Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

Jak najkorzystniej rozliczać najem - ryczałt, zasady ogólne, VAT

Brak możliwości pomniejszenia przychodu ewidencjonowanego o koszty jego uzyskania pomniejsza atrakcyjność opodatkowania przychodów z najmu w formie ryczałtu 8,5 proc. lub 20 proc. Przy wysokich kosztach korzystniejszym wariantem może być podatek według skali. Jednak dla większości podatników rozwiązaniem korzystniejszym jest ryczałt.

Choć podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z najmu ma wiele zalet, bo poza niską stawką nie pozbawia np. prawa do rocznego rozliczenia z małżonkiem i umożliwia korzystanie z ulg osobom rozliczającym działalność gospodarczą w formie podatku 19-procentowego, to jego niezaprzeczalną wadą jest brak możliwości obniżenia podstawy opodatkowania o koszty, np. z tytułu remontów. Jak wiadomo, w wynajmowane lokale, zwłaszcza mieszkalne i nie pierwszej młodości, trzeba sporo inwestować. Wówczas może okazać się, że korzystniejsze jest jednak opodatkowanie najmu na zasadach ogólnych, według skali podatkowej.

Jak płacić podatek od najmu w formie ryczałtu

Zgodnie z art. 6 ust. 1a ustawy o podatku zryczałtowanym, opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (poza pozarolniczą działalnością gospodarczą) podlegają, poza przychodami z działalności gospodarczej, otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze.

Oznacza to, że z tego prawa można skorzystać (bez żadnych ograniczeń, zwłaszcza co do innych źródeł dochodów: z pozarolniczej działalności gospodarczej, pracy, emerytury itd.), osiągając przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Warto zauważyć, że w przeciwieństwie do prawa skorzystania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z działalności gospodarczej, w tym przypadku nie obowiązuje limit obrotów 250 tys. euro, którego przekroczenie powoduje u przedsiębiorców utratę prawa do ryczałtu. W przypadku ryczałtowego rozliczania najmu istotny jest jedynie limit 4 tys. euro.

Stawka 8,5 proc. i 20 proc.

Stawka ryczałtu wynosi 8,5 proc., gdy wysokość przychodów z najmu w roku podatkowym nie przewyższa równowartości 4 tys. euro. Od nadwyżki ponad tę kwotę stawka wynosi 20 proc. przychodów. Kwoty wyrażone w euro przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w dniu 1 października roku poprzedzającego rok podatkowy. Ponieważ 1 października wypadał w 2006 roku w niedzielę, więc obowiązywała w tym dniu tabela kursów z piątku 29 września, w której kurs euro ustalono na 3,9835 zł. Oznacza to, że limit stanowiący równowartość 4 tys. euro na 2007 rok wynosi 15 934 zł (4000 x 3,9835 = 15 934,00). Dla porównania przypomnijmy, że w 2006 roku limit wynosił 15 666 zł 40 gr. Zasady przeliczania euro na złote uregulowano w art. 4 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku.

Jak płacą małżonkowie

Jeżeli umowa najmu dotyczy składnika majątku małżeńskiego, możemy mieć do czynienia z dwoma przypadkami. Małżonkowie zdecydują, że jeden z nich rozlicza najem w całości. Wówczas dodatkowo muszą złożyć oświadczenie w tej sprawie (według zaprezentowanego wzoru). Gdy jednak małżonkowie uznają, że chcą rozliczać najem po połowie, oświadczenie o wyborze ryczałtu, według zaprezentowanego wzoru, powinien złożyć każdy z małżonków odrębnie.

Przychody z udziału w spółce w odniesieniu do każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku. W razie braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku są równe.

Zasada ta ma również zastosowanie do małżonków, między którymi istnieje wspólność majątkowa, osiągających przychody z najmu, chyba że złożą pisemne oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich.

Oświadczenie takie składa się właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego najpóźniej do 20 stycznia roku podatkowego. A w przypadku rozpoczęcia osiągania przychodów w trakcie roku podatkowego, która to sytuacja obecnie jest w kręgu naszego zainteresowania - w terminie pierwszej wpłaty na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór zasady opodatkowania całości przychodu przez jednego z małżonków wyrażony w takim oświadczeniu obowiązuje przy dokonywaniu wpłat na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, chyba że w wyniku rozwodu albo orzeczenia przez sąd separacji nastąpił podział majątku wspólnego małżonków i przedmiot umowy przypadł temu z małżonków, na którym nie ciążył obowiązek dokonywania wpłat na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 11 ustawy o podatku ryczałtowym, w przypadku osiągania przez małżonków przychodów z umowy najmu kwota przychodów objętych ryczałtem 8,5 proc. (4 tys. euro) dotyczy łącznie obojga małżonków. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy małżonkowie zdecydują się rozliczać najem po połowie czy też w całości opodatkuje go jeden z nich, po przekroczeniu tej granicy 15 934 zł w 2007 roku przychód objęty będzie stawką 20-proc.

