Kontrola i odpowiedzialność

Przy ocenie płatności trzeba odtworzyć całą ścieżkę akceptacji. Należy ustalić, jakie czynności wykonano przed przelewem, oraz odróżnić wcześniejszą kontrolę elektroniczną od sprawdzenia dokumentu dopiero po fakcie.

Kontrola to nie jedno techniczne kliknięcie. Każdy przelew trzeba wcześniej sprawdzić zgodnie z procedurą jednostki, a system musi pozwalać ustalić zawartość paczki i osoby odpowiedzialne za jej przygotowanie oraz zatwierdzenie.

Wieloosobowa autoryzacja ma ograniczać ryzyko błędnych płatności, lecz nie oznacza, że każda osoba przeprowadza identyczną kontrolę. Po przekazaniu pieniędzy na niewłaściwy rachunek trzeba ustalić źródło danych oraz odtworzyć przebieg akceptacji i zakres obowiązków poszczególnych pracowników, a jednocześnie niezwłocznie uruchomić procedurę odzyskania środków.

Pracownik, który poniósł wydatek, najlepiej zna jego cel i okoliczności, ale nie powinien samodzielnie potwierdzać zasadności własnego rozliczenia. Procedura powinna rozdzielać opisanie operacji, jej niezależną kontrolę oraz decyzję o wypłacie środków lub uznaniu wydatku za prawidłowy.