Pracownik musi powiadomić o zmianie adresu do korespondencji. Inaczej poniesie konsekwencje

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika wskazania przez niego adresu do korespondencji. Adres ten najczęściej będzie jednocześnie adresem zamieszkania pracownika. Powyższe uprawnienie pracodawcy wynika z art. 22¹ par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Natomiast zgodnie z par. 3 tego przepisu, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma też prawo żądać udokumentowania danych osobowych pracowników.

Jednym z obowiązków pracownika jest aktualizowanie tych danych, w tym informowanie pracodawcy o zmianie adresu. Uchylanie się przez zatrudnionego od tego obowiązku może pracodawcy utrudnić, a niekiedy nawet uniemożliwić, kontaktowanie się z pracownikiem. W szczególności problem może powstać w razie konieczności wysłania do pracownika oświadczenia o rozwiązaniu z nim umowy o pracę. Najczęściej pracodawcy korzystają z takiej możliwości w sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny w pracy.

Złożenie oświadczenia

Moment skutecznego doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę zarówno z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jak i bez zachowania takiego okresu ma doniosłe znaczenie dla obu stron stosunku pracy. Dopóki bowiem takie oświadczenie nie zostanie złożone, dopóty stosunek pracy trwa, czyli umowa o pracę nie rozwiąże się natychmiastowo (w przypadku zastosowania dyscyplinarki) ani nie rozpocznie się bieg okresu wypowiedzenia (w przypadku zastosowania zwykłego trybu rozwiązania umowy o pracę).

Zgodnie z art. 61 par. 1 kodeksu cywilnego, który to przepis stosuje się odpowiednio do stosunków pracy na podstawie art. 300 k.p., oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W przypadku wysłania oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę na aktualny adres pracownika zostanie ono skutecznie złożone w chwili odebrania przez niego przesyłki. Skutek taki nastąpi także w sytuacji, gdy pracownik odmówi odebrania takiej przesyłki albo jej nie odbierze, mimo pozostawienia mu awiza (doręczenie zastępcze). W razie sporu sąd zweryfikuje, uwzględniając normalny tok czynności, czy pracownik miał możliwość zapoznania się z korespondencją wysłaną przez pracodawcę. Przy czym awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne takiej możliwości.

Pomyłka czy brak informacji

Należy zauważyć, że ewentualna pomyłka pracodawcy w zaadresowaniu przesyłki nie będzie skutkowała negatywnymi konsekwencjami dla pracownika. Od takiego przypadku należy odróżnić sytuację, w której pracownik nie poinformował pracodawcy o zmianie adresu do korespondencji. Taka sytuacja nie została uregulowana w przepisach prawa. Wobec tego, dla oceny skuteczności składania oświadczeń wysłanych na nieaktualny adres należy się posiłkować stanowiskiem judykatury. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 295/09, wskazał, że: „Jeśli nadawca oświadczenia ma prawo spodziewać się, że odbiorca będzie przebywał w miejscu, dokąd doręcza się oświadczenie, to decydujący dla uznania go za doręczone jest co do zasady moment dostarczenia w to miejsce. W praktyce miejsce to stanowi albo miejsce zamieszkania zainteresowanej osoby, albo miejsce jej stałej aktywności. Konsekwencje faktycznej niemożności odbioru obciążają adresata (...). Z kolei na adresacie oświadczenia ciąży ewentualne dowodzenie, że nie miał możliwości zapoznania się z oświadczeniem w dniu jego doręczenia (...)”.

Tym samym należy uznać za skutecznie złożone oświadczenie pracodawcy, które zostało wysłane na nieaktualny adres, jeżeli pracownik nie poinformował o jego zmianie. Tak też będzie w opisanej na wstępie sytuacji. Przy czym taka możliwość zaistnieje jedynie wówczas, gdy pracodawca w chwili składania oświadczenia nie będzie miał świadomości, że pracownik zmienił miejsce zamieszkania (adres do korespondencji). W przeciwnym razie oświadczenie powinno zostać przesłane na nowy adres, nawet jeżeli pracownik nie dokonał wcześniej jego aktualizacji.

Pracodawcy mogą dodatkowo stosować odpowiednie klauzule w umowach o pracę nakładające na pracowników obowiązek aktualizowania adresów do doręczeń. Powinni przy tym przewidzieć, że zaniechanie pracownika w tym zakresie będzie skutkować uznaniem za skutecznie doręczoną korespondencji przesłanej na niezmieniony adres. Takie klauzule są powszechnie stosowane w umowach handlowych. Nie ma prawnych przeszkód do ich stosowania także w przypadku stosunków pracowniczych.

WAŻNE

Za skutecznie złożone należy uznać oświadczenie pracodawcy, które zostało wysłane na nieaktualny adres pracownika, jeżeli ten nie poinformował o zmianie miejsca zamieszkania.

Podstawa prawna

Art. 22¹ par. 1 i 3, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).

Art. 61 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).