Coraz bliżej do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur

Nie tylko nie trzeba będzie archiwizować tych dokumentów, ale na dodatek fiskus szybciej zwróci nadwyżkę VAT, bo maksymalnie w ciągu 45 dni, a nie standardowo 60 dni.

Tak wynika z opublikowanych wczoraj założeń do projektu nowelizacji ustawy o VAT i innych ustaw. Założenia ukazały się w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów. Rząd planuje przyjąć projekt nowelizacji w I kwartale 2021 r. Wtedy też skierowałby go do Sejmu.

Niewykluczone, że nowe rozwiązanie zostanie wdrożone jeszcze w 2021 r. Wskazuje na to odpowiedź, której 30 listopada br. udzielił wiceminister finansów Jan Sarnowski na zapytanie poselskie nr 1903. Wiceminister poinformował wówczas: „W IV kwartale 2021 r. planujemy wprowadzić dla podatników rozwiązanie mające charakter fakultatywny, tj. możliwość wystawiania i otrzymywania faktur za pośrednictwem przygotowywanego systemu teleinformatycznego”.

Nowy system będzie dobrowolny dla przedsiębiorców, ale resort finansów nie wyklucza, że z czasem się to zmieni.

– Gdy system sprawdzi się w boju, MF planuje, by stał się podstawowym medium wymiany e-faktur w Polsce – mówił w maju br. na naszych łamach Przemysław Koch, pełnomocnik ministra finansów ds. informatyzacji („W przyszłym roku ruszy centralna baza faktur”, DGP nr 100/2020).

Ministerialna platforma

Nowość ma polegać na możliwości wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, czyli za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów. Będzie to Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Faktury ustrukturyzowane funkcjonowałyby w obrocie gospodarczym obok faktur papierowych i elektronicznych.

Jak to w praktyce ma wyglądać, wyjaśniał Przemysław Koch na naszych łamach w cytowanym artykule. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na uczestnictwo w systemie, wystawi fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym i przekaże ją na ministerialną platformę, a jego kontrahent będzie mógł pobrać fakturę z tej platformy. Ma to być możliwe za pośrednictwem konta, które jest przygotowane w ramach projektu e-Urząd Skarbowy. Dostęp do niego ma być możliwy z każdego urządzenia: komputera, telefonu, tabletu.

KSeF ma również służyć do przechowywania wystawionych faktur. Będzie też przydzielał im numery identyfikujące i weryfikował zgodność dokumentu z jego aktualnym wzorem. Dodatkowo system będzie analizował i kontrolował dane z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia bądź braku możliwości wystawienia faktury.

Korzyści dla fiskusa…

Dzięki nowemu rozwiązaniu zmniejszyć ma się liczba błędów w rozliczaniu VAT. Jednocześnie będzie to kolejny krok uszczelniający system podatkowy. MF liczy więc tu na zwiększenie dochodów budżetu państwa.

System ma też uprościć kontrolę rozliczeń u przedsiębiorców, bo będzie można zdalnie monitorować obrót dokumentowany fakturami.

…i dla podatnika

Skorzystają również podatnicy. Po pierwsze, jeśli wybiorą nowe rozwiązanie, nie będą musieli sami archiwizować faktur. Będą one bowiem przechowywane w KSeF. Podatnik będzie miał do nich łatwiejszy i szybszy dostęp.

Po drugie, jednolity format faktury (ustrukturyzowanej) umożliwi dalszą elektronizację i automatyzację procesów fakturowania i księgowania transakcji handlowych.

Po trzecie, podatnicy, którzy w całym okresie rozliczeniowym będą wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, będą mieli skrócony z 60 dni do 45 dni termin zwrotu VAT.

Więcej zachęt i czasu

– Wydaje się, że planowana zachęta w postaci możliwości zwrotu nadwyżki VAT w szybszym terminie 45 dni (w miejsce standardowego 60-dniowego) w praktyce może być niewystarczająca. Tym bardziej że już obecnie zwroty w terminie 25 dni funkcjonują w szerszym zakresie, poprzez wprowadzenie mechanizmu podzielonej płatności – komentuje Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, radca prawny i starszy menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Jej zdaniem potrzeba też więcej czasu na przygotowanie się do zapowiadanych zmian. – Szybki termin na przyjęcie projektu nowelizacji może wskazywać, że mogą one wejść w życie stosunkowo niedługo – zauważa ekspertka.

