Sposoby na skuteczne odzyskanie pieniędzy

Zwiększenie liczby zaległych płatności sygnalizuje również Transcash.eu, chodzi o firmy ukraińskie.

- To nie jest zaskoczeniem. Natomiast zdajemy sobie sprawę, że windykacja płatników zza naszej wschodniej granicy jest dzisiaj nie tylko niemożliwa, lecz także nie na miejscu. Dlatego już dzień po wybuchu wojny wstrzymaliśmy, do odwołania, wszelkie działania windykacyjne wobec dłużników ukraińskich, przy czym dla klientów z Ukrainy nasze działania prowadzimy za darmo - wyjaśnia Bartłomiej Socha, dyrektor windykacji polubownej w spółce Transcash.eu. Jakub Kostecki, prezes zarządu Kaczmarski Inkasso, zauważa natomiast, że przewoźnicy mają problem z egzekwowaniem zapłaty od kontrahentów nie bez powodu. Po pierwsze wszyscy są przyzwyczajeni do tego, że w tej branży termin płatności wynosi 90-120 dni. Po drugie kontrahenci, którzy od razu nie spłacają zobowiązań, traktują odroczony termin płatności jako bezkosztowy kredyt finansujący ich bieżącą działalność. Po trzecie wreszcie okres przedawnienia roszczeń transportowych wynosi 12 miesięcy.

- Często bywa więc tak, że przewoźnicy zaczynają odzyskiwać należności dopiero wtedy, kiedy okres ten dobiega już końca. W efekcie część długów przedawnia się, zanim tak naprawdę zdążą oni uruchomić proces windykacji. Co prawda przedawnienie roszczenia nie zamyka drogi do odzyskania pieniędzy, jednak czyni ją dużo trudniejszą i pociąga za sobą większe nakłady finansowe - zauważa.

Warto sprawdzać

Tymczasem w najbliższych miesiącach oczekuje się wzrostu zapotrzebowania na usługi transportowe przy jednoczesnym zwiększeniu się kosztów prowadzenia działalności przewozowej. Z jednej strony może to rodzić ryzyko pogłębienia zaległości płatniczych. Z drugiej - obecna sytuacja może skłaniać firmy transportowe do postawienia na bezpieczną współpracę, czyli ze stałymi i sprawdzonymi kontrahentami. To z kolei może przyczynić się do zmniejszenia liczby spraw, jakie będą trafiały do windykacji, do tego może zmienić się ich specyfika. Zdaniem ekspertów częściej będą to sprawy skomplikowane, wymagające znajomości branży i specjalizacji w danym obszarze. Będą się również pojawiały sprawy przeciwko zagranicznym firmom, wymagające komunikacji z dłużnikiem w jego lokalnym języku. Będą więc zyskiwały przede wszystkim windykacje branżowe, które dysponują zapleczem, kompetencjami i sankcjami skutecznymi wobec dłużników z konkretnej branży.

Korporacjom działającym w segmencie B2C i B2B, jak też firmom z sektora MŚP mocno zależy na odmrożeniu pieniędzy. Będą więc szybciej podejmować decyzje o uruchomieniu działań windykacyjnych, aby odzyskać pieniądze za swoją pracę i mieć środki na bieżącą działalność oraz inwestycje

- Galopująca inflacja oraz zakłócenia, jakie wywołała w gospodarce pandemia, a w perspektywie także wojna w Ukrainie, spowodowały, że przedsiębiorstwa będą chciały jeszcze mocniej zadbać o swoją płynność finansową. Korporacjom działającym w segmencie B2C i B2B, jak też firmom z sektora MŚP mocno zależy na odmrożeniu pieniędzy. Będą więc szybciej podejmować decyzje o uruchomieniu działań windykacyjnych, aby odzyskać pieniądze za swoją pracę i mieć środki na bieżącą działalność oraz inwestycje - uważa Jakub Kostecki. Zabezpieczenie przyszłych należności można zacząć od sprawdzenia kontrahenta w jednym z biur informacji gospodarczej. Jeśli zalega z płatnościami, prawdopodobieństwo, że nie zapłaci nowemu kontrahentowi, jest bardzo duże.

