Benefity w zgodzie z przepisami

fot. Mat. prasowe

Czy benefity pozapłacowe to tylko dodatek do pensji?

W dobie coraz bardziej rosnących oczekiwań pracowników i zwiększającej się nieustannie presji na konkurencyjność ofert związanych z potrzebą zatrudnienia nowej kadry przez pracodawców benefity pozapłacowe stały się nieodłącznym elementem polityki kadrowej prowadzonej przez wiele polskich firm. Choć są one często postrzegane tylko jako zwykłe dodatki do pensji, to trzeba wziąć pod uwagę to, że ich prawne i podatkowe uregulowania są jednak znacznie bardziej złożone. Ich właściwe zaprojektowanie i przede wszystkim efektywne wdrożenie wymaga bardzo gruntownej znajomości obowiązujących przepisów oraz bieżącego monitorowania zmian zachodzących w polskim porządku prawnym w tym zakresie.

Dlaczego?

Bo dla pracodawców to wyjątkowa szansa na zbudowanie realnej przewagi konkurencyjnej na rynku, a dla pracownika – bardzo wymierna korzyść finansowa. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że benefity pozapłacowe to świadczenia z gruntu inne niż wynagrodzenie zasadnicze, które pracodawca oferuje swoim pracownikom. Mogą one przybrać formę pieniężną (np. dofinansowanie wypoczynku) lub niepieniężną (np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa na siłownię, jogę i basen lub nieograniczona dostępność świeżych owoców, kawy, herbaty oraz wody w biurze). Ich regulacja wynika z kilku aktów prawnych, a w szczególności z ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) – reguluje, które świadczenia są opodatkowane PIT, a które są z tego podatku zwolnione; rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe ZUS) – wskazuje ono, które świadczenia podlegają obowiązkowym składkom na ubezpieczenia społeczne; ustawy z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – definiuje ono działalność socjalną i warunki finansowania benefitów z funduszu; oraz ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: kodeks pracy) – reguluje obowiązki pracodawcy w zakresie szeroko rozumianych świadczeń pracowniczych.

Biorąc pod uwagę uregulowania prawne i podatkowe, dla kogo benefity pozapłacowe są korzystnym rozwiązaniem?

Bez wątpienia to wymierna korzyść dla pracowników. Ponad wszelką wątpliwość odpowiednio zaprojektowane regulacje dotyczące przyznawania i rozliczania benefitów mogą zwiększyć realną wartość wynagrodzenia. Przykłady? Chociażby świadczenia z ZFŚS do wysokości 1000 zł rocznie, które są zwolnione z PIT i ZUS, jeśli spełniają kryterium socjalne; dofinansowanie posiłków (np. karty lunchowe) do 450 zł miesięcznie może również być zwolnione z ZUS, nawet jeśli podlega opodatkowaniu PIT.

Na rynku jest coś takiego, jak benefity za złotówkę. Jak to działa i czy pracownik również zyskuje?

Jest to trend coraz bardziej popularny w polskich firmach. Polega on na tym, że pracownik otrzymuje dostęp do wybranego świadczenia, np. prywatnej opieki medycznej, karty sportowej, ubezpieczenia grupowego za minimalną opłatą – najczęściej właśnie 1 zł miesięcznie. Pozostałą część kosztu pokrywa pracodawca. Z perspektywy pracownika jest realna oszczędność, bowiem za symboliczną złotówkę miesięcznie pracownik może korzystać z usług, które na rynku kosztowałyby nawet kilkaset złotych. Świadczenie, do którego pracownik dopłaca choćby symbolicznie, może być wyłączone z podstawy składek ZUS, co oznacza, że nie pomniejsza wynagrodzenia netto. Rozwiązanie to dotyczy najczęściej pakietów medycznych, kart sportowych ubezpieczeń grupowych czy nawet platform e-learningowych.

Co ma zatem z tego pracodawca?