Opłaty licznikowe

Największą wadą opodatkowania najmu na zasadzie ryczałtu jest brak możliwości odliczania od podstawy opodatkowania kosztów ponoszonych przez wynajmującego. Chodzi tu przy tym zarówno o odpisy amortyzacyjne, jak i inne koszty związane z bieżącą eksploatacją. Ale nie oznacza to, że w tej formie opodatkowania kategoria kosztów nie jest w ogóle uznawana, ale jedynie ujęta ryczałtowo. Ryczałt nie jest podatkiem oderwanym od kosztów, a jedynie taka wszak jest istota ryczałtu koszty te zostały oszacowane i ujęte ryczałtowo, czego odbiciem jest odpowiednio niższa stawka podatkowa. Dla najmu wolą ustawodawcy może więc ona wynosić np. 8,5 proc., a nie 19 czy 20 proc., 30 lub 40 proc. W pewnym uproszczeniu można by powiedzieć, że dając podatnikom np. prawo do ryczałtu w wysokości 8,5 proc. od przychodów z najmu, ustawodawca oszacował, że koszty uzyskania takiego przychodu mogą sięgać nawet 50 proc. sumy tych przychodów.

Rzecz jasna, w konkretnych przypadkach koszty mogą być niższe lub może ich nie być wcale, a w innych mogą być wyższe. Jedni podatnicy mogą być więc wygrani, a inni stracić. Dlatego nie ma przymusu rozliczania przychodów z najmu w formie ryczałtu. Podatnicy, którzy mają wysokie koszty, mogą więc płacić podatek na zasadach ogólnych, a więc tylko od czystego dochodu, który powstaje, gdy od przychodów odejmie się wydatki, czyli koszty.

Z typowych umów najmu zazwyczaj wynika, że najemca (lokator) wnosi na rzecz właściciela należność z tytułu najmu, ale ponadto wszelkie należności licznikowe (za wodę, prąd, gaz itd.). Zazwyczaj mocą uprzednio zawartej umowy właściciel lokalu wystawia najemcy na tę okoliczność pisemne pokwitowanie pobrania należności. W takim wariancie także te dodatkowe należności stanowią przychód, od którego należy zapłacić ryczałt. Ale tak być nie musi.

Dla osób, które wybrały ryczałt od najmu, opodatkowaniu podlegają otrzymane lub postawione do ich dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze.

Taka regulacja zawarta w umowie najmu ma tę dobrą stronę, że właściciel lokalu ma pełną kontrolę nad opłatami licznikowymi. Gdy otrzymuje je do rąk własnych od lokatora, a dopiero potem sam je wnosi na rachunek dostawców mediów, nie ma zagrożenia, że powstaną zaległości w tej materii, obciążone odsetkami za zwłokę lub wręcz grożące odcięciem dostaw prądu czy wody. Jednak w przypadku, gdy podatnik chce skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu, trzeba rozważyć wariant, w myśl którego opłaty regulowane będą bezpośrednio przez najemcę. Z umowy tak sformułowanej wynika jasno, że podatnik otrzyma pieniądze z kilku tytułów: czynsz najmu, opłata za zużycie wody, opłata za zużycie energii, opłata za zużycie gazu, a czasami dodatkowo z tytułu rachunków telefonicznych czy należności za telewizję kablową.

W świetle powyższych sformułowań, każda z tych opłat, jeśli tylko trafi do wynajmującego (otrzyma on ją lub zostanie mu ona postawiona do dyspozycji w roku kalendarzowym), powinna być podstawą do naliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Lepszym rozwiązaniem zalecanym do stosowania przez osoby rozliczające najem na zasadzie przychodów ewidencjonowanych jest wariant zapisów w umowie, mocą których najemca zobowiązuje się do wnoszenia opłat za bieżące zużycie wody zimnej i ciepłej, energii elektrycznej oraz gazu na podstawie odczytu liczników bezpośrednio na rachunki bankowe dostawców mediów. Wówczas te dodatkowe opłaty nie mogą być uznane za przychód ewidencjonowany.

Ewidencja przychodów

Przy opodatkowaniu najmu w formie ryczałtu nie trzeba prowadzić ewidencji tylko wtedy, gdy wysokość przychodów wynika z umowy zawartej w formie pisemnej. Jeśli ten warunek nie jest dopełniony, ewidencja jest wymagana. A gdy urząd skarbowy stwierdzi jej brak, może wymierzyć podatek w wysokości pięciokrotności stawek stosowanych normalnie (42,5 proc. zamiast 8,5 proc. lub 75 proc. zamiast 20 proc.).

Ewidencja jest niezbędna, jeśli mamy prawo i chcemy dokonywać w trakcie roku (a nie dopiero w ramach zeznania PIT-28) odliczeń od przychodu lub ryczałtu.

Ponieważ wpisów do ewidencji dokonujemy dopiero w momencie otrzymania przychodów z tytułu umowy, a przecież często zdarza się, że najemcy nie regulują należności w terminie, ewidencja może być dowodem potwierdzającym okoliczność, iż podatnik za dany okres nie zapłacił ryczałtu, ponieważ nie uzyskał przychodu.

Prowadzenie ewidencji nie jest skomplikowane. Zapisy w ewidencji są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jednak nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W przypadku osiągania przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających faktyczne uzyskanie tych przychodów.

Wspólną ewidencję prowadzą: podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, a także małżonkowie, między którymi istnieje wspólność majątkowa, osiągający przychody z najmu, o ile nie złożyli oświadczenia o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich.

Zeznania podatkowe ryczałtowca

Podatnicy korzystający z rozliczeń najmu na zasadzie ryczałtu są obowiązani złożyć w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika zeznanie według ustalonego wzoru o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28) w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynikający z zeznania jest podatkiem należnym za dany rok podatkowy, chyba że urząd skarbowy wyda decyzję, w której określi inną wysokość podatku.

