Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

PRACA ZATRUDNIENIE

Jak ustalić zakres czynności pracownika

Treść zakresu czynności
Forma zaznajamiania z obowiązkami
Wykonywanie innych poleceń
Zmiana obowiązków
Odmowa przyjęcia nowego zakresu
Możliwość wypowiedzenia umowy
Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zaznajamiać nowo zatrudnianych pracowników z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi już zatrudnionemu powierza nowe zadania, powinny być one wyraźnie określone.
Zakres czynności to opis zadań wykonywanych przez pracownika na danym stanowisku, bez podania sposobu ich realizacji. Jednakże należy podkreślić, iż czynności te powinny odpowiadać rodzajowi pracy, określonemu w umowie o pracę. Jego ustalanie należy do zadań i, jednocześnie, przywilejów pracodawcy.
Poinformowanie pracownika o obowiązujących go obowiązkach następuje zazwyczaj poprzez wręczenie mu zakresu czynności (karty stanowiskowej). Co do formy takiego poinformowania, w żadnym przepisie nie zobowiązano pracodawcy do pisemnego podania pracownikowi zakresu czynności. Dopełnienie tej powinności pracodawcy może więc nastąpić w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej, udzielonej przez bezpośredniego przełożonego czy innego wyznaczonego pracownika. Takich informacji może też udzielić osoba, która wcześniej wykonywała te czynności. Szczegółowość takich instrukcji powinna być przy tym odpowiednia do stanowiska, a także wykształcenia pracownika i jego zawodowego doświadczenia. Ze względów dowodowych warto jednak sporządzić zakres obowiązków na piśmie.
Pracownik powinien przedłożony mu zakres czynności, o ile jest on zgodny z umową o pracę, przyjąć i podpisać. Odmówienie przez pracownika przyjęcia bądź podpisania prawidłowo przygotowanego zakresu obowiązków może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.
Pracodawca powinien także poinformować pracownika o zmianie dotychczasowego zakresu czynności. Jeżeli zmiana wykracza poza rodzaj pracy, pracodawca, oprócz ustalenia nowego zakresu czynności, powinien zmienić umowę o pracę w drodze porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego.
Pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 ust. 1 kodeksu pracy. Zaznajamianie pracownika ze sposobem wykonania jego pracowniczych obowiązków oznacza, że należy informować o nich pracownika przed dopuszczeniem do pracy oraz przy każdej zmianie zakresu obowiązków lub sposobu ich wykonywania. Należy pamiętać, że należyte wywiązanie się z konieczności poinstruowania pracownika jest istotne w sytuacjach, gdy pracodawca nakłada karę porządkową albo zwalnia pracownika z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków. Pracownik nie może się wówczas bronić, twierdząc, że nie został rzetelnie poinformowany. Kryterium oceny pracownika nie mogą bowiem stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie zawierając umowę o pracę i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98; OSNP z 1998 r. nr 24, poz. 791). Ustalenie zakresu podstawowych obowiązków pracownika, sposobu ich naruszenia oraz stopnia zawinienia w ich niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu jest warunkiem prawidłowej oceny, czy naruszenie tych obowiązków było przyczyną uzasadniającą rozwiązanie przez pracodawcę stosunku pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. tak wyrok z 28 listopada 1998 r., I PKN 400/98, OSNAPiUS z 1999 r. nr 23, poz. 752 (przykład 1).
WAŻNE
Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania zakresu obowiązków pracownika na piśmie. Przydatne to może być natomiast do celów dowodowych.
WAŻNE
Pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę, jeżeli ten odmówił przyjęcia zakresu obowiązków.
Forma zaznajamiania
Zaznajamianie pracowników z zakresem ich obowiązków następuje zazwyczaj poprzez wręczenie pracownikowi zakresu czynności/obowiązków (karty stanowiskowej). Jednakże w żadnym przepisie nie zobowiązano pracodawcy do takiego wręczenia pracownikowi zakresu czynności. Brak pisemnego określenia zakresu obowiązków nie zwalnia pracownika od ich prawidłowej realizacji, zaś w razie ewentualnych wątpliwości pracownik powinien podjąć wszelkie możliwe starania w celu dokładnego zapoznania się z przedmiotem swoich zadań, gdyż w przeciwnym wypadku ponosi skutki ich wadliwego wykonywania.
1
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 91
Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
1) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami (...).
Oczekiwanie, że pracodawca ma obowiązek pisemnego określenia zakresu czynności nie jest usprawiedliwione i nie wynika też z treści art. 94 pkt 1 k.p., nakazującego zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach. Dopełnienie tej powinności pracodawcy może więc nastąpić w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej, udzielonej przez bezpośredniego przełożonego czy wyznaczonego przezeń innego pracownika, który np. wcześniej wykonywał te czynności. Stopień szczegółowości instrukcji dotyczących pracy powinien być przy tym adekwatny do jej charakteru i złożoności, a także wykształcenia pracownika i jego zawodowego doświadczenia (przykład 2). Im praca jest mniej skomplikowana, a pracownik nie należy do osób podejmujących pierwsze zatrudnienie i wymagających społeczno-zawodowej adaptacji w zakładzie, tym prostszy i bardziej ogólny może być wspomniany instruktaż. Gdyby jednak pracownik miał w takich sprawach jakiekolwiek wątpliwości, to powinien sam dążyć do ich usunięcia w ramach obowiązku dbałości o dobro pracodawcy (art. 100 par. 2 pkt 4 k.p., por. też wyrok z 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97, OSNAPiUS z 1998 r., nr 22, poz. 653).
Ze względów dowodowych warto jednak sporządzić zakres obowiązków na piśmie. Może to być załącznik do umowy o pracę bądź odrębny dokument. Zakres obowiązków może być określony w umowie o pracę, gdyż poza obligatoryjnymi składnikami umowy o pracę, określonymi w art. 29 par. 1 k.p., może ona zawierać postanowienia fakultatywne, w tym zakres obowiązków pracownika.
W przypadku pracownika rozpoczynającego pracę u danego pracodawcy, jeżeli zaznajomienie z obowiązkami następuje w formie pisemnego zakresu obowiązków, dokument ten można wręczyć razem z umową o pracę (np. jako załącznik) bądź też później. Powinno to jednak nastąpić na początku zatrudnienia, aby pracownik przystępujący do pracy znał swój zakres czynności i sposób ich wykonywania. Dopuszczalne jest także doręczenie zakresu czynności w dniu rozpoczęcia pracy, lecz przed przystąpieniem do wykonywania pracy.
Zakres czynności umieszcza się w aktach osobowych pracownika, w części B (par. 6 ust. 2 pkt a) rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.
Treść zakresu czynności
Zakres czynności jest to opis czynności (lub przykładowych zadań) wykonywanych przez pracownika na danym stanowisku, bez opisu sposobu ich realizacji. Czynności te powinny odpowiadać rodzajowi pracy, określonego w umowie o pracę. Wykaz czynności pracownika ustala jednostronnie pracodawca. Jest to wyraz uprawnień kierowniczych pracodawcy w stosunkach pracy. Należy pamiętać o tym, że ustalony przez pracodawcę zakres czynności musi być zgodny z umową o pracę, a dokładniej z rodzajem pracy w niej określonym lub wskazanym w umowie stanowiskiem pracy, na którym został zatrudniony pracownik. Zakres czynności nie może zatem prowadzić do poszerzenia umówionego rodzaju pracy (przykład 3).
PRZYKŁAD 1
Pracownik zawarł umowę o pracę i został skierowany do pracy za granicą. Po 8 miesiącach skorzystał z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca oczekiwał, że po jego zakończeniu pracownik stawi się do pracy w Polsce. Nie poinformował jednak pracownika, gdzie i kiedy ma się stawić do pracy po zakończeniu urlopu. Pracownik nie stawił się do pracy w Polsce. Pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W ocenie sądu pracodawca nie miał racji. Powinien on poinformować pracownika o jego obowiązkach, szczególnie gdy istnieje uzasadniona niepewność co do ich zakresu. Jeżeli pracodawca tego nie uczyni, to naruszenie przez pracownika jego obowiązków nie może być uznane za podstawę rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika (wyrok SN z 17 lutego 2000 r., I PKN 539/99, OSNAPiUS z 2001 r. nr 14, poz. 463).
PRZYKŁAD 2
Pracodawca wypowiedział umowę o pracę z powodu nieprawidłowego wypełniania obowiązków przez pracownicę. Pracownica otrzymała pisemnie określony zakres obowiązków miesiąc przed wypowiedzeniem umowy o pracę, ale powinności swoje znała, gdyż została o nich poinformowana ustnie. Dowodzą tego zeznania świadków, a także zachowanie pracownicy, która przez cały okres pracy nie zgłaszała co do tego zakresu żadnych zastrzeżeń ani wątpliwości. Poza tym przez pewien czas pracowała ze swoją poprzedniczką na powierzonym stanowisku i mogła od niej otrzymać wszelkie potrzebne informacje. Wiedzy tej jednak nie szukała, a ponadto oświadczyła poprzedniczce, że zakres swoich zadań zna od przełożonego. W tej sytuacji wypowiedzenie umowy o pracę było uzasadnione.
