Innowacyjny dział prawny daje przewagę firmom [Index Kancelarii i Prawników Przyszłości]

Agent AI jako wsparcie obsługi powtarzalnych procesów

Większość rozwiązań firma wdrożyła samodzielnie, bez zewnętrznych integratorów IT. Jednym z najbardziej nieszablonowych rozwiązań jest agent AI, który automatyzuje wypełnianie wielostronicowych ankiet klientów w procesach weryfikacji dostawcy. Na bazie stworzonej wewnętrznie bazy wiedzy, obejmującej archiwalne odpowiedzi, regulaminy i polityki, agent generuje kompletny projekt ankiety. Rola prawnika ogranicza się do weryfikacji.

Firma wdrożyła także agenta AI przygotowującego cotygodniowy newsletter o aktualnych i planowanych zmianach legislacyjnych istotnych dla spółki. Dodatkowo stworzyła rozwiązanie wspierające obsługę zapytań prawnych. Agent AI, korzystając ze scentralizowanej bazy wiedzy, przygotowuje projekty odpowiedzi na pytania klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Dział prawny wdrożył koncepcję Legal Design jako systemowe podejście do tworzenia dokumentów prawnych – zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych.

Innowacyjny model obsługi prawnej wspierający biznes

Kapituła doceniła Bridgestone Europe NV/SA SA oddział w Polsce za model obsługi prawnej wspierający biznes, składający się z trzech uzupełniających się elementów: OE Risk Matrix, Clause Bank i Template Agreement. Razem tworzą one model zarządzania ryzykiem, negocjacjami i decyzjami biznesowymi, który stawia dział prawny w roli strategicznego partnera biznesu w relacjach z klientami Original Equipment Manufacturer – OEM (umowy z producentami oryginalnego wyposażenia, w przypadku Bridgestone są to umowy z producentami samochodów).

Doceniono również projekt „Legal Connect”, który polega na kompleksowym usprawnieniu działania działu prawnego przez wdrożenie prostych, cyfrowych i skalowalnych rozwiązań wspierających współpracę z biznesem. Celem było zwiększenie transparentności, efektywności oraz dostępności informacji prawnej dla kluczowych działów organizacji.

Zauważono też, że dział prawny stworzył własny, cyfrowy model prowadzenia negocjacji. Dotyczyło to umowy łączącej bezpośrednią sprzedaż energii elektrycznej instalacji PV, budowę i eksploatację linii bezpośredniej oraz rozliczanie gwarancji pochodzenia w długim, 15-letnim horyzoncie współpracy. Na potrzeby projektu uruchomiono autorski VDR oparty o SharePoint, który odgrywał rolę jednego, uporządkowanego źródła wiedzy o kontrakcie: gromadził wersje dokumentów, notatki negocjacyjne, matryce ryzyk, uzgodnienia techniczne i regulacyjne oraz historię decyzji.

Grupę Empik S.A. tworzy kilkanaście spółek o zróżnicowanym profilu działalności, działających w różnych modelach biznesowych i reżimach regulacyjnych. Powoduje to konieczność równoległej pracy z wieloma typami ryzyka, umów i źródeł informacji. Kapituła wzięła pod uwagę, że dział prawny przeprojektował sposób pracy i wdrożył narzędzie AI jako centralne środowisko analityczne. Każdy prawnik korzysta z indywidualnego asystenta AI zintegrowanego z codziennym środowiskiem pracy (m.in. dodatkiem do edytora tekstu). Narzędzie wspiera przygotowanie analiz prawnych, tworzenie i weryfikację umów, identyfikację ryzyk oraz proponowanie zmian redakcyjnych.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami

Dział prawny Empiku doceniono też za wdrożenie zaawansowanego narzędzia do zarządzania projektami i śledzenia zgłoszeń. Głównym celem inicjatywy było przejście od rozproszonego, reaktywnego modelu obsługi spraw do podejścia bardziej ustrukturyzowanego, transparentnego i opartego na danych, umożliwiającego lepsze planowanie oraz podejmowanie decyzji na podstawie rzeczywistych potrzeb organizacji. Wdrożone rozwiązanie umożliwia kompleksowe planowanie pracy przez dzielenie projektów na mniejsze etapy, definiowanie kamieni milowych oraz mapowanie zależności między zadaniami. System wspiera również obsługę zgłoszeń prawnych – od ich rejestrowania, przez nadawanie priorytetów, aż po bieżące monitorowanie postępów – co pozwala efektywnie zarządzać portfelem spraw i lepiej dopasować działania zespołu do strategicznych celów organizacji.

Kapituła wyróżniła dział prawny Narodowego Centrum Badań i Rozwoju za to, że w swojej pracy używa robota do wsparcia procesu weryfikacji konfliktu interesów: „RoBot DP Weryfikator – badanie konfliktu interesu”. Sprawdza on w systemie LEX IP m.in. powiązania wnioskodawców oraz konkurencji z ekspertami, pracownikami KOP oraz kadrą zarządzającą. Prowadzi również weryfikację w Web of Science. Ze względu na to, że pracuje także w weekendy i po godzinach pracy, robot może realnie przyspieszyć działania NCBR. Trwają prace nad wdrożeniem kolejnych dwóch robotów – takiego, który automatyzuje proces rejestracji sygnałów ostrzegawczych na narzędziu – rejestrze sygnałów ostrzegawczych, oraz takiego, dzięki któremu zautomatyzowany zostanie proces przygotowywania decyzji administracyjnych.

Kapituła doceniła też, że uporządkowano i zoptymalizowano proces obsługi prawnej w NCBR. Zamiast kilku kanałów przesyłania zapytań w organizacji wprowadzono jasną, jedną ścieżkę przekazywania zleceń/zapytań do działu prawnego; wprowadzono też wzory formularzy – w zależności od charakteru i zakresu sprawy. ©℗