W razie niezłożenia zeznania o wysokości osiągniętego przychodu, dokonanych odliczeniach i kwocie należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, urząd skarbowy wyda decyzję określającą wysokość zobowiązania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Bez wyrejestrowania

Oświadczenie o wyborze formy opodatkowania przychodu (dochodu) z najmu jest ważne aż do odwołania. I to nawet wtedy, gdy w kolejnym roku podatkowym podatnik nie osiągnął takich przychodów lub dochodu.

Żaden przepis nie nakazuje podatnikowi, który przestał osiągać przychody z najmu, powiadamiania o tym kierownika urzędu skarbowego. Nie przewiduje też likwidacji najmu, na wzór likwidacji działalności gospodarczej.

Zgodnie z ustawą o podatku zryczałtowanym, jeśli podatnik korzystający wcześniej z opodatkowania najmu w formie ryczałtu nie powiadomi w terminie do 20 stycznia kolejnego roku podatkowego, że rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, oznacza to, że nadal będzie płacił podatek w tej formie. Ryczałt zaś płaci się od faktycznie osiągniętych przychodów.

Jak płacić podatek od najmu na zasadach ogólnych

Choć podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z najmu ma wiele zalet, bo poza niską stawką nie pozbawia np. prawa do rocznego rozliczenia z małżonkiem i umożliwia korzystanie z ulg osobom rozliczającym działalność gospodarczą w formie podatku 19-procentowego, to jego niezaprzeczalną wadą jest brak możliwości obniżenia podstawy opodatkowania o koszty, np. z tytułu remontów.

Jak wiadomo, w wynajmowane lokale, zwłaszcza mieszkalne i nie pierwszej młodości, trzeba sporo inwestować. Wówczas może okazać się, że korzystniejsze jest jednak opodatkowanie najmu na zasadach ogólnych, według skali podatkowej.

Dla przykładu załóżmy, że właściciel mieszkania musi w 2007 roku wymienić okna, na co wyda 6,5 tys. zł. Wówczas z 12 tys. zł uzyskanego przychodu zapłaci: 1020 zł ryczałtu lub od 472,46 zł (gdy jest to jego jedyny dochód opodatkowany według skali podatkowej) do 2,2 tys. zł (gdy inne dochody są na tyle wysokie, że od całego dochodu trzeba zapłacić podatek według stawki 40 proc.).

A jeszcze lepiej zrobi, gdy decydując się na opodatkowanie najmu w 2007 roku według skali podatkowej, przeprowadzi w tym roku remonty w skomasowanej skali. Załóżmy, że wyda na nie 15 tys. zł, wskutek czego poniesie stratę w wysokości 3 tys. zł. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, stratę tę może odliczyć w następnych latach od przychodów z tego samego źródła, w tym mogą to być przychody opodatkowane w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Przyjmijmy, że przychody z najmu w następnych latach pozostaną na tym samym poziomie 12 tys. zł rocznie. Taki podatnik powinien w latach 2008-2009 zdecydować się na ich opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, wówczas bowiem w każdym roku od 12 tys. zł przychodów odejmie po połowie straty z tego roku i zapłaci 892,50 zł ryczałtu.

Rachunek opłacalności

Często z najmem lokali, zwłaszcza użytkowych, wiążą się spore koszty, które mocą umowy zawartej między wynajmującym a najemca obciążają właściciela lokalu, czyli podatnika uzyskującego przychód albo dochód z najmu. W takim przypadku także ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wcale nie musi być lepszą formą opodatkowania od podatku ustalanego według skali podatkowej.

Dla przykładu załóżmy, że podatnik wynajmuje apartament mieszkalny i uzyskuje miesięczny przychód z tego tytułu w wysokości 3 tys. zł. Koszt uzyskania przychodu to 700 zł miesięcznie.

Liczymy podatek przy wyborze opodatkowania w formie ryczałtu. Za pierwszych pięć miesięcy 2007 r. - ryczałt po 255 zł. (3 000 zł razy 8,5 proc.) zł. Za czerwiec: 8,5 proc. od 934 zł i 20 proc. od 2066 zł czyli razem 492,59 zł (79,39 zł plus 413,20 zł). Za drugie półrocze - po 600 zł miesięcznie. Razem 5367,59 zł.

Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych, przy założeniu, że podatnik uzyskuje inne dochody opodatkowane na zasadach ogólnych, ale od sumy dochodów nie przekroczy w 2007 roku granicy 43 405 zł, objętych stawką 19-proc. podatku, podatek wyniesie od 4671,46 zł do 5244 zł.

Może być też sytuacja odwrotna. Na trudnym rynku, gdzie oferta znacznie przewyższa popyt na najem lokali, wielu podatników godzi się wynajmować je nieomalże po kosztach własnych, byle przynajmniej uwolnić się od opłat czynszowych. Także w takim przypadku możliwe jest, że opodatkowanie na podstawie skali podatkowej da niższe zobowiązanie podatkowe niż w wariancie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Załóżmy dla odmiany, że wynajmujący otrzymuje z tytułu umowy najmu mieszkania co miesiąc 550 zł. Koszty z tytułu opłat obciążających właściciela wynoszą 350 zł. Przy ryczałcie trzeba płacić co miesiąc 46,75 zł podatku. W całym 2007 roku da to 561 zł. Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych roczny dochód wyniesie 2,4 tys. zł (12 razy 200 zł miesięcznego dochodu). Jeśli jest to jedyny dochód do opodatkowania, wynajmujący w ogóle nie zapłaci podatku, gdyż dochód jest niższy od kwoty wolnej w 2007 roku od podatku (3013,37 zł). Gdy dochód w całości objęty zostanie stawką 19 proc., podatek wyniesie 456 zł, także więc będzie niższy niż ryczałt. Dopiero gdy cały dochód z najmu opodatkowany zostanie stawką 30-proc. podatku, gdyż podatnik uzyska w 2007 roku także inne dochody opodatkowane według skali, a przekraczające granicę 43 405 zł (podatek 720 zł), ryczałt byłby bardziej opłacalny.

