Postaw na integrację

Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której firma związana z gospodarką odpadami nie korzysta z jakiegoś oprogramowania. Konieczność przetworzenia dużej ilości informacji w krótkim czasie oraz sprawozdawczość ustawowa i operacyjna wymuszają inwestycje w coraz bardziej rozbudowane systemy informatyczne.

Przyjrzyjmy się zatem dwóm scenariuszom wyboru nowego oprogramowania do zarządzania firmą.

W pierwszym z nich - pozornie prostszym i tańszym - oferta rynkowa analizowana jest pod kątem rozwiązań zapewniających informatyzację każdego działu osobno. W związku z tym poszukujemy programu wagowego, systemu obsługującego wywóz nieczystości, programu magazynowego, kadrowo-płacowego i, oczywiście, finansowo-księgowego (F-K). Po drodze system informatyczny uzupełniamy o programy do ewidencji odpadów oraz rozliczania transportu i sprzętu. Na koniec próbujemy wszystko zintegrować, aby umożliwić przepływ informacji pomiędzy systemami. W omawianym scenariuszu jest to najtrudniejszy z etapów - czasem niemożliwy do zrealizowania, bowiem nawet gdy każde zagadnienie samo w sobie obsługiwane jest w sposób zadowalający, system jako całość nie funkcjonuje prawidłowo.

Mamy wówczas do czynienia z tzw. wyspami informacyjnymi. Brak integracji pomiędzy systemami uniemożliwia sprawny przepływ informacji, doprowadzając do niespójności pomiędzy kartotekami. Może się np. zdarzyć, że inne dane otrzymamy, wykonując raport z systemu obsługi sprzedaży, a inne z zestawienia obrotów z systemu F-K. Podobne rozbieżności mogą pojawiać się pomiędzy systemem wagowym a magazynowym. Wówczas otrzymanie natychmiastowej, spójnej informacji ilościowo-wartościowej o zapasach surowców wtórnych wyprodukowanych przez sortownię jest niemożliwe.

Całość komplikuje się, gdy mamy lokalizacje odległe, np. stację przeładunkową czy składowisko. W takim przypadku istnieje wiele baz danych, w których informacja jest powielona w sposób wykluczający jakąkolwiek integrację.

Jakie zatem rozwiązanie sprawdzi się lepiej niż osobno dobierane systemy, których właściwa współpraca jest często niemożliwa?

Tu właśnie swój początek ma drugi ze scenariuszy. Zakłada on, że firma decyduje się na kompleksowe rozwiązanie od jednego, sprawdzonego dostawcy. Co dzięki temu zyskuje? System - od samego początku tworzony przez producenta z myślą o pełnej integracji wszystkich wchodzących w jego skład elementów - zapewnia sprawną realizację wszelkich procesów zachodzących w firmie. Oparty na profesjonalnej bazie danych, gwarantuje oczekiwaną wydajność i wysoki poziom bezpieczeństwa. W prawdziwym systemie zintegrowanym użytkownik, logując się do aplikacji, uzyskuje dostęp do wszystkich modułów (zgodnie z poziomem uprawnień). Dane wprowadzone do bazy danych zostają ocechowane jego identyfikatorem, dzięki czemu są w pełni identyfikowalne. Nie jest ważne, czy operator pracuje w biurze w sieci lokalnej, czy też w odległym oddziale. Nieustannie jest to ten sam zintegrowany system i wspólna baza danych. Każdy proces rozpoczęty w systemie zostaje w nim także zakończony, można więc prześledzić wszystkie jego etapy.

Przyjrzyjmy się zatem procesowi przyjęcia odpadów od przedsiębiorcy. Zawiera on umowę określającą, jakie odpady i na jakich warunkach będzie mógł dostarczać. W biurze obsługi klienta zostaje wprowadzony do bazy danych, po czym rejestrowana jest umowa, okres jej obowiązywania oraz dozwolone kody odpadów. Poprzez system zarządzania obiegiem informacji umowa zostaje przesłana do akceptacji. Osoba zatwierdzająca umowę weryfikuje przyznane klientowi limity dostaw. Jeżeli przedsiębiorca będzie dostarczał odpady, dla których wymagana jest podstawowa charakterystyka odpadów, dokument taki zostanie zeskanowany i także zarejestrowany w bazie danych.

Jeśli korzystamy z systemu automatycznej identyfikacji, klientowi może zostać wydana karta, za pomocą której będzie identyfikowany przy wjeździe do zakładu. Wówczas - w momencie, gdy pojazd wjeżdża na wagę - kierowca zbliża kartę do czytnika, a na monitorze operatora wagi automatycznie pojawia się okno wypełnione już danymi domyślnymi. Operator weryfikuje ich poprawność (np. nr rejestracyjny, kod odpadu, gmina) i zatwierdza ważenie. Gdy pojazd opuszcza zakład (kierowca ponownie wjeżdża na wagę i zbliża kartę do czytnika), ustalana jest waga netto. W razie potrzeby może automatycznie zostać wystawiony kwit wagowy, dokument magazynowy lub KPO. Operator wagi nie musi zatem wprowadzać do systemu nowego klienta czy innych danych - musi jedynie sprawnie realizować przyjęcie odpadów. Oczywistą korzyścią takiego rozwiązania jest brak zatorów w punkcie przyjęcia odpadów.

Na polecenie uprawnionego pracownika ważenia miesięczne są automatycznie fakturowane. Dzięki mechanizmowi dekretacyjnemu faktury trafiają do systemu F-K. Jednocześnie służby odpowiedzialne za windykację otrzymują informację o należnościach oraz - na podstawie wyciągów bankowych, rejestrowanych w systemie - o zapłatach. Tu istnieje możliwość wystawienia wezwań do zapłaty czy not odsetkowych.

Głęboka integracja systemu wagowego z systemem ERP daje także inne możliwości. Ważenia przywozowe i wywozowe oraz wewnętrzne przeważenia są źródłem danych do analiz w układzie wielowymiarowym. Raportowanie, oparte na analizach wielowymiarowych, daje wręcz nieograniczone możliwości. W jednym modelu analitycznym można zestawić dane zarówno ilościowe (masa dostarczonych, sprzedanych odpadów), jak i kosztowe z systemu F-K w celu otrzymania informacji np. o koszcie przyjęcia jednej tony odpadów.

Powyższy przykład realizacji procesu przyjęcia odpadów wyraźnie pokazuje, jakie zalety oferuje w pełni zintegrowany system informatyczny. Przy wyborze oprogramowania do zarządzania firmą lepiej więc zdecydować się na drugi z omawianych scenariuszy, pamiętając jednak o tym, że skuteczne wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego nie jest przedsięwzięciem łatwym. Istotny jest wybór zarówno dobrego produktu, jak i jego dostawcy, który zapewni wysoką jakość i rozwój oferowanego rozwiązania. Właściwy dostawca z pewnością zaoferuje partnerski model współpracy, gwarantując szybką reakcję na zmiany (np. prawne), realizację szczególnych wymagań klienta oraz powdrożeniową opiekę serwisową.

Przy wyborze systemu warto zatem postawić na dobrego partnera i sprawdzone, w pełni zintegrowane rozwiązanie. To inwestycja, która zwróci się z nawiązką.

@RY1@i02/2013/180/i02.2013.180.13400040l.803.jpg@RY2@

Wojciech Stefaniak dyrektor ds. strategii promocji produktu w UNISOFT Sp. z o.o.

Wojciech Stefaniak

dyrektor ds. strategii promocji produktu w UNISOFT Sp. z o.o.

@RY1@i02/2013/180/i02.2013.180.13400040l.804.jpg@RY2@