- Raporty gospodarcze zawierają dane rejestrowe firmy, analizę danych finansowych, informacje o moralności płatniczej, analizę powiązań właścicieli i zarządzających firmą, a także ocenę poziomu ryzyka oraz wypłacalności powiązanych biznesów. Wprawdzie zakup raportu gospodarczego o danej firmie nie gwarantuje, że w trakcie współpracy nie wystąpią opóźnienia, ale pozwala uzyskać rzetelne informacje o kondycji finansowej przyszłego kontrahenta - zauważa Bartłomiej Socha.

Raport pozwala też lepiej opracować warunki przyszłej współpracy, zwłaszcza w zakresie terminów płatności czy form zapłaty.

Skorzystanie z usług biura informacji gospodarczej to również sposób na monitorowanie całego portfela klientów i zautomatyzowane śledzenie zmian w ich położeniu finansowym.

- Firma dostaje informacje o tych, których sytuacja płatnicza uległa zmianie. Dzieje się to w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką reakcję, np. renegocjację umów - tłumaczy Jakub Kostecki.

Stały monitoring jest szczególnie ważny w przypadku tych, którzy mają wielu kontrahentów i nie sposób co chwila sprawdzać wiarygodność każdego z nich.

Wśród dostępnych rozwiązań warto też wspomnieć o giełdach dłużników, pełnym faktoringu czy ubezpieczeniu płatności. Giełdy dłużników pozwalają zweryfikować, czy firma, z którą planujemy wejść we współpracę, nie ma w danym momencie zaległości płatniczych wobec swoich kontrahentów.

- Pełny faktoring będzie z kolei właściwym rozwiązaniem, jeśli chcemy w całości zabezpieczyć się przed brakiem zapłaty w terminie, ponieważ w tym przypadku firma faktoringowa przejmuje ryzyko niewypłacalności kontrahenta, podobną rolę pełni ubezpieczenie płatności - mówi Bartłomiej Socha.

Firmy reagują

Badanie zrealizowane w III kw. 2021 r. przez Keralla Research dla BIG InfoMonitor potwierdza, że przedsiębiorcy intensyfikują działania w obszarze odzyskiwania należności. Do braku jakiekolwiek aktywności w zakresie przeciwdziałania opóźnieniom o ponad 60 dni przyznało się 37 proc. firm, podczas gdy kwartał wcześniej niemal połowa. Na opóźnienia niezwłocznie reaguje już co dziesiąta firma, wobec 6,5 proc. w II kw. 2021 r. Tymczasem czas przekazania faktur do windykacji odgrywa ogromną rolę w jej skuteczności. Im szybciej, tym większa szansa na odzyskanie należności.

- Czekanie, aż kontrahent sam zapłaci, to niewłaściwe podejście. Skierowanie faktur do windykacji polubownej to przejaw odpowiedzialności za finanse firmy i sygnał dla niesolidnych partnerów, że przedsiębiorstwo poważnie traktuje zapłatę za swoją pracę - uważa Jakub Kostecki i dodaje, że według badania „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji” z 2021 r. co trzecie przedsiębiorstwo z sektora MŚP, które zleciło windykację należności, zaobserwowało wzrost liczby faktur opłacanych przez kontrahentów w terminie.

Na fakturach papierowych i elektronicznych można zamieszczać czerwoną pieczęć prewencyjną informującą, że w razie braku zapłaty dług może zostać zgłoszony do rejestru dłużników.

- To sprawi, że taka faktura ma mniejsze szanse trafić na koniec kolejki płatności - mówi Sławomir Grzelczak, prezes BIG InfoMonitor, i dodaje, że gdy przelew nie przychodzi w terminie, nie należy obawiać się wysyłania wezwań do zapłaty informujących o możliwości wpisu do rejestru dłużników. Takie działanie zwykle kończy się zapłatą i nie ma konieczności zgłaszania długu do rejestru.