Na tym nie koniec. Kosztem mogącym mieć kluczowy wpływ na ustalenie opłacalności konkretnego sposobu opodatkowania przychodów z najmu może być możliwość skorzystania z amortyzacji. Największe efekty można osiągnąć, stosując amortyzację przyspieszoną i to w przypadku lokali mieszkalnych. W większości takich przypadków opodatkowanie według skali podatkowej będzie dla podatnika korzystniejsze niż ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Załóżmy, że podatnik kupił świeżo wybudowane mieszkanie do wykończenia, ale będące już wyodrębnionym lokalem, za 90 tys. zł. Ponieważ chce je wynajmować, na ulepszenie (wykończenie, dostosowanie do potrzeb najmu) wydał 32 tys. zł. Ponieważ jest to więcej niż 30 proc. wartości zakupu, ma prawo zastosować przyspieszoną amortyzację. Korzystanie z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych będzie tu wątpliwe, bo możliwe do odliczenia koszty związane z amortyzacją zminimalizują lub wyzerują nawet spory przychód. Warto będzie w związku z tym rozważyć zastosowanie nieco niższego niż 10-proc. wskaźnika amortyzacji. Ponieważ wartość początkowa wyniesie 122 tys. zł, przy 10-proc. wskaźniku rocznie w koszty można wliczyć 12,2 tys. zł. Jeśli przychód wynosić będzie 12 tys. zł powstawać będzie strata i amortyzacji nie da się skonsumować kosztowo w całości. Wówczas można zastosować stawkę amortyzacji np. 8,5 proc. lub dowolnie inną, dokładnie dopasowaną do określonej sytuacji. Pamiętając przy tym, że raz ustalona stawka obowiązywać ma przez cały okres jej trwania.

Rozliczenie według skali

Podatnik, który decyduje się płacić podatek od przychodów z najmu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), nie musi o tym zawiadamiać urzędu skarbowego.

Jeśli jednak przedmiotem najmu jest składnik majątku małżeńskiego, a małżonkowie chcą, by przychód ten był w całości rozliczany przez jednego z nich, powinni złożyć w tej sprawie oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego.

W przeciwieństwie do przychodu ewidencjonowanego, który stanowi podstawę ryczałtu z najmu, przychód z najmu rozliczanego na zasadach ogólnych - jak każdy inny przychód opodatkowany na zasadach ogólnych (a więc taki, gdzie podatek wylicza się w zależności od wysokości przychodu według stawki podatku ze skali podatkowej) - daje podatnikowi prawo do pomniejszenia o koszt uzyskania przychodu. Podatnik rozliczający się z najmu na zasadach ogólnych nie musi prowadzić księgi przychodów ani żadnych ewidencji (chyba że rozlicza amortyzację - wówczas konieczne jest zaprowadzenie ewidencji środków trwałych).

Od 1 stycznia 2007 r. w prawie podatkowym obowiązuje nowa definicja kosztów uzyskania przychodów. By wydatki kwalifikować w koszty, dalej trzeba wykazać związek z przychodami. Ale upoważnia do tego nie tylko chęć osiągnięcia przychodu, ale także zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Takiej oceny musi dokonać sam podatnik, decydując się na poniesienie określonych kosztów, bo to na nim w ostateczności spoczywa ciężar tego faktu, skoro wywodzi z niego określone skutki prawne w postaci zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z jednym z orzeczeń NSA, celowość przeznaczenia określonych składników majątkowych do prowadzenia działalności gospodarczej należy do prowadzącego tę działalność. Organ podatkowy może jedynie zakwestionować określone wydatki jako koszty uzyskania przychodów, stosując kryteria wynikające z przepisów prawa.

Przy kwalifikowaniu wydatku w koszty podatkowe trzeba więc stwierdzić, że spełniają one dwa warunki: wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów oraz nie może to być wydatek wymieniony w zamkniętym katalogu negatywnym (art. 23 ustawy PIT).

Koszt uzyskania przychodu

Najistotniejszy koszt, który umożliwia dużą elastyczność w ustalaniu podstawy opodatkowania, wiąże się z amortyzacją. Regulujące ją przepisy dają tu duże pole do popisu, zwłaszcza jeśli podatnik wcześniej tak zaplanuje wydatki, by móc skorzystać z amortyzacji skróconej, np. w związku z nabyciem używanego środka trwałego. Ale na wysokość dochodu wpływ mogą mieć najprzeróżniejsze wydatki. Ich rodzaj i skala zależą od tego, co jest przedmiotem najmu. Zazwyczaj w rozważaniach odnosimy się do najmu lokali mieszkalnych, ale przecież dokładnie te same zasady regulują najem innych lokali (sklep, warsztat, garaż itp.) oraz np. dochodu z tytułu wynajęcia samochodu, dzierżawy nieruchomości itd.

