Mniej wydruków, więcej korzyści

– Każdy, kto uczestniczy w procesach wydania i przyjęcia dostaw, jakich tysiące odbywa się każdego dnia, zdaje sobie sprawę z ilości tworzonych papierowych dokumentów, które temu towarzyszą. Począwszy od zamówienia, poprzez dowody wydania i przyjęcia, list przewozowy, skończywszy na fakturze, mnożymy druki dokumentów i ich duplikatów z nadzieją, że nic po drodze nie zaginie, a zawarte w nich informacje będą czytelne i wprowadzone do systemu partnera biznesowego bez jakichkolwiek błędów – komentuje Jarosław Gulowaty, dyrektor logistyki kontaktowej Fresh Logistics Polska, przewodniczący Rady GS1 Polska.

Firmy stawiające na cyfryzację napotykają jednak na istotne wyzwania. Część ma charakter formalny, gdyż wymóg używania papierowych dokumentów wynika często z krajowych i unijnych regulacji prawnych nienadążających za potrzebami rynku i za rozwojem cyfrowych technologii. Dobrym przykładem są dokumenty przewozowe, a w szczególności list przewozowy CMR, gdzie pomimo licznych deklaracji ze strony władz Unii Europejskiej i przyjętych odpowiednich regulacji prawnych przewoźnicy wciąż nie mogą się doczekać wdrożenia elektronicznej wersji tego dokumentu. E-CMR ma wprowadzić rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Jego wejście było planowane na sierpień tego roku. Procedowane są jednak nowe przepisy, które mają je odwlec w czasie.

– A szkoda, gdyż taki cyfrowy dokument pozwoliłby na przyśpieszenie płatności za wykonaną usługę przewozową, co skróciłoby zatory płatnicze będące jednym z poważniejszych problemów dla przewoźników. Powszechne wykorzystanie cyfrowych dokumentów przewozowych zabezpieczonych za pomocą technologii blockchain lub innych równoważnych poprawiłoby konkurencyjność w przewozach drogowych, utrudniając oszustwa i zmniejszając szarą strefę – zauważa Maciej Wroński.

Część przeszkód ma natomiast charakter obiektywny i wynika na przykład z faktu używania przez kontrahentów różnych systemów teleinformatycznych i związanych z nimi protokołów wymiany danych.

Jarosław Gulowaty przyznaje, że największym wyzwaniem jest zapewnienie odpowiedniego tempa konwersji rozwiązań papierowych na cyfrowe przy możliwie szerokim wykorzystaniu jednego standardu. Kluczowa jest współpraca wszystkich uczestników łańcucha dostaw oraz chęć dostosowywania się do jednego standardu, który byłby szeroko dostępny i obowiązywałby wszystkich. Dlatego też powstało rozwiązanie, z inicjatywy GS1 Polska, mające usprawnić przepływ towarów i dokumentów w otwartych łańcuchach dostaw, ale też zaoszczędzić czas i chronić środowisko. Model Paperless składa się z wielu elektronicznych komunikatów EDI, którymi wymieniają się partnerzy w łańcuchach dostaw. Następuje powiązanie ich z etykietą logistyczną GS1, występującą fizycznie na paletach lub innych jednostkach logistycznych.

– Decyzją grupy wdrożeniowej model Paperless został wzbogacony o rozbudowaną wersję komunikatu RECADV (elektroniczne potwierdzenie przyjęcia) uwzględniającą najważniejsze niezgodności w dostawie. Tym samym wdrożenie tej wersji komunikatu umożliwi całkowitą rezygnację z papierowego dokument WZ – dodaje Jarosław Gulowaty.

Rozwiązanie zostało wdrożone przez wiele sieci handlowych działających w Polsce, we współpracy ze swoimi dostawcami oraz obsługującymi ich operatorami logistycznymi. Wśród korzyści jest przyspieszenie procesu wymiany i przetwarzania informacji oraz redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów papierowych. Do tego dochodzi przyspieszenie procesu rozliczania realizacji zleceń, zwiększenie dokładności i bezpieczeństwa danych w procesach oraz usprawnienie procesu przyjęcia towaru u odbiorcy.

To, ile można zyskać, pozbywając się papieru, pokazuje przykład firmy Lactalis, która obecnie 100 proc. swoich dostaw do sieci Biedronka realizuje z wykorzystaniem elektronicznego awiza wysyłki. Dzięki temu odsetek faktur korygujących obniżył się do poziomu 0,5 proc. z 3,20 proc. przed wdrożeniem rozwiązania. To oznacza, że prawie 100 proc. faktur elektronicznych wystawionych w referencji do komunikatu RECADV zostaje prawidłowo zarejestrowana w systemie odbiorcy i zapłacona w terminie, poprawiając w ten sposób cash flow dostawcy. Zyskała też sieć handlowa, odnotowując znaczące skrócenie czasu przyjęcia dostawy – o 44 proc. Krótszy czas rozładunku to również krótszy czas pobytu kierowy w centrum dystrybucji odbiorcy, co z kolei jest bardzo dużym benefitem dla operatora logistycznego.

– Digitalizacja dokumentów towarzyszących dostawie stanowi więc kluczowy element w procesie transformacji cyfrowej firm, pozwalając im dostosować się do współczesnych wymogów biznesowych i technologicznych – podsumowuje Jarosław Gulowaty.

PA