Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH. OUTSOURCING

Gdy pracownik udaje się w podróż służbową

TEMAT TYGODNIA
Gdzie zaczyna się delegacja
Jakie wydatki za przejazd pokrywa pracodawca
Czy można zmusić pracownika do podróżowania jego samochodem
Czy tylko nocleg w hotelu jest opłacany przez przedsiębiorstwo
Zasadą jest, że pracownik wykonuje swoje obowiązki w miejscu pracy, które określa umowa o pracę. Jak doskonale wiadomo, niekiedy jednak zachodzi potrzeba wykonania określonego zadania poza stałym miejscem pracy. W takiej sytuacji pracodawca deleguje pracownika w podróż służbową, któremu z tego tytułu przysługują określone należności. Gdy pracownik podróżuje na obszarze kraju, ma prawo do diety oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych uzasadnionych wydatków. Wywiązanie się z tego wobec pracownika nie jest tylko dobrą wolą pracodawcy, ale jego obowiązkiem. Może natomiast, jeśli chce, zwrócić więcej niż to wynika z przepisów. Jednak uwaga! nie zawsze może to okazać się korzystne dla pracownika.
Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Należności z tytułu podróży
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych.
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 236, poz. 1990).
Przepisy tego rozporządzenia określają w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków związanych z podróżą służbową. Poza pracownikami zatrudnionymi w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej, przepisy tego aktu mają także zastosowanie do pracowników, w stosunku do których nie uregulowano odmiennie tych kwestii w wewnętrznych regulacjach płacowych.
Pozostali pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników mogą określać w zakładowych regulacjach płacowych, a mianowicie w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach wynagradzania albo w umowach o pracę zawieranych z pracownikami, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Swoboda pracodawcy jest jednak ograniczona. Postanowienia układowe, regulaminowe lub umowne nie mogą bowiem ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju (także poza granicami kraju) w wysokości niższej niż dieta przewidziana dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, podróżującego na obszarze kraju. Gdyby jednak pracodawca ustalił dietę niższą, pracownik ma prawo do wyrównania jej kwoty do wysokości określonej w przytoczonym rozporządzeniu.
WARTO WIEDZIEĆ
Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie u pracodawców, którzy nie uregulują w zakładowych regulacjach płacowych odmiennych warunków rozliczenia się z pracownikami delegowanymi w podróż służbową.
Pracownik ma wykonać określone zadanie
Zadanie służbowe, w celu wykonania którego pracownik delegowany jest w podróż służbową, może należeć, i na ogół należy, do zakresu czynności wynikającego z zajmowanego przez niego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, choć nie zawsze musi pozostawać z nimi w bezpośrednim związku.
Zadanie takie wymaga pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien, krótszy lub dłuższy czas. Wskazuje zatem na incydentalność podróży służbowej i tymczasowość pobytu w miejscu wykonywania zadania. Nie każde jednak wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową.
Stałe miejsce pracy
Jak była mowa wyżej, stałe miejsce pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy, choć często jest ono określane poprzez wskazanie adresu pracodawcy lub jednej z jego jednostek organizacyjnych, np. oddziału zakładu. Jednakże miejsce pracy może być także zmienne, gdy charakter wykonywanej pracy wymaga od pracownika dużej mobilności lub częstego przemieszczania się, np. od kierowców, przedstawicieli handlowych, osób zajmujących się akwizycją.
Przepis art. 29 par. 1 k.p. nie wymaga bowiem, aby strony uzgodniły jedno stałe miejsce świadczenia pracy. Nie określa także sposobu ustalenia miejsca wykonywania pracy. Nie musi więc być to lokal lub pomieszczenie albo posesja mające stały adres i znajdujące się w jednej miejscowości. Jeżeli zatem uzasadnia to rodzaj pracy, może ono obejmować pewną zamkniętą przestrzeń poza granicami administracyjnymi jednej miejscowości. W takim przypadku za miejsce pracy przyjmuje się na ogół określony obszar terytorialny, zakreślony granicami administracyjnymi, np. miasta, powiatu czy gminy albo też umownie określony region. W każdym jednak przypadku, gdy miejsce stałej pracy nie jest związane z siedzibą pracodawcy, powinno być one wyraźnie określone w umowie o pracę.
WARTO WIEDZIEĆ
Nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie zadań w tych miejscowościach, a ich wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik.
Zadaniowy czas pracy
Ponieważ określenie miejsca wykonywania pracy, które nie jest związane z siedzibą pracodawcy lub jedną z jego jednostek organizacyjnych, mogłoby prowadzić niekiedy do obchodzenia przepisów o podróżach służbowych i przerzucania części kosztów pracy na pracownika, uzasadnione jest pytanie, jak szeroką przestrzeń można traktować jako prawidłowo uzgodnione miejsce wykonywania pracy.
Przepis art. 140 k.p., który zezwala na określenie czasu pracy wymiarem zadań pracownika, wymaga jednocześnie, by zadania te były ustalone w taki sposób, aby pracownik mógł je wykonać w czasie wyznaczonym przez powszechnie obowiązujące normy czasu pracy (dobową i tygodniową).
Oznacza to, że miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy (ewentualnie w przyjętym okresie rozliczeniowym).
PRZYKŁAD Do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty do spraw kontaktów z kontrahentami należy wykonywanie pracy polegającej na pozyskiwaniu klientów z terenu kilku miejscowości, które zostały wymienione w umowie o pracę, jako uzgodnione z pracodawcą, miejsce wykonywania pracy. Pracownik sam podejmuje decyzje o tym, kiedy i gdzie będzie świadczył pracę oraz rozlicza się z wykonanych przez siebie zadań po każdym miesiącu kalendarzowym. W przytoczonej sytuacji wykonywanie zadań polegających na pozyskiwaniu klientów przez pracownika w różnych miejscowościach wyliczonych w umowie o pracę nie wymaga konieczności ich konkretyzacji poleceniami pracodawcy. Dla pracownika podróżą służbową będzie polecenie wykonania zadania (pozyskania klienta) z miejscowości znajdującej się poza obszarem ustalonym jako miejsce wykonywania pracy, a więc niewymienionej przez pracodawcę.
Na polecenie pracodawcy
Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, będące jednocześnie dokumentem, na podstawie którego ewidencjonuje się i rozlicza podróż służbową. Polecenie wyjazdu służbowego musi mieć formę pisemną. W praktyce najczęściej tzw. delegacja wydawana jest pracownikowi na gotowych drukach, ale nie ma również przeszkód, by na potrzeby własnej firmy stworzyć wewnętrzny druk polecenia wyjazdu.
Przepisy stawiają jednak określone wymagania co do treści tego dokumentu. Powinien on bowiem określać termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, a także miejsce będące celem podróży i środek lokomocji, jakim pracownik ma podróżować. Polecenie wyjazdu musi być zatem skonkretyzowane, co wyłącza traktowanie go w sposób generalny.
WARTO WIEDZIEĆ
Pracownik powinien dołączyć do delegacji dokumenty potwierdzające fakt poniesienia określonych wydatków i ich wysokość. Obowiązek ten nie dotyczy biletów PKP i PKS, które pracownik może jednak załączyć na prośbę pracodawcy.
Pracownik rusza w trasę
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Miejscem tym może być zarówno miejsce zamieszkania pracownika lub jego pobytu, jak i miejsce pracy.
Czas przebywania w delegacji należy zatem liczyć, albo od chwili wyjścia z domu, albo opuszczenia miejsca pracy. Ustalenia w tym zakresie są bardzo istotne, gdyż wpływają na wysokość przysługujących pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej.
Zwrot kosztów przejazdu
Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na miejsce, do którego został on delegowany. Może on nastąpić jako całkowity zwrot kosztów albo jako ryczałt. Pracodawca zwraca pracownikowi koszty na podstawie biletu, za który zapłacił pracownik. Oznacza to, że zwrotowi podlegają wydatki, jakie rzeczywiście poniósł pracownik, a więc, jeżeli korzysta on np. z 30-proc. ulgi na przejazdy, to w cenie biletu uwzględnia się tę ulgę i to niezależnie od tego, z jakiego tytułu ona przysługuje.
Należy pamiętać, że wybór środka lokomocji w celu odbycia podróży nie zależy od uznania pracownika, lecz od decyzji pracodawcy. Pracownik nie może na przykład samowolnie podróżować pociągiem ekspresowym, tłumacząc to krótszym czasem podróży. Musi on bowiem uzyskać zgodę pracodawcy na podróżowanie danym środkiem lokomocji. Jedynie wyjątkowe okoliczności mogą uzasadniać zmianę tego środka bez zgody pracodawcy.
Pracownik może odbyć podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku potrzebna jest jednak zgoda pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, że pracownik nie decyduje sam o środkach lokomocji, jakimi ma podróżować, ale każdorazowo określa je pracodawca.
Podróż własnym samochodem
Korzystanie z własnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej nie jest obowiązkiem pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może zmusić go do korzystania z własnego pojazdu w celach służbowych, nawet jeżeli wie, że pracownik dysponuje samochodem. Byłoby to bowiem przekroczeniem kompetencji pracodawcy, który nie ma prawa do rozporządzania własnością pracownika.
Możliwość wykorzystania własnego pojazdu w celach służbowych stanowi jedynie alternatywę dla odbycia przez pracownika podróży, w sposób dla niego najdogodniejszy. Dlatego to pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy, a ten jedynie wyraża w tej sprawie zgodę.
W celach służbowych pracownik może korzystać z pojazdu niebędącego jego własnością. Może być zatem jego współwłaścicielem lub użytkownikiem albo odbyć podróż służbową samochodem pożyczonym. Istotne jest tylko to, aby pojazd nie był własnością pracodawcy.
Wyliczanie „kilometrówki”
Pracownik podróżujący samochodem, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy, ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu. Stawkę tę ustala pracodawca, a jeżeli nie została ona określona w wewnętrznych przepisach płacowych, obowiązuje stawka wynikająca ze wspomnianego rozporządzenia.
Wyliczona w ten sposób kwota stanowi rekompensatę wszystkich kosztów dojazdu na miejsce podróży oraz z powrotem, poniesionych przez pracownika. Bywa jednak tak, że pracownik w związku z podróżą służbową ponosi także inne koszty, związane np. z opłatą za przejazd autostradą czy opłaty parkingowej lub opłaty związanej z postojem w strefie ograniczonego postoju.
Mając na uwadze zasadę, że pracodawca powinien w całości zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty podróży, także wymienione wyżej wydatki winny podlegać zwrotowi. Ich poniesienie powinno być jednak uzasadnione, gdyż niecelowe wydatki nie obciążają pracodawcy.
WARTO WIEDZIEĆ
Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty związane z uiszczeniem opłaty przejazdu autostradą, jeżeli musi je ponieść, by dotrzeć do miejsca przeznaczenia podróży, a także opłaty parkingowe, jeżeli korzystanie z parkingu jest konieczne. Zwrotowi nie podlegają natomiast mandaty za przekroczenie prędkości lub niewłaściwe parkowanie, gdyż są to kary za nieprzestrzeganie przepisów o ruchu drogowym.
Rozliczanie kosztów podróży
Wykorzystywanie prywatnego samochodu w celach służbowych może mieć swoje minusy. Nie zawsze bowiem zwrot poniesionych kosztów nastąpi w pełnej wysokości.
Ma to miejsce wówczas, gdy wydatki związane z podróżą przekraczają iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr, określoną w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002 r. Wynikająca z takiego przeliczenia nadwyżka podlega bowiem opodatkowaniu, a nadto potrącana jest od niej składka na ubezpieczenie społeczne.
Wprawdzie diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika objęte są zwolnieniem od podatku, jednak zwolnienie to ma charakter limitowany. Wymienione należności nie podlegają bowiem opodatkowaniu, jedynie do wysokości określonej w przepisach odrębnych ustaw lub przepisach odpowiednich rozporządzeń. Jeżeli zaś należności pracownika z tytułu podróży służbowej są wyższe od kwot ustalonych zgodnie ze stosownymi przepisami, nadwyżka ponad te kwoty podlega opodatkowaniu.
PRZYKŁAD Pracownik, korzystając z własnego samochodu, którego pojemność skokowa wynosi 1600 cm3, odbył podróż służbową do miejscowości X. Pokonując drogę do tej miejscowości oraz powrotną, przejechał 350 km (175 km w jedną stronę). Pracownik wydał ponadto 10 zł za korzystanie z płatnej autostrady oraz 35 zł tytułem korzystania z płatnego parkingu i parkometrów. W przytoczonej sytuacji zwrot kosztów podróży służbowej obejmować będzie kwotę:
0,7846 x 350 km = 274,61zł za przejazd do miejscowości X i powrót
10 zł opłata za korzystanie z płatnej autostrady
35 zł opłaty za korzystanie z płatnego parkingu i parkometrów. Łącznie z tytułu podróży pracownikowi przysługiwać będzie 319,61zł. Jednakże dla pracownika jedynie kwota 274,61 zł, stanowiąca iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, nie będzie przychodem ze stosunku pracy. Pozostała kwota w wysokości 45 zł stanowić będzie jego przychód, który należy doliczyć do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, i który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Pracownik nie otrzyma zatem pełnej kwoty 45 zł, lecz pomniejszoną o należne składki i podatek.
Przejazdy komunikacją miejską
Podróż służbowa pociąga za sobą nie tylko koszty związane z dotarciem do miejsca przeznaczenia oraz z drogą powrotną. Często bowiem bywa tak, że pracownik delegowany do określonej miejscowości musi się jeszcze po niej poruszać i dlatego ma on również prawo do zwrotu przejazdu środkami komunikacji miejskiej.
Zwrotu przedmiotowych kosztów pracodawca może dokonać dwojako albo w wysokości rzeczywiście poniesionych wydatków udokumentowanych, np. biletami, albo też w formie ryczałtowej, wypłacając pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży kwotę odpowiadającą 20 proc. diety, czyli aktualnie 4,20 zł. Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów przejazdu, np. zakwaterowany jest w miejscu pobytu podróży.
PRZYKŁAD Pracownik oddelegowany w podróż służbową w związku z prezentacją produktów firmy na targach organizowanych w mieście X