Ponieważ jednak lokale mieszkalne są najpopularniejszym przedmiotem umów najmu i im podobnych, w poradniku tym koncentrujemy się na kosztach związanych bezpośrednio z najmem lokali mieszkalnych.

Rozliczenie małżonków

Trzeba jednak pamiętać, że także przy tej formie podatku, jeśli przedmiotem najmu jest składnik wspólnego majątku małżonków, można skorzystać z prawa do rozliczania całości dochodu osiągniętego z tego źródła przez jednego z nich. Oświadczenie takie o opodatkowaniu całości dochodu osiągniętego z najmu przez jednego z małżonków należy złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został otrzymany pierwszy w roku podatkowym przychód ze wspólnej własności, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy.

Jeśli więc małżonkowie zdecydują się wynająć mieszkanie np. od 25 maja 2007 r., pierwszy przychód (czynsz za pierwszy miesiąc) otrzymają 5 czerwca to oświadczenie o wyborze wariantu opodatkowania całego dochodu przez jednego z nich muszą złożyć do 20 lipca. Jeśli tego nie uczynią, do końca br. muszą rozliczać podatek w myśl zasady - od połowy dochodu każdy z małżonków. Z tym że w 2008 r. uzyskają ponownie prawo do wyboru uproszczonego wariantu. Wówczas oświadczenie o płaceniu podatku przez jednego z nich muszą złożyć do 20 lutego 2008 r.

Opłaty czynszowe

Związek przyczynowo-skutkowy między potrzebą poniesienia wydatków a uzyskanym przychodem łatwo jest wykazać w stosunku do kosztów administrowania lokalem. Zaś żaden przepis art. 23 nie stwarza tu ograniczeń. Oznacza to, że wszystkie wydatki związane z eksploatacją mieszkania, które bezpośrednio obciążają właściciela, są kosztem uzyskania przychodów.

Na marginesie zaznaczmy tylko, że ta reguła kwestionowana jest często przez urzędy skarbowe, gdy przedmiotem najmu jest prywatne mieszkanie w ramach tzw. najmu okazjonalnego. Argumentacja urzędu skarbowego jest wówczas następująca: skoro jest to mieszkanie prywatne, to tego rodzaju wydatki podatnik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest ono, czy nie przedmiotem najmu. Są to więc wydatki osobiste, których za koszt uzyskania przychodu uznać nie można.

O zasadności takiego stanowiska można dyskutować wówczas, gdy przedmiotem najmu jest część mieszkania (domu), choć i wówczas poza stałymi opłatami, niezależnymi od wielkości zużycia czy od liczby mieszkańców, można by dowodzić, że przynajmniej część wydatków eksploatacyjnych stanowi koszt uzyskania przychodu.

Tego rodzaju wątpliwości być nie powinno w przypadku mieszkania wybudowanego w ramach specjalnej ulgi podatkowej czy jakiegokolwiek innego mieszkania, w posiadanie którego podatnik wszedł z zamiarem czerpania korzyści z najmu.

Jedyne ograniczenia, jakie tu mogą się pojawić, wynikać muszą z treści samej umowy najmu. I tak, jeśli z umowy takiej wynikać będzie, iż najemca wnosi wynajmującemu stałą opłatę miesięczną oraz dodatkowo reguluje opłaty licznikowe (gaz, energia elektryczna, woda itp.), to tego rodzaju wydatki ponoszone bezpośrednio przez właściciela mieszkania nie zawsze można uznać za koszt uzyskania przychodu.

Ponadto zazwyczaj poza należnością dla firmy administrującej przynajmniej rachunki za gaz i energię elektryczną dodatkowo obciążają właściciela mieszkania.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem to on bowiem podpisuje (indywidualnie) umowę z dostawcami tych mediów. Jeśli więc właściciel mieszkania płaci dodatkowo za energię (zazwyczaj rachunek co dwa miesiące) i gaz (rachunki często wystawiane są przez inkasentów dość nieregularnie), to do kosztów miesiąca, w którym właściciel opłacił taki rachunek, należy zaliczyć także tego rodzaju wydatki.

Jeśli w umowie najmu przyjmiemy, że opłata czynszowa jest jedynym i kompletnym przychodem (najemca nie wnosi już żadnych innych dodatkowych opłat), opłata ta będzie w całości przychodem wynajmującego, zaś należności przez niego wnoszone na rzecz wspólnoty (spółdzielni lub administratora) będą w całości jego kosztem uzyskania przychodu.

Taki tryb postępowania powinien mieć miejsce zarówno wtedy, gdy z umowy najmu wynika, że opłaty licznikowe obciążają właściciela, jak i wówczas gdy jest to koszt najemcy. W tym drugim przypadku z formalnego punktu widzenia, nawet jeśli rachunki za gaz czy energię elektryczną są wystawione na właściciela mieszkania, a najemca reguluje je sam, kwota do zapłaty powinna być dla właściciela z jednej strony przychodem, a z drugiej kosztem. W takim wariancie otrzymuje on bowiem dodatkowo, poza głównym czynszem, opłatę licznikową, która faktycznie obciąża jego konto.

Trzeba pamiętać, że przychód z najmu powstaje w momencie faktycznego otrzymania pieniędzy od najemcy, a koszt w momencie faktycznego uregulowania należności. Jeśli więc strony umowy przyjmą zasadę, iż opłaty licznikowe najemca wnosi zaliczkowo wraz z główną należnością, a rozliczane są one w momencie otrzymania faktur (rachunków) od dostawców mediów, te zaliczkowe kwoty należy wliczyć do przychodu w dniu ich otrzymania (np. razem z czynszem), zaś rozliczyć w ramach kosztów w dniu zapłaty (daty na potwierdzeniu uregulowania należności). Rzecz jasna, rachunkowe znaczenie ma to wtedy, gdy te daty wypadają w różnych miesiącach.

Wydatki na remont

Jeśli dojdzie do modernizacji lokalu mieszkalnego, a wartość wykonanych prac przekroczy 3,5 tys. zł, nie można tego wydatku wliczyć w koszty. Trzeba bowiem o ten wydatek powiększyć wartość środka trwałego (czyli np. mieszkania), na nowo ustalić miesięczną stawkę amortyzacji i dopiero w ten sposób podatkowo skonsumować ów wydatek. Inaczej jest z remontem. Tu wydatki o dowolnej wysokości można zaliczyć bezpośrednio w koszty. Ponieważ jednak granica między modernizacją a remontem jest dość płynna, kwestia ta budzi ciągłe spory między podatnikami a fiskusem.

Kluczem do całej sprawy jest rozróżnienie między pojęciem remont a przebudowa czy modernizacja. Kiedy mamy do czynienia z remontem, a kiedy z rozbudową lub modernizacją? Niestety, nie ma przepisów, które regulowałyby te kwestie szczegółowo. Dlatego wzorem urzędów skarbowych możemy się tu posłużyć pewnymi kategoriami stosowanymi w statystyce:

przez remont obiektu budowlanego rozumie się wykonanie robót budowlanych polegających na odtwarzaniu (przywracaniu) pierwotnego stanu (technicznego i użytkowego) wykraczających poza zakres konserwacji, niepowodujących jednak zmian w użytkowaniu, przeznaczeniu i konstrukcji tego obiektu. Remont obejmuje również demontaż i ponowny montaż maszyn i urządzeń trwale umiejscowionych. Remont obiektu budowlanego ma na celu doprowadzenie elementów istniejącego obiektu budowlanego, zużytych w czasie użytkowania tego obiektu, do odpowiedniego stanu technicznego, zgodnie z dotychczasowym przeznaczeniem, lub wymianie tych elementów na inne dla przywrócenia warunków użytkowania tego obiektu;

przez modernizację obiektu budowlanego rozumie się wykonanie w istniejącym obiekcie robót budowlanych, w wyniku których uzyskuje się przynajmniej jeden z niżej wymienionych efektów: zmiana charakteru (przeznaczenia) modernizowanego obiektu, przystosowanie do zmienionych warunków użytkowania, obniżenie kosztów eksploatacji bądź poprawę jakości usług czy procesów produkcyjnych prowadzonych w tym obiekcie.

Wydatek na sprzęty i meble

W przypadku zakupu mebli oraz innych składników wyposażenia mieszkania przeznaczonego pod wynajem łatwo można wykazać związek przyczynowo-skutkowy uprawniający do uznania zakupu za koszt uzyskania przychodu. Gdyby nie wydatek na takie sprzęty, nie byłoby przychodu z najmu.

Nie jest regułą, iż wynajmuje się mieszkanie w pełni umeblowane. Przepisy kodeksu cywilnego oraz innych ustaw, np. ustawy o ochronie praw lokatorów, nie zawierają tu żadnych ograniczeń. Strony umowy najmu mają pełną swobodę, by w tej materii zapisać taką umowę dowolną treścią. Zazwyczaj zresztą jest tak, że im większe mieszkanie, tym częściej umowa najmu dotyczy wynajęcia lokalu pustego, gdyż najemca (lokator) zazwyczaj posiada już własny majątek potrzebny do zagospodarowania takiego lokalu. Tak więc próby ograniczania praw podatników w zakresie wliczania w koszty najmu wydatków na meble i wyposażenie nie mają żadnych podstaw prawnych.

By uniknąć tych kontrowersji, kwestię tę można rozwiązać inaczej. Nie ma formalnych przeszkód, by umowa najmu dotyczyła wyłącznie samego lokalu mieszkalnego (bez umeblowania i wyposażenia). Natomiast na okoliczność zakupu mebli i wszelkiego sprzętu, w tym nawet tak niestandardowego, jak np. drogie urządzenia typu audio-wideo czy sprzęt komputerowy ze stałym łączem internetowym, zawrzeć drugą umowę, np. dzierżawy.

Wówczas poza dyskusją pozostanie kwestia zaliczania w koszty wydatków na zakup takiego sprzętu. Gdy jego wartość jednostkowa nie przekracza 3,5 tys. zł, można wliczyć go bezpośrednio w koszty, a gdy przekracza, wlicza się go do kosztów za pośrednictwem amortyzacji, ale według stawek przewidzianych dla tej grupy środków, np. według rocznej stawki amortyzacji 30 lub 60 proc. dla sprzętu komputerowego, a nie 1,5 proc. jak to dotyczy mieszkania.

Kto i kiedy płaci VAT od najmu

Najem, i to zarówno opodatkowany w formie ryczałtu, jak i na zasadach ogólnych, jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Co prawda, najem na cele mieszkalne z tego podatku jest zwolniony, dlatego większość osób osiągających przychody z tytułu najmu mieszkań lub domów w ogóle nie musi sobie VAT-em zawracać głowy. Jednak zupełnie inaczej jest, gdy przedmiotem najmu jest (wyłącznie lub dodatkowo) lokal o charakterze niemieszkalnym.

Zwolnienia z podatku

Najem na cele niemieszkalne jest objęty podstawową, 22-proc. stawką podatku od towarów i usług. Jednak podatnik, który świadczy takie usługi, nie musi być od razu podatnikiem VAT. Jak każda inna osoba, której przepisy ustawy o tym podatku dotyczą, może skorzystać ze zwolnienia, tzw. zwolnienia podmiotowego.

Mówiąc najkrócej i najogólniej, zwolnienie podmiotowe z VAT polega na możliwości niepłacenia tego podatku, jeśli przychód z czynności podlegających VAT nie przekracza w roku podatkowym 10 tys. euro. Obecnie jest to 39,7 tys. zł.

Trzeba jednak przy tym pamiętać, że u podatników, którzy rozpoczynają wykonywanie czynności podlegających podatkowi od towarów i usług, i korzystają ze zwolnienia podmiotowego, ów limit 10 tys. euro, ustala się proporcjonalnie do upływu roku. Dla osób rozpoczynających więc wykonywanie czynności podlegających VAT np. od 1 października 2007 r. jest to 1/4 tego limitu, czyli 9925zł.

Łącząc więc najem lokali mieszkalnych z inną działalnością nie korzystającą ze zwolnienia z VAT o charakterze przedmiotowym, np. z najmem lokali na cele niemieszkalne, podatnik może więc pozostać podatnikiem VAT biernym (korzystającym z tzw. zwolnienia podmiotowego).

Tacy podatnicy mogą jednak złożyć zgłoszenie rejestracyjne. Dotyczy to przypadku, gdy nie chcą korzystać ze zwolnienia (rezygnują z niego dobrowolnie). W praktyce zdarza się to wtedy, gdy najemca koniecznie chce otrzymywać faktury VAT albo wynajmujący chce pomniejszać podatek należny o naliczony przy zakupach stanowiących koszt uzyskania przychodu z najmu.

Podatnicy mogą też utracić prawo do zwolnienia podmiotowego. Stanie się to wtedy, gdy wartość sprzedaży u podatników zwolnionych od podatku przekroczy kwotę równowartości 10 tys. euro. Lub odpowiednio niższą - gdy podatnik rozpoczął wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu w trakcie roku. Zwolnienie traci wówczas moc w momencie przekroczenia kwoty niższej, ustalonej w proporcji do okresu czasu, który zostanie do końca roku.

Wówczas obowiązek podatkowy powstaje z momentem przekroczenia kwoty limitu, a opodatkowaniu podlega nadwyżka sprzedaży ponad tę kwotę.

Warto tu jeszcze dodać, że podatnik, który utracił prawo do zwolnienia od podatku lub zrezygnował z tego zwolnienia, może dopiero po upływie trzech lat, licząc od końca miesiąca, w którym utracił prawo do zwolnienia lub zrezygnował z tego zwolnienia, ponownie skorzystać z takiego zwolnienia.

Rejestracja VAT

Podatnicy wykonujący czynności podlegające przepisom ustawy o VAT są obowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne. Składa się je na formularzu VAT-R.

Z tym, że tacy podatnicy, którzy są zwolnieni z podatku - w związku z wykonywaniem wyłącznie usług przedmiotowo zwolnionych z VAT (np. wyłącznie najmu na cele mieszkaniowe) lub korzystający ze zwolnienia podmiotowego z racji nieprzekroczenia obrotu o równowartości 10 tys. euro - mogą, ale nie muszą złożyć zgłoszenie rejestracyjne.

Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako podatnika VAT czynnego lub w przypadku podatników, którzy nie muszą się zarejestrować, ale rejestrują się i dalej będą korzystać ze zwolnienia z podatku - jako podatnika VAT zwolnionego.

Gdy podatnicy zwolnieni utracą prawo do zwolnienia albo z niego zrezygnują, a wcześniej nie zarejestrowali się jako podatnicy zwolnieni (nie złożyli VAT-R), muszą natychmiast dokonać takiej rejestracji. Zaś podatnicy już zarejestrowani jako podatnicy zwolnieni muszą w takiej sytuacji dokonać aktualizacji zgłoszenia (także składając VAT-R) - albo przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż zwolnione od podatku, albo przed dniem rozpoczęcia sprzedaży (w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej sprzedaży), albo przed dniem, w którym utracą prawo do zwolnienia (w przypadku utraty tego prawa). Natomiast gdy podatnik sam rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego - przed początkiem miesiąca, w którym zrezygnuje z tego zwolnienia.

Wówczas naczelnik urzędu skarbowego przeniesie ich z rejestru podatników VAT zwolnionych do rejestru podatników VAT czynnych.

Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny jest obowiązany umieszczać numer identyfikacji podatkowej na fakturach.

Ewidencje i faktury

Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT, a więc np. wynajmujący lokal wyłącznie na cele mieszkalne, nie muszą prowadzić żadnej ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług. Nie muszą też wystawiać faktur VAT (jeśli najemca tego sobie życzy, wystawiają zwykłe rachunki).

Czynni podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Podatnicy zwolnieni od tego podatku podmiotowo (w związku z obrotami niższymi niż 10 tys. euro), np. wynajmujący lokal i na cele mieszkalne, i niemieszkalne, są obowiązani prowadzić co najmniej ewidencję sprzedaży VAT (w której dokumentują wystawiane przez siebie faktury oraz wszelką inną sprzedaż).

Jeśli chcą dokonywać obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy zakupach, muszą też zaprowadzić ewidencję zakupów VAT.

A gdy dokonują pomniejszeń podatku należnego o podatek naliczony w związku z zakupami trwałych składników (środków trwałych), muszą dodatkowo prowadzić ewidencję zakupów inwestycyjnych VAT.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub prowadzi ją w sposób nierzetelny, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określa wartość niezaewidencjonowanej sprzedaży w drodze oszacowania i ustala podatek przy zastosowaniu stawki 22 proc., bez prawa obniżenia kwoty podatku należnego.

Czynni podatnicy wystawiają też najemcom fakturę VAT - niezależnie od tego, czy dokumentuje ona najem na cele mieszkalne czy niemieszkalne. W pierwszym przypadku zamiast stawki podatku wpisują słowo zwolniona, w drugim - 22 proc.

Jeśli najemca nie chce faktury, podatnik powinien udokumentować kwotę otrzymaną tytułem najmu w ewidencji sprzedaży VAT, w części przeznaczonej na rozliczanie sprzedaży bezrachunkowej.

Deklaracje i podatek

Podatnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, co do zasady są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.

Natomiast mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Na podstawie ewidencji VAT podatnicy dokonują ustalenia wysokości podatku oraz wypełniają deklaracje na podatek: miesięczne VAT-7 lub kwartalne VAT-7K.

W razie stwierdzenia, że podatnik w złożonej deklaracji podatkowej wykazał kwotę zobowiązania podatkowego niższą od kwoty należnej, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określa wysokość tego zobowiązania w prawidłowej wysokości oraz ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty zaniżenia tego zobowiązania.

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z Ordynacją podatkową jest to pięć lat, licząc od końca roku, w którym był obowiązek dokonania rozliczenia z fiskusem. jeśli więc rzecz idzie o faktury wystawione np. w grudniu 2007 r., gdy obowiązek rozliczenia jest 25 stycznia 2008 r., będzie to 31 grudnia 2013 r.

Mały podatnik

Generalnie mały podatnik to podatnik podatku od towarów i usług, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 800 tys. euro.

Mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń w zakresie VAT polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Mówiąc wprost, mały podatnik ma możliwość kwartalnego rozliczania się z fiskusem z podatku VAT.

By jednak z tego prawa skorzystać, podatnik VAT musi wcześniej na piśmie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego - w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę (zwaną też metodą kasową).

Mały podatnik, który zaczął już korzystać z kasowej metody rozliczeń, sam nie może z niej jednak zrezygnować wcześniej niż po upływie 12 miesięcy, w trakcie których rozliczał się tą metodą. O rezygnacji z metody kasowej także musi na piśmie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego - w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę.

Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, mogą ponownie składać deklaracje podatkowe za okresy miesięczne, nie wcześniej jednak niż po upływie czterech kwartałów, w których rozliczali się za okresy kwartalne, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do ostatniego dnia kwartału, za który będzie składana ostatnia kwartalna deklaracja podatkowa.

Podatnicy, którzy utracili prawo do stosowania metody kasowej, tracą prawo do składania deklaracji podatkowej za okresy kwartalne, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie kwot powodujących utratę do korzystania z uprawnień małego podatnika.

Oczywiście żadnych deklaracji dotyczących rozliczeń nie składają podatnicy zwolnieni od podatku w związku z tym, że wykonują wyłącznie czynności z podatku zwolnione (korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub zajmujący się wyłącznie czynnościami zwolnionymi z podatku przedmiotowo).

Oświadczenia

FORMALNOŚCI W URZĘDZIE SKARBOWYM

Najem w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Wpłaty:

jeśli podatnik nie korzysta z wariantu kwartalnego, wpłaty na ryczałt do 20 dnia następującego po miesiącu, którego rozliczenie dotyczy (np. do 20 lutego za styczeń, do 20 marca za luty itd.), a do 31 stycznia (w terminie złożenia zeznania rocznego) za grudzień,

gdy podatnik zawiadomi do 20 stycznia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze kwartalnego trybu opłacania ryczałtu, wpłaty za I kwartał dokonuje do 20 kwietnia, za II kwartał do 20 lipca, za III kwartał do 20 października, a za IV kwartał do 31 stycznia (w terminie złożenia zeznania rocznego).

Formularze:

wpłatom podatku w trakcie roku nie towarzyszy obowiązek składania formularzy podatkowych,

rozliczenie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za cały rok następuje w ramach PIT-28.

FORMALNOŚCI W URZĘDZIE SKARBOWYM

Najem na zasadach ogólnych

Wpłaty:

ln zaliczki na podatek co miesiąc płatne do 20 następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (do 20 lutego za styczeń, 20 marca za luty itd.), a za grudzień zaliczka do 20 grudnia w wysokości zaliczki za listopad.

do 30 kwietnia następnego roku w ramach rocznego rozliczenia wraz ze wszystkimi dochodami podlegającymi opodatkowaniu na podstawie tabeli podatkowej ewentualna nadwyżka podatku należnego nad sumą wpłaconych zaliczek.

Formularze:

od 1 stycznia 2007 r. w trakcie roku podatkowego wpłatom zaliczek nie towarzyszy już składanie deklaracji (poprzednio PIT-5)

do 30 kwietnia następnego roku składa się wspólne zeznanie podatkowe dotyczące wszystkich dochodów podlegających opodatkowaniu na podstawie tabeli podatkowej (PIT-36).

EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl