Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, czyli administracja w chmurze

Radosław Nielek, dyrektor NASK / fot. Materiały prasowe

Mariusz Bogucki, dyrektor departamentu cyfryzacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego / fot. Materiały prasowe

Mariusz Bogucki: Jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją wpłynie na pracę urzędników, a przede wszystkim – życie obywateli?

Radosław Nielek: Korzyści jest wiele. System EZD, który zamieni papierowe dokumenty w ich cyfrowe wersje, przyniesie ogromne oszczędności urzędom, bo zarówno wdrożenie, jak i dostęp do usługi są bezpłatne. Placówki będą mogły oszczędzić w wielu obszarach – od kosztów licencji, wsparcia, przez sprzęt, jak drukarki czy kserokopiarki, po koszty archiwizacji dokumentów. System przyspieszy i uprości pracę urzędników. Każdy z nich będzie miał dostęp do danego dokumentu, a żartobliwe powiedzenie, że „teczka jest u koleżanki”, straci na znaczeniu. Z kolei problem zagubionego dokumentu po prostu zniknie, bo w wirtualnej chmurze nic nie zginie. System elektronicznego zarządzania dokumentacją jest jak wrzucenie kolejnego biegu w procesie cyfryzacji Polski. Będą mogły z niego skorzystać urzędy, jednostki samorządu terytorialnego, ale także szkoły czy przedszkola.

A co z bezpieczeństwem?

Kluczowe w EZD jest właśnie bezpieczeństwo danych Polaków. Dzięki EZD administracja staje się odporna na zagrożenia ze strony cyberprzestępców.

Uważa pan, że do 1 stycznia 2028 r. jest wystarczająco dużo czasu, żeby jednostki samorządowe odpowiednio przygotowały się do obsługiwania systemu EZD?

Trzeba pamiętać, że wdrożenie to pierwszy krok, a później jest jeszcze praca nad tym, żeby efektywnie z tego systemu korzystać. Mówię tutaj chociażby o dodawaniu nowych procesów, obiegów, podnoszeniu kompetencji użytkowników. Czasu jest zawsze za mało, ale będziemy robić wszystko, żeby wdrożyć system w jak największej liczbie podmiotów. Wiele zależy od samych samorządowców – prezydentów, burmistrzów, wójtów, sekretarzy miast i powiatów: czy oni w ten projekt wejdą z odpowiednią determinacją i zaangażowaniem. NASK oczywiście będzie świadczył usługi wsparcia.

Co dokładnie ma pan na myśli, mówiąc o wsparciu ze strony NASK?

EZD jest jednym z naszych projektów finansowanych w ramach funduszy z KPO. Wsparcie instytutu to przede wszystkim udostępnienie oprogramowania i infrastruktury chmurowej, co jest już olbrzymią oszczędnością zarówno czasu, jak i pieniędzy dla samorządów. Oznacza bowiem, że nie muszą tworzyć własnych rozwiązań, kupować i instalować licencji czy serwerów. Nie muszą także utrzymywać ani ulepszać systemu – to wszystko leży po naszej stronie.

Jak pracownicy urzędów mogą się tego wszystkiego nauczyć?

Oferujemy wyspecjalizowane szkolenia, pomoc w analizie przedwdrożeniowej, wsparcie merytoryczne i techniczne przy rozwiązywaniu problemów, pomoc w konfiguracji systemu, a także weryfikację prawidłowości wdrożenia potwierdzającą zakończenie procesu. Udostępniamy materiały edukacyjne i e-learningowe dla pracowników. W ramach NASK działa również infolinia dotycząca systemu EZD. W razie problemów z wdrożeniem, obsługą, pytań i wątpliwości staramy się służyć bieżącym wsparciem. Staramy się także wokół EZD budować społeczność użytkowników, umożliwiając wymianę doświadczeń, rozwiązań i opinii z innymi użytkownikami EZD. W ten sposób tworzymy sieć ludzi, którzy będą uczyć się od siebie nawzajem, wymieniać doświadczeniami i wspierać w implementacji EZD.

Wśród samorządowców jest obawa, że informatycy pracujący w danej jednostce mogą być przeciążeni przy wdrażaniu EZD. Zgadza się pan z tym?

Powiedziałbym, że będzie wręcz odwrotnie – system w wersji chmurowej zdejmuje z informatyków wiele zadań i obowiązków. Nie muszą odpowiadać za serwery, za backup, to wszystko jest po naszej stronie. Staramy się maksymalnie ograniczać liczbę zadań dla informatyków, bo mamy świadomość, że mają bardzo wiele pracy w innych obszarach. Warto wiedzieć, że wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów to bardziej praca organizacyjna niż informatyczna, a co za tym idzie – zadanie dla sekretarzy gmin i miast. Pewnym wyzwaniem dla informatyków może być ewentualna integracja z systemami dziedzinowymi, z których korzysta urząd.

Sztuczna inteligencja już dziś odgrywa rolę w różnych dziedzinach. Czy wobec tego planowana jest jej implementacja także w systemie EZD?

Tak, mamy nawet pierwsze przymiarki, tylko trzeba mieć świadomość, że to wsparcie ze strony sztucznej inteligencji przebiega tutaj dwutorowo. Jeden tor to rozwiązanie techniczne, jakiś model, który jest osadzony na oprogramowaniu pozwalającym na automatyzację danego procesu. Na przykład – streszczenie sprawy albo przygotowanie odpowiedzi na pismo. Drugim torem jest infrastruktura. Żeby sprawnie i efektywnie świadczyć usługi tysiącom instytucji, potrzebne są po prostu odpowiednie zasoby obliczeniowe. Taką infrastrukturę – przeznaczoną do świadczenia usług z wykorzystaniem sztucznej inteligencji – kupujemy właśnie w ramach środków z KPO. Szeroko udostępnimy rozwiązania, które będą już gotowe i stabilne, po odpowiednich testach, natomiast w najbliższych miesiącach na pewno będziemy pokazywali rozwiązania pilotażowe.

Jaka ma być rola urzędów marszałkowskich w rozwoju systemu EZD przygotowanego przez ekspertów NASK?

Urzędy marszałkowskie są dużymi, bardzo istotnymi urzędami, które już wdrażają EZD. Mają też sporo podległych jednostek – mogą więc być bardzo dobrym przykładem dla kaskadowego wdrażania systemu. Ich potencjał do bycia ambasadorem i siłą napędową tych zmian jest bardzo duży. Urzędy marszałkowskie mogą szkolić podległe im jednostki i wspierać je w tworzeniu przestrzeni do wymiany doświadczeń między samorządowcami.

Czy to jest formalny pomysł, żeby ustanowić urzędy marszałkowskie liderami wdrożenia systemu EZD?

Nie mam tytułu ani kompetencji, żeby nadawać formalny tytuł ambasadora konkretnemu urzędowi. Myślę też, że marszałkowie województw mają wystarczający wpływ i estymę w podległych im regionach do tego, żeby naturalnie pełnić taką rolę i być nieformalnym liderem zmiany. A NASK będzie ich w tym wspierać.

Modelowym przykładem rozwoju cyfrowego może być Podlaski Urząd Wojewódzki.

Podlaski Urząd Wojewódzki był jednym z pierwszych urzędów, który wdrożył system EZD RP. I zrobił to na swojej strukturze teleinformatycznej – czyli nie korzystał z udostępnianej chmury. Należą mu się duże podziękowania za zaufanie, jakim obdarzył NASK i system EZD RP, wielkie brawa za odwagę i umiejętności organizacyjne i techniczne, które pozwoliły sprawić, że ten projekt zakończył się sukcesem.

Ile czasu potrzeba na wdrożenie systemu EZD w jednostce liczącej 60 pracowników?

Nie da się tego tak jednoznacznie określić, bo bardzo wiele zależy od zaangażowania pracowników i miejsca, z którego startuje dana jednostka, np. czy wcześniej miała już jakiś system, jak wygląda obieg dokumentów, instrukcja kancelaryjna. Jeśli budujemy wszystko od podstaw, potrzeba na to więcej czasu. Wiele zależy też od tego, jak dużo jest w danym urzędzie dokumentów, ile jest procesów do obsłużenia. W jednym miejscu wdrożenie systemu EZD zajmie miesiąc czy dwa, a w innym trzy lub cztery.

Doświadczenie ma zatem znaczenie?

Jestem przekonany, że samorządy, które bardzo dobrze radzą sobie z różnymi zadaniami, także z tymi nowymi, nie będą miały większych trudności we wdrożeniu EZD. System jest na tyle intuicyjny, że jego obsługa – po przejściu odpowiednich szkoleń – nie powinna sprawiać większych problemów.

Na koniec pytanie, które wraz z rozwojem AI zadaje sobie coraz więcej ludzi: czy wdrożenie EZD będzie oznaczać cięcia etatów w urzędach?

Myślę, że więcej samorządów głowi się w tej chwili nad tym, skąd wziąć ludzi do pracy, a nie jak ich zwolnić. Codziennością urzędów, zwłaszcza samorządowych, jest raczej to, że mamy więcej spraw do załatwienia niż pracowników. Jeśli popatrzymy na średni wiek urzędników i nieuchronny proces przechodzenia na emeryturę, to tutaj także wyraźnie widać, że w najbliższych latach będziemy stali przed coraz większym problemem znalezienia ludzi, a nie ich zwalniania.

EZD może być zatem dobrą odpowiedzią na potencjalny niedobór pracowników wynikający z trendów demograficznych?

Z pewnością automatyzacja czy ułatwianie obsługi pewnych procesów tylko usprawni pracę urzędników. EZD RP jest rozwiązaniem, które sprawi, że pracownicy będą w stanie zrobić dla obywatela więcej, a do tego w krótszym czasie. Ta praca będzie łatwiejsza, mniej czasochłonna, bardziej innowacyjna. Ale ona cały czas będzie, system nie zastąpi ludzi. Zostanie nam po prostu więcej czasu na rzeczy, które są ważne, ale aktualnie giną w natłoku tych banalnych. ©℗

Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów to bardziej praca organizacyjna niż informatyczna, a co za tym idzie - zadanie dla sekretarzy gmin i miast, a mniej dla działów IT