Mechanizm ten pozwala uzyskać realne oszczędności nie tylko pracownikowi, lecz także pracodawcy. Pracownik może zaoszczędzić do kilkuset złotych rocznie. Z kolei pracodawca, w zależności od liczby pracowników, miesięczne może liczyć na oszczędności sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dla przykładu, firma zatrudniająca ok. 400 pracowników może zaoszczędzić prawie 30 tys. zł Należy podkreślić, że przekłada się to rocznie na kwotę oszczędności rzędu prawie 350 tys. zł. Takie benefity pozwalają też budować przewagę konkurencyjną, atrakcyjne benefity za 1 zł przyciągają kandydatów i zwiększają lojalność obecnych pracowników.

Czy wszystkie benefity pozapłacowe są opodatkowane?

Nie wszystkie. Kluczowe jest tutaj źródło finansowania i cel świadczenia. Przykłady tego typu zwolnień obejmują z jednej strony ZFŚS, czyli świadczenia socjalne, np. paczki świąteczne, dofinansowanie wypoczynku. Te są zwolnione z PIT do 1000 zł rocznie i całkowicie z ZUS, jeśli są przyznawane według kryteriów socjalnych. Dofinansowanie pobytu dziecka w żłobkach/przedszkolach, w zależności czy są finansowane z ZFŚS, mogą być zwolnione z PIT w całości albo do określonej kwoty. Wypoczynek dzieci również jest zwolniony z PIT, jeśli spełnia warunki ustawowe. Z drugiej strony świadczenia o charakterze ogólnym, przyznawane wszystkim pracownikom bez względu na sytuację życiową, np. bony, talony, vouchery, są co do zasady opodatkowane i oskładkowane.

Jakie zatem benefity mogą być finansowane z ZFŚS?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to specjalny fundusz tworzony przez pracodawcę, który ma na celu wspieranie pracowników oraz innych uprawnionych osób w zakresie świadczeń socjalnych.

ZFŚS to fundusz, który ma charakter socjalny, co oznacza, że jego celem jest wspieranie osób znajdujących się w trudniejszej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej. Środki z funduszu nie mogą być rozdysponowywane po równo dla wszystkich – muszą być przyznawane według kryteriów socjalnych.

Uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są: pracownicy zakładu pracy, ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy, inne osoby, którym pracodawca przyznał takie prawo w regulaminie ZFŚS. Mając to na uwadze, odpowiadając na pytanie, czy i ewentualnie jakie benefity mogą być finansowane z ZFŚS, należy pamiętać o wskazanym powyżej charakterze socjalnym świadczeń z ZFŚS. ZFŚS nie jest funduszem motywacyjnym ani premiowym – jego celem jest wsparcie osób w trudniejszej sytuacji.

Dlatego z ZFŚS mogą być finansowane tylko te benefity, który mają charakter socjalny. Innymi słowy, nie każdy benefit pracowniczy może być finansowany z tego funduszu, a przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Jaką formę mogą mieć świadczenia z ZFŚS?

Różną. Może to być dofinansowanie wypoczynku, pomoc materialna – np. w formie jednorazowej zapomogi z uwagi na zdarzenie losowe, organizacja firmowych eventów – np. mikołajek i festynów rodzinnych, paczki świąteczne, bilety do kina, teatru – jeśli są przyznawane według kryteriów socjalnych, czy specjalne świadczenia dla dzieci niepełnosprawnych, potrzebujących specjalistycznego leczenia czy sprzętu rehabilitacyjnego.

Nie mogą być finansowane z ZFŚS świadczenia o charakterze powszechnym i równym dla wszystkich, np. bony żywnościowe przyznawane każdemu pracownikowi w tej samej wysokości, karty sportowe typu MultiSport, jeśli nie są przyznawane według kryteriów socjalnych, premie, dodatki do pensji, nagrody jubileuszowe.

Co istotne, pracodawca musi prowadzić dokumentację, która pozwala ocenić sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby ubiegającej się o świadczenie. Może to być np. oświadczenie o dochodach, liczbie osób w gospodarstwie domowym, sytuacji zdrowotnej itp.