- W umowie z kontrahentem na sprzedaż usługi czy towaru można wpisać możliwość e-mailowego wysyłania wezwania do zapłaty informującego o wpisie do rejestru. Poza tym, wbrew założeniom, że może to raz na zawsze zepsuć kontakty, ponad 80 proc. firm, które mają odwagę, by to robić (mikro, małe i średnie) mówi, że tak się nie stało - podkreśla Sławomir Grzelczak.

Gdy natomiast wezwanie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, warto wpisać dłużnika do rejestru. Obecność danych firmy lub osoby prywatnej na liście dłużników może skutkować problemami z otrzymaniem kredytu lub pożyczki, podpisaniem umowy z ubezpieczycielem, operatorem telekomunikacyjnym, leasingodawcą czy nawiązaniem współpracy biznesowej.

Specjalizacja branżowa

Ale nie tylko od sankcji zależy skuteczna windykacja. Szczególnie gdy oddajemy ją w ręce fachowców. Ważna jest specjalizacja branżowa: znajomość sektora, w którym działa dłużnik, zwyczajów płatniczych oraz przepisów obowiązujących w danej branży. Wiedza z zakresu prawa przewozowego, w tym międzynarodowego, to często główny czynnik decydujący o powodzeniu działań wobec podmiotów branży transportowej. Nie mniej ważny jest zespół. Windykatorzy, którzy na bazie swojego wieloletniego doświadczenia, zdobytego podczas obsługi setek spraw, są w stanie nie tylko ocenić faktyczny stan prawny wierzytelności, lecz także zaproponować dłużnikowi rozwiązania, które pozwolą mu uregulować zaległości.

- To niezwykle ważny czynnik, ponieważ bardzo często pozwala klientowi szybciej odzyskać przeterminowane należności. Podczas gdy windykacje uniwersalne, nie dysponując odpowiednimi kompetencjami, rekomendują skierowanie sprawy do sądu, windykacje branżowe z powodzeniem odzyskują zaległości na etapie działań polubownych - uważa Bartłomiej Socha.

Na rynku dostępne są też cyfrowe narzędzia pomagające mierzyć się z wyzwaniem rosnącej liczby przeterminowanych należności.

Jak wylicza Tomasz Goźliński, szef zespołu sprzedażowego TransactionLink, do najbardziej przydatnych można zaliczyć użycie procedury KYC („Poznaj swojego klienta”), procedowanie kredytu kupieckiego w oparciu o standing finansowy czy profilowanie klienta przy wykorzystaniu biur informacji kredytowej lub otwartej bankowości. Ostatnia z tych usług, jak dodaje, przydaje się najbardziej w procedurze cross-checku kontrahentów, co wpływa pozytywnie na płynność weryfikowanej firmy.

Cyfrowe narzędzia nie tylko pozwalają zapobiec powstawaniu nowych, przeterminowanych należności, lecz także wspierają rozłożenie już istniejących wierzytelności na raty, czyli ułatwiają ich spłatę.

Nic za darmo

Koszty windykacji zależą natomiast od sposobu jej prowadzenia. Można ją organizować poprzez własny, wewnętrzny zespół w firmie. To ma zdaniem ekspertów uzasadnienie, jeśli skala opóźnień płatniczych jest bardzo duża, a długi są podobnego rodzaju.

- Dla uproszczenia załóżmy, że pracownik zajmujący się windykacją wewnątrz firmy otrzymuje wynagrodzenie w wysokości ok. 6000 zł brutto. Dla pracodawcy jest to miesięczny koszt rzędu 7200 zł. Przyjmijmy, że średnia wysokość prowizji za skuteczną windykację to 10 proc. To oznacza, że firma windykacyjna musiałaby z sukcesem odzyskać dla klienta dług w kwocie 72000 zł, aby wystawić klientowi fakturę na kwotę równą wynagrodzeniu pracownika - wylicza Bartłomiej Socha.

Drugi rodzaj to oddanie sprawy w ręce specjalistów, czyli outsourcing windykacji. Warto podkreślić, że na rynku firm windykacyjnych jest kilka podmiotów, które oferują usługę windykacji na koszt dłużnika.