Głównie w zamówieniach

Obecnie elektroniczne fakturowanie, o którym mowa w unijnej dyrektywie (2014/55/UE), jest wdrożone w Polsce i w innych krajach UE tylko w sektorze zamówień publicznych. U nas ustawa wdrażająca tę dyrektywę obowiązuje od 18 kwietnia 2019 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191). Nakłada ona na zamawiającego obowiązek przyjęcia elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, którą za pomocą elektronicznej platformy rządowej (Platformy Elektronicznego Fakturowania) prześle mu wykonawca. Wykonawcy nie mają jednak obowiązku wystawiania takich dokumentów. W świetle polskich przepisów jest to dobrowolne.

Na wprowadzenie obowiązkowego, ustrukturyzowanego e-fakturowania w sprawach podatkowych zdecydowały się Włochy. Wymagało to jednak zgody Komisji Europejskiej (obowiązuje do końca 2021 r.), bo zasadą wynikającą z art. 232 unijnej dyrektywy VAT jest, że „stosowanie faktury elektronicznej wymaga akceptacji odbiorcy”.

Obecnie włoscy przedsiębiorcy wysyłają e-faktury w formacie XML opatrzone podpisem elektronicznym na platformę Sistema di Interscambio (SDI) zarządzaną przez tamtejszy odpowiednik Krajowej Administracji Skarbowej. System jest przymusowy, a faktury papierowe bądź wystawione z pominięciem SDI są uważane za niewydane.

Nowe rozwiązanie funkcjonuje również, choć w mniejszym zakresie, m.in. na Węgrzech i w Hiszpanii. ©℗

Korzyści może przynieść dopiero system obowiązkowy

WOJCIECH ŚLIŻ doradca podatkowy i partner w GWW

Jak pan ocenia plan wprowadzenia systemu teleinformatycznego, który pozwoliłby przedsiębiorcom wystawiać i przesyłać kontrahentom ustrukturyzowane faktury?

Wprowadzenie takiej możliwości jest wyraźnym sygnałem, że Ministerstwo Finansów zdecydowało się skorzystać z modelu włoskiego, w którym takie rozwiązanie obowiązywało w latach 2017–2018. Natomiast od 2019 r. faktury elektroniczne w formie ustrukturyzowanej są zasadniczo jedyną formą wystawiania faktur VAT we Włoszech. Należy założyć, że intencją MF jest, aby także w Polsce rozwiązanie to stało się docelowe. Przykład włoski pokazał, że powszechne wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych istotnie ograniczyło możliwości popełniania tzw. przestępstw fakturowych i związanych z nim wyłudzeń VAT. Pamiętać jednak należy, że uszczelnienie nastąpiło we Włoszech dopiero w momencie wprowadzenia obowiązkowej, a nie dobrowolnej formy ustrukturyzowanej faktury. Okres funkcjonowania systemu dobrowolnego to czas testów systemu teleinformatycznego. Dlatego korzyści zapisane w polskich założeniach, opublikowanych w rządowym wykazie, wydają się nie do końca przemyślane.

Dlaczego pan tak uważa?

Mowa jest o zwolnieniu z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Przyznam, że nie do końca rozumiem istotę tej zachęty. Może chodzi raczej o to, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane i archiwizowane dla przedsiębiorcy w systemie teleinformatycznym MF? Jeszcze większe zdziwienie budzi propozycja, by podatnicy wystawiający wyłącznie faktury ustrukturyzowane mogli otrzymywać zwroty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w przyspieszonym terminie. Jest oczywiste, że określony termin zwrotu nadwyżki VAT służy organom skarbowym do weryfikowania faktur zakupowych i zawartego w nich podatku naliczonego. Ale jaki wpływ na tę weryfikację ma wystawianie przez przedsiębiorcę faktur sprzedaży w formie ustrukturyzowanej? Mam wielką nadzieje, że MF będzie potrafiło to wyjaśnić w uzasadnieniu do projektu nowelizacji.

Czy obowiązkowe faktury ustrukturyzowane mogłyby w przyszłości zastąpić jednolite pliki kontrolne?

Uważam, że oba rozwiązania mogą i powinny w przyszłości współistnieć. Funkcjonowanie faktur ustrukturyzowanych bez raportowania JPK pozbawiłoby administrację skarbową wiedzy o tym, które z faktur zostały ostatecznie ujęte w deklaracji VAT. Nie pozwalałoby to więc na automatyczną analizę poprawności deklaracji ani na planowane przygotowywanie przez administrację wstępnie wypełnionych deklaracji VAT.

Rozmawiał Mariusz Szulc

Etap legislacyjny

Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (nr UD159) – wpisany do wykazu prac rządu