PRZYKŁAD 3
Do zakresu obowiązków asystentki należy m.in. odbieranie telefonów w sekretariacie, sporządzanie pism na polecenie prezesa, protokołowanie niektórych służbowych spotkań, organizowanie dnia pracy prezesa itp. W zakresie obowiązków nie można wskazać np. prowadzenia księgowości firmy.
PRZYKŁAD 4
Zakres czynności inspektora ds. windykacji zostaje rozszerzony o sporządzanie dodatkowych zestawień dotyczących spłat.
PRZYKŁAD 5
Specjalista ds. prawnych ma podjąć pracę na stanowisku specjalisty ds. windykacji. Konieczna jest zmiana rodzaju pracy poprzez porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające. Ponadto pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z nowym zakresem obowiązków, odpowiednim dla stanowiska specjalisty ds. windykacji.
Wykonywanie innych poleceń
W praktyce często w zakresie czynności znajdują się postanowienia zobowiązujące pracownika do wykonywania poleceń innych niż czynności wymienione w wykazie lub do wykonywania innych zadań służbowych zleconych przez przełożonych. Tego rodzaju inne polecenia pracownik ma obowiązek wykonywać, jeżeli są:
wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika i zgodnie z jego kompetencjami, np. komisja rewizyjna rady gminy nie jest upoważniona do wydawania pracownikowi samorządowemu poleceń dotyczących jego pracy (wyrok SN z 7 grudnia 2000 r., I PKN 136/00, OSNAPiUS z 2002 r. nr 14, poz. 332),
zgodne z obowiązującym prawem, np. niezgodny będzie obowiązek ujawnienia danych objętych tajemnicą,
odpowiadają rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.
Podległość służbową pracownika w zakresie obowiązków można wskazać poprzez określenie stanowiska bezpośredniego przełożonego pracownika, np. naczelnik wydziału, kierownik zespołu, starszy specjalista itp. Nie należy podawać danych osobowych przełożonego.
Przyjęcie zakresu czynności
Zakres czynności zgodny z umową o pracę powinien być przyjęty i podpisany przez pracownika. Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r. I PKN 77/97, OSNAPiUS z 1998 r. nr 3, poz. 75). Odmowa przyjęcia i pisemnej akceptacji obowiązków i warunków ich wykonywania stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, nawet wówczas, gdy pracownik jednocześnie faktycznie nie odmówił wykonywania obowiązków określonych przez pozwanego. W omawianej sytuacji nie chodzi bowiem tylko o gest odmowy złożenia podpisu, ale także o odmowę przyjęcia zakresu czynności.
2
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 100 par. 1
Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (...).
Nie można mówić o właściwym wykonywaniu obowiązków pracowniczych, jeżeli odmawia się przyjęcia ustalonego zakresu obowiązków. Odmowa przyjęcia zakresu obowiązków (a także odmowa zapoznania się z regulamiem pracy) oznacza wyrażenie przez pracownika woli nierespektowania tego (w całości), co z tego zakresu czynności wynika.
Zmiana obowiązków
Pracodawca ma obowiązek informowania pracownika o zmianie w zakresie jego obowiązków i sposobie ich wykonywania także w czasie trwania stosunku pracy. Pracodawca informuje wówczas o zmianach zakresu czynności albo przedstawia pracownikowi nowy zakres czynności. Ponadto należy poinformować pracownika (najlepiej w treści nowego zakresu czy pisma o zmianie), od kiedy obowiązuje zmieniony zakres czynności, np. od dnia doręczenia, od konkretnej daty.
Jeżeli zmiana zakresu czynności nie wykracza poza ustalony w umowie rodzaj pracy, nie jest potrzebne wprowadzenie jej w drodze wypowiedzenia czy porozumienia zmieniającego. Nowy opis czynności (czy jego zmiana) w omawianej sytuacji jedynie precyzuje zakres i sposób wykonywania pracy, stanowi uściślenie i doprecyzowanie wiążących umów o pracę, nie zmienia natomiast niczego w warunkach pracy i płacy i dlatego nie wymaga wprowadzenia w drodze porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego.
Nieprzyjęcie nowego zakresu
Odmowa przyjęcia zmienionego lub nowego zakresu czynności uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę, gdyż niepodporządkowanie się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę (przykład 4).
Natomiast inaczej pracodawca powinien postąpić, w sytuacji gdy zmiana zakresu czynności wykracza poza rodzaj pracy. Wówczas oprócz ustalenia nowego zakresu czynności należy zmienić umowę o pracę w drodze porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego (przykład 5).
Podstawa prawna
Art. 29 par. 1, art. 52 par. 1 pkt 1, art. 94 ust. 1, art. 100 par. 2 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Par. 6 ust. 2 pkt a) rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
Ewa Drzewiecka
gp@infor.pl
Ewa Drzewiecka
Autorka jest współpracownikiem firmy C&C Chakowski & Ciszek.