje też firma TNT. Jej aplikacja myTNT zapewnia dostęp do informacji o wysyłkach poprzez przeglądarkę www: umożliwia m.in. zamówienie kuriera, przygotowanie dokumentacji przewozowej, sprawdzenie ceny usługi, czasu dostawy, śledzenie przesyłki, powiadomienie odbiorcy o przesyłce. Aplikacja archiwizuje dane o zleceniach i umożliwia wgląd w historię wysyłek.

Użytecznym modułem w aplikacjach wykorzystywanych przez firmy kurierskie jest książka adresowa, oferująca możliwość zaimportowania i aktualizacji adresów. Moduł pozwala przechowywać do 2000 adresów i oferuje funkcję ich walidacji: sygnalizuje ewentualną niezgodność wpisanego kodu oraz miasta. Aplikacja zapamiętuje najczęściej używane ustawienia i adresy, dzięki czemu pozwala uniknąć czasochłonnego wpisywania powtarzających się informacji. Serwis daje możliwość personalizacji: każdy klient może dostosować go do własnych potrzeb.

Tego typu usługi adresowane są głównie do małych i średnich firm, a więc podmiotów, które generują wysyłki niemające charakteru masowego. Atuty tej aplikacji to nie tylko wyższa efektywność zarządzania wysyłkami, lecz również to, iż nie wymaga ona instalacji, a dane są przechowywane na serwerze - co jest szczególnie korzystne np. w razie ewentualnej awarii komputera klienta. Jednym z priorytetów jest bezpieczeństwo danych: po wprowadzeniu przesyłane są one do serwerów i tam przechowywane, a dostęp możliwy jest wyłącznie z użyciem indywidualnego hasła.

Oczywiście, aby informacje o tym, gdzie obecnie znajduje się nadana przesyłka, mogły być dostępne wszędzie, łatwo i szybko, firmy kurierskie wykorzystują technologie mobilne. Zazwyczaj podstawowym narzędziem, z którego korzysta kurier, jest przenośny terminal, który łączy możliwości skanera, komputera osobistego oraz telefonu komórkowego. Służy on zarówno do transmisji danych w czasie rzeczywistym, jak i administrowania procesem doręczania oraz zlecania odbioru przesyłek. Jest także źródłem informacji o utrudnieniach na drodze - za jego pośrednictwem do kuriera może trafić wiadomość tekstowa od dyspozytora z powiadomieniem np. o korkach czy zablokowaniu trasy.

Kurier poprzez terminal wprowadza do systemu (skanuje) wszystkie dane o przesyłce, m.in. jej numer i dane odbiorcy. Potem poprzez sieć telefonii komórkowej GSM informacja trafia do centralnego komputera firmy kurierskiej.

Firmy powszechnie wykorzystują też systemu nawigacji satelitarnej GPS. Dzięki temu w każdym momencie dyspozytor w stacji monitoringu ma pełne informacje o tym, gdzie znajduje się firmowy samochód. Dodatkową zaletą tej technologii jest zwiększenie bezpieczeństwa kierowców i przesyłek - można bowiem wykorzystać systemy umożliwiające podsłuch kabiny czy zdalne odłączenie zapłonu. W razie wypadku czy próby kradzieży firma kurierska może błyskawicznie reagować, np. wysyłając samochód zastępczy.

Takie systemy oczywiście kosztują, ale doświadczenia wielu firm pokazują, że ich wykorzystanie w istotny sposób ogranicza możliwość utraty przewożonych przesyłek.

Marek Jaślan