Nadchodzi cyfrowa rewolucja

Choć przepisy o KSeF wejdą w życie w trakcie 2026 r., dla TSL to już niemal jutro. Specyfika branży opartej na rozproszonym łańcuchu dostaw i współpracy międzynarodowej, mnogość transakcji i różnorodność kontrahentów sprawiają, że czeka ją skomplikowana operacja

Wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur to nie tylko zmiana techniczna w działach księgowości. To zmiana filozofii działania całego przedsiębiorstwa. Jak zauważa Monika Piątkowska, doradca podatkowy w Fillup.pl i e-pity.pl, KSeF to rewolucja dla każdej firmy, od jednoosobowej działalności gospodarczej po wielką korporację, ale w logistyce skala wyzwań jest nieporównywalnie większa.

– Wprowadzenie KSeF wymusi zmiany obiegu dokumentów oraz proces ich wystawiania i pozyskiwania. W przypadku branży TSL będą to zapewne zmiany kolosalne, niekiedy wywracające do góry nogami dotychczasowe procesy – przestrzega.

Dlaczego akurat ten sektor jest tak narażony na turbulencje? Odpowiedź tkwi w strukturze rynku. Firma spedycyjna jednego dnia współpracuje z dużą korporacją, drugiego z małym przewoźnikiem, a trzeciego z podmiotem zagranicznym. Każdy z tych partnerów może mieć inny status w świetle nowych przepisów.

Jednym z największych wyzwań operacyjnych, na które zwraca uwagę Monika Piątkowska, jest obsługa transakcji zagranicznych. Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, nie podlegają pod rygor KSeF. To rodzi konieczność wyrobienia zupełnie nowych nawyków u pracowników.

– Przedsiębiorcy będą zobowiązani każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent korzysta z KSeF. Od tego zależy sposób wystawienia, przekazania i otrzymania faktury, a błędna kwalifikacja może sparaliżować działalność firmy – wyjaśnia Monika Piątkowska.

Oznacza to, jak dodaje, że automatyzm w fakturowaniu odejdzie do lamusa. Pracownik będzie musiał wiedzieć, czy fakturę dla klienta z Berlina wystawić w KSeF (jeśli ten ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce), czy tradycyjnie. Błąd na tym etapie może kosztować firmę nie tylko czas, lecz także konkretne pieniądze w przyszłości.

Kolejnym, być może najbardziej dotkliwym problemem, jest kwestia dokumentacji towarzyszącej. Obecnie standardem jest dołączanie do faktury wielu dokumentów potwierdzających wykonanie usługi: listów przewozowych (CMR), raportów z systemów GPS, potwierdzeń dostaw czy dokumentów magazynowych (WZ). Stanowią one integralną całość, pozwalającą na szybką weryfikację zasadności płatności.

System Ministerstwa Finansów nie jest przystosowany do przesyłania tego typu załączników. Monika Piątkowska zwraca uwagę, że ta luka wymusi stworzenie dualnego systemu obiegu informacji.

– KSeF nie będzie ich obsługiwał. Dokumentacja towarzysząca będzie musiała trafić do odbiorcy innymi kanałami. Zatem przedsiębiorca będzie zobowiązany skrupulatnie łączyć faktury otrzymane w KSeF z dokumentami dostarczonymi w inny sposób, a następnie całość weryfikować pod kątem prawidłowości – tłumaczy.

Dla firm obsługujących tysiące zleceń miesięcznie oznacza to wyzwanie organizacyjne. Konieczne będzie wdrożenie procedur, które zapobiegną chaosowi wynikającemu z oddzielenia faktury (w chmurze ministerialnej) od dowodu wykonania usługi (w e-mailu lub na portalu klienta).

Biorąc pod uwagę skalę trudności, przedsiębiorcy nie mogą czekać z przygotowaniami do ostatniej chwili. Monika Piątkowska sugeruje, by proces ten rozpocząć od dokładnej analizy procesów wewnętrznych i mapowania dokumentów. Należy odpowiedzieć sobie na pytania: kto wystawia faktury? Kto je odbiera? Kto będzie miał uprawnienia do nadawania uprawnień w systemie?

Kluczowa będzie również weryfikacja zaplecza technicznego. Nie każde oprogramowanie poradzi sobie z nowymi wymogami, a system Ministerstwa Finansów będzie wymagać specyficznej integracji. Warto już teraz wystąpić o Certyfikat KSeF, który pozwoli na uwierzytelnienie się w systemie, a także przeszkolić kadrę.

Transformacja cyfrowa nie będzie darmowa. Ekspertka wylicza listę wydatków, na które muszą przygotować się firmy: od zakupu lub aktualizacji oprogramowania przez nowy sprzęt komputerowy i modemy aż po szkolenia pracowników czy nawet zatrudnienie nowych osób do obsługi procesów. Monika Piątkowska wskazuje jednak, że w zamian za to firma zyska bezpieczne przechowywanie faktur (zniknie problem zgubionych dokumentów), system wyeliminuje wiele błędów rachunkowych, a przede wszystkim umożliwi szybszy zwrot VAT-u, co dla płynności finansowej firm transportowych może mieć kluczowe znaczenie.