Jakie są obowiązki pracodawcy z tytułu oferowania benefitów pozapłacowych? Czy musi naliczyć podatek, ZUS? Czy ujmuje je w PIT?

Pracodawca, oferując benefity, musi przede wszystkim zidentyfikować dane świadczenie tj. określić jego charakter, źródło finansowania i jego cel. Następnie należy przeanalizować katalog skutków podatkowych i na gruncie ZUS danego benefitu, tj. ocenić, czy konieczne będzie uiszczanie PIT oraz naliczania składek ZUS. Jeśli dane świadczenie nie korzysta z żadnych zwolnień, oczywiście pracodawca musi naliczyć i odprowadzić PIT i składki ZUS w odpowiedniej wysokości. Dodatkowo wartość świadczeń pozapłacowych musi być wykazana w informacji rocznej PIT-11 przekazywanej pracownikowi. Błędy w klasyfikacji świadczeń mogą skutkować zaległościami podatkowymi i składkowymi, a także kontrolami z ZUS i urzędów skarbowych. ©℗

RAMKA

Jak rozliczyć najpopularniejsze benefity

Pakiety medyczne, ubezpieczenie na zdrowie i życie, dofinansowanie dojazdów do pracy lub udostępnienie samochodu służbowego do celów prywatnych

– Są rozliczane ze środków obrotowych

– Ich wartość jest doliczana do przychodu

– Podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu

– W przypadku samochodu służbowego używanego dla celów prywatnych wartość benefitu doliczana pracownikowi jest ustalona w formie zryczałtowanej i wynosi 250 zł lub 400 zł w zależności od kategorii auta.

Dofinansowanie posiłków pracowniczych

– Można rozliczyć ze środków obrotowych lub ZFŚS

– Jeśli będzie rozliczane ze środków obrotowych, wartość dofinansowania jest zwolniona ze składki ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika.

– Przy finansowaniu ze środków ZFŚS wartość dofinansowania jest zwolniona z PIT – do rocznego limitu 1 tys. zł i wyłączona z ZUS – bezlimitowo.

– Dofinansowanie z ZFŚS można rozliczyć jednak tylko, jeśli jest ono przekazywane w formie karty na lunch i spełnia kryteria socjalne.

– Z ZFŚS nie można finansować stołówki zakładowej prowadzonej dla wszystkich pracowników.

Prezenty okazjonalne, czyli karty przedpłacone, vouchery, bony

– Można je rozliczyć ze środków obrotowych lub ZFŚS.

– Przy rozliczaniu ze środków obrotowych prezenty okazjonalne podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu.

– Przy finansowaniu ich z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu, a z opodatkowania PIT są zwolnione, jeśli ich wartość nie przekracza 1 tys. zł. Wyjątkiem są bony i talony.

Jak zarządzać kosztami benefitów

Firma może zaoszczędzić dzięki:

– zwolnieniu świadczeń opłacanych z ZFŚS ze składek ZUS

– zwolnieniu świadczeń opłacanych z ZFŚS z podatku dochodowego do limitu 1 tys. zł

– zwolnieniu ze składek ZUS dofinansowania posiłków opłacanych ze środków obrotowych – do 450 zł miesięcznie na pracownika.

O czym warto pamiętać

W przypadku finansowania benefitów pracowniczych:

• ze środków obrotowych:

– wartość benefitu opłacanego w całości przez pracodawcę stanowi element przychodu pracownika

– od jego wartości odprowadza się podatek dochodowy, zgodnie z aktualnym progiem podatkowym pracownika

– benefity podlegają oskładkowaniu, ich wartość wlicza się do podstawy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

– wartość benefitów stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychody.

• ze środków z ZFŚS:

– benefity są zwolnione z podatku dochodowego, jeśli ich wartość nie przekracza 1 tys. zł w skali roku. Wyjątek stanowi dofinansowanie kosztów pobytu dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub przedszkolu, gdzie nie obowiązuje limit kwotowy

– zwolnienie nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi

– benefity są zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne bez limitu

– wartość odpisu na ZFŚS stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.

Źródło: materiały Pluxee