Zanim wyruszymy w służbową podróż

Spowolnienie gospodarcze nie ograniczyło podróży służbowych w Polsce. Ubiegły rok przyniósł nawet wyraźny wzrost ich liczby - wynika z danych Instytutu Turystyki. W ciągu trzech kwartałów ubiegłego roku podróże służbowe stanowiły 16 proc. wszystkich długoterminowych i 24 proc. krótkoterminowych wyjazdów Polaków na terenie kraju. Dla porównania w 2011 r. było to odpowiednio 10 proc. i 14 proc.

Wzrosła też liczba zagranicznych wyjazdów biznesowych. W trzech kwartałach 2012 r. wybrało się na nie 28 proc. spośród wszystkich Polaków podróżujących do innych krajów. To ponad dwa razy więcej niż rok wcześniej. Warto dodać, że jednocześnie zwiększyła się w tym czasie liczba naszych rodaków podróżujących zarówno po kraju, jak i za granicę - odpowiednio wzrost wyniósł 36 proc. (z 24,3 do 33,2 mln) i 69 proc. (z 4,25 do 7,2 mln).

Fachowa pomoc

Na rynku wyjazdów biznesowych działa obecnie co najmniej kilkadziesiąt firm specjalizujących się w organizowaniu podróży służbowych. Ich zaletą jest to, że w jednym systemie posiadają dostęp do bazy wszystkich linii lotniczych oraz przewoźników kolejowych, autokarowych, promowych czy firm specjalizujących się w wynajmie samochodów oraz hoteli.

Skorzystanie z ich usług pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na przygotowanie podróży. Fachowiec jest ją w stanie rozplanować, rezerwując przejazdy i noclegi w najkorzystniejszej cenie, zaledwie w ciągu kilkunastu minut. Samodzielne przejrzenie portali rezerwacyjnych, obdzwonienie wielu hoteli, ustalenie najlepszej ceny zajęłoby przynajmniej kilka dni.

- Biura specjalizujące się w organizacji wyjazdów mają poza tym ogromną wiedzę, dostęp do korzystniejszych niż indywidualni klienci cenników. To również pozwala im na przygotowanie podróży służbowej mniejszym nakładem środków - zaznacza Magdalena Szczepaniak z biura podróży First Class.

Ale niska cena to niejedyna korzyść, na którą może liczyć przedsiębiorca decydujący się na usługi firmy zewnętrznej. Mając dostęp do ofert wszystkich przewoźników na świecie, specjaliści są w stanie zoptymalizować wykorzystanie środków transportu i czas podróży.

Czasem przejazd pociągiem może się okazać lepszym rozwiązaniem niż samolot. - Przykładowo czas przejazdu koleją z Paryża do Londynu wynosi 2 godziny 15 minut. Trasę tę pokonuje w sumie 18 pociągów w ciągu dnia, a ceny zaczynają się od 33 euro. Jeszcze szybciej, bo w godzinę i 30 minut dotrzemy koleją z Paryża do Brukseli. Koszt biletu zaczyna się od 50 euro za przejazd w pierwszej klasie - wyjaśnia Magdalena Fijołek z Internetowego Centrum Podróży eSky.pl.

Rabaty w zasięgu ręki

Korzystanie z usług zewnętrznego doradcy wiąże się też z dostępem na bieżąco do informacji o wszystkich trwających i zapowiadanych promocjach, rabatach na loty i przejazdy innymi środkami transportu, na noclegi czy wypożyczenie samochodu. Plusem jest też zyskanie 24-godzinnej opieki dla swoich podróżujących pracowników. - W sytuacji gdy ktoś ugrzęźnie na lotnisku z powodu np. burzy śnieżnej, pomagamy przebukować bilety na inny dzień, znaleźć i wynająć w najbliższej okolicy portu najtańszy hotel - tłumaczy Magdalena Szczepaniak.

Zewnętrzni doradcy pomagają też przy reklamacjach usługi, która została zamówiona za ich pośrednictwem.

Przez to, że mają kontakt z osobami, które się tym zajmują w poszczególnych liniach lotniczych, firmach przewozowych czy sieciach hotelowych, są w stanie uzyskać rozstrzygnięcie szybciej niż indywidualny klient. Reklamacja trafia bowiem od razu we właściwe ręce.

Kilka procent więcej

Za fachowe doradztwo trzeba jednak zapłacić. Stawki są zróżnicowane. Rezerwacja biletu może kosztować kilkadziesiąt złotych. Biorąc pod uwagę korzystne ceny, do których dostęp mają doradcy zewnętrzni, koszt podróży służbowej przygotowanej za ich pośrednictwem wzrasta średnio o kilka procent. Największe oszczędności przyniesie zlecenie przygotowania podróży dla dziesięciu osób lub więcej. Dla linii lotniczej to grupa, dla której pośrednik może wynegocjować znacznie korzystniejszą niż normalnie cenę za przelot.

Najwięksi gracze często niektóre usługi oferują bezpłatnie. - Nie pobieramy opłat za rezerwację ubezpieczenia, które za naszym pośrednictwem można wykupić w jednej z czterech firm - podkreśla Magdalena Szczepaniak.

Na własną rękę

Jeżeli podróż służbową organizujemy na własną rękę, warto pamiętać o kilku zasadach, dzięki których wydamy na nią mniej pieniędzy. - Rezerwując noclegi, można oszczędzić 20-30 proc., korzystając ze stron internetowych hoteli lub portali rezerwacyjnych - informuje właściciel jednego z warszawskich hoteli. Zaoszczędzić na noclegach czy biletach lotniczych można też planując wyjazd biznesowy z wyprzedzeniem. Sieć Ibis informuje na przykład, że na najlepszą zniżkę można liczyć przy rezerwacji pokoju na przynajmniej 20 dni przed planowanym pobytem. Coraz więcej hoteli wprowadza promocję polegającą na trzech noclegach w cenie dwóch czy dwóch w cenie jednego, jeżeli przypadają one w określonym czasie tygodnia. - Z naszych obserwacji cen przelotów wynika, że bilet najkorzystniej można nabyć również na około 20 dni przed wylotem - mówi Magdalena Fijołek z Internetowego Centrum Podróży. Ostatnio takie udogodnienie wprowadził Intercity. Przyznaje rabat w wysokości 10 proc. od ceny podstawowej biletu każdemu, kto kupi go na połączenia krajowe najwcześniej na 30, a najpóźniej na 7 dni przed wyjazdem.

Najtańszy jest zwykle przejazd autokarem. Podróż wówczas jednak zwykle trwa najdłużej.

Samochód jako środek transportu jest relatywnie drogi, ale czasem niezastąpiony, jeśli np. pracownik musi w czasie jednego wyjazdu odwiedzić wiele miejsc, a do tego wiezie ze sobą np. sprzęt lub materiały. Sytuacja zmienia się też radykalnie, jeśli jednym pojazdem podróżuje kilka osób, bo wówczas koszty okazują się najniższe.

Znalezienie najlepszych połączeń i noclegów zajmuje specjaliście od planowania podróży zaledwie kilkanaście minut

@RY1@i02/2013/040/i02.2013.040.13000010b.803.jpg@RY2@

Podróże Polaków

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl