Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

Etapy procedury zamówienia publicznego z wolnej ręki

Tryb zamówienia z wolnej ręki stanowi, przede wszystkim ze względu na brak konkurencji wśród potencjalnych wykonawców, szczególną formę udzielenia zamówienia publicznego

Zamawiający powinien w szczególnie wyczerpujący sposób udokumentować zarówno zaistnienie przesłanek umożliwiających jego zastosowanie jak i spełnienie przez wykonawcę biorącego udział w postępowaniu warunków formalno – prawnych wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych.

Negocjacje z wykonawcą

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Wymóg przeprowadzenia negocjacji z wykonawcą wynika z art. 66 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wskazany przepis nie oznacza jednak braku możliwości zmiany wykonawcy, z którym prowadzone są negocjacje jeżeli w ich trakcie strony nie osiągną porozumienia odnośnie warunków wykonania przedmiotu zamówienia. Zmieniając wykonawcę, z którym prowadzone są negocjacje zamawiający musi udowodnić, że nadal spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek określonych w art. 67 ust. 1 pkt. 1- 7 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przed rozpoczęciem procedury zamówienia z wolnej ręki należy w sposób wyczerpujący udokumentować zaistnienie co najmniej jednej z okoliczności zawartych w art. 67 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Udokumentowanie w zależności od charakteru okoliczności determinujących zastosowanie tego trybu może przybierać różne formy. Najczęściej występujące to notatka przedstawiciela zamawiającego opisująca stan faktyczny sprawy lub oświadczenie podmiotu zewnętrznego np. że zachodzi konieczność natychmiastowego usunięcia zagrożenia budowlanego. Możliwe jest również wykorzystanie oświadczenia wykonawcy zamówienia, w którym potwierdzi, że ma wyłączne prawo do realizacji jego przedmiotu np. ze względu na posiadane prawa wyłączne. Warto zauważyć, że udzielenie gwarancji na zainstalowane u zamawiającego urządzenia, co do zasady nie stanowi przesłanki wystarczającej do uznania, iż podmiot udzielający gwarancji ma wyłączne prawo np. do rozbudowy dodatkowej ilości urządzeń.

Przypominam, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym Prezes Urzędu Zamówień Publicznych nie wydaje już decyzji zatwierdzających zastosowanie tego trybu. Decyzja o wszczęciu zamówienia z wolnej ręki należy do wyłącznej prerogatywy zamawiającego. Jednie w przypadku zamówienia o wartości powyżej progów określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest poinformować Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu procedury z wolnej ręki. Zawiadomienie musi zostać przesłane w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania.

Zakres zamówienia

Po podjęciu decyzji o zastosowaniu trybu zamówienia z wolnej ręki zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego poprzez skierowanie do wykonawcy zaproszenia do negocjacji. Ustawa Prawo zamówień publicznych nie określa terminu wyprzedzenia z jakim wykonawca powinien zostać poinformowany o wyznaczeniu terminu negocjacji. Może to być termin uzgodniony uprzednio przez strony w trybie roboczym. Zaproszenie do negocjacji powinno zawierać możliwie precyzyjnie sporządzone materiały wyjściowe, które będą stanowić podstawę prowadzonych negocjacji.

W szczególności zamawiający powinien przekazać wykonawcy zaproszonemu zakres przedmiotowy udzielanego zamówienia (w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki opis przedmiotu zamówienia zawarty w zaproszeniu do negocjacji nie musi wyczerpywać norm wskazanych w art. 29 ust. 1 – 3 ustawy Prawo zamówień publicznych). Zamawiający może wraz z zaproszeniem do negocjacji przekazać wykonawcy zaproszonemu również istotne postanowienia umowy, projekt lub wzór umowy o wykonanie zamówienia publicznego. Możliwe jest również zwrócenie się do wykonawcy zaproszonego aby podczas prowadzonych negocjacji przedstawił swoją propozycję umowy.

Wszczęcie postępowania

Skierowanie zaproszenia do negocjacji uważane jest za formalne wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki. Najistotniejsze konsekwencje formalnego wszczęcia postępowania to:

● możliwość jego unieważnienia jedynie w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 pkt. 1- 7 ustawy Prawo zamówień publicznych,

● w przypadku postępowań o wartości przekraczającej kwoty określone na podstawie art. 11 ust. 8 dla dostaw i usług, zawiadomienie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o prowadzonej procedurze zamówienia z wolnej ręki.

Obowiązek zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w trybie z wolnej ręki dotyczy również zamówień dodatkowych lub uzupełniających.

Zaproszenie do negocjacji musi zawierać katalog dokumentów, które zobowiązany będzie przedstawić wykonawca zaproszony do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie z wolnej ręki.

W przypadku zamówień poniżej tzw. progów unijnych wystarczającym jest wymóg zażądania od wykonawcy przedstawienia oświadczeń o:

● spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (określonych w art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych – w trybie zamówienia z wolnej ręki bez względu na jego wartość nie ma potrzeby dookreślania tych ogólnych warunków przez zamawiającego),

● braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu (art. 24 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych).

W przypadku zamówień powyżej progów unijnych zamawiający zobowiązany jest wymagać, co najmniej przedstawienia dokumentów określonych w art. 2 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226 poz. 1817).

Dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków udziału w powstępowaniu powinny zostać przedstawione najpóźniej w dniu zawarcia umowy – ale przed jej podpisaniem. Zamawiający powinien zadbać aby osoby ze strony wykonawcy, które przybędą na negocjacje posiadały stosowne pełnomocnictwa lub umocowanie wynikające bezpośrednio z właściwego dla wykonawcy rejestru. W przypadku braku pełnomocnictwa powinno ono zostać potwierdzone najpóźniej w dacie zawarcia umowy o wykonanie zamówienia publicznego.

Negocjacje prowadzone z uprzednio zaproszonym wykonawcą mogą obejmować wszystkie elementy zamówienia publicznego w tym cenę jego realizacji. Strony procesu negocjacji nie są ograniczone żadnymi wymogami odnośnie ilości posiedzeń negocjacyjnych.

Protokół i umowa

Warto jednak sporządzić z każdego posiedzenia negocjacyjnego protokół zawierający istotne dla realizacji zamówienia ustalenia oraz ewentualny zakres rozbieżności pomiędzy stronami. Protokoły powinny zostać podpisane przez uczestników posiedzenia negocjacyjnego.

Umowa o wykonanie zamówienia publicznego zawierana po przeprowadzeniu postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki nie musi być poprzedzona przekazaniem przez wykonawcę formalnej oferty – wystarczającym są ustalenia poczynione w trakcie negocjacji. Umowa może być zawarta niezwłocznie po uzgodnieniu wszystkich warunków realizacji zamówienia publicznego i przedstawienia przez wykonawcę wszystkich wymaganych przez zamawiającego dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub innych wymaganych załączników wynikających np. z postanowień uprzednio uzgodnionego wzoru umowy (przykładowo: harmonogramu realizacji zamówienia, polis ubezpieczeniowych, dowodu wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy).

Zamawiający musi pamiętać o wynikającym z ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązku niezwłocznego zamieszczenia (w Biuletynie Zamówień Publicznych) lub przekazania (do Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich) ogłoszenia o zawarciu umowy o wykonanie zamówienia publicznego. Ustawa nie określa jak należy interpretować termin „niezwłocznie” - wydaje się, że termin do 3 dni od zawarcia umowy nie powinien stanowić naruszenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Obowiązek zawiadomienia prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w trybie z wolnej ręki dotyczy również zamówień dodatkowych lub uzupełniających

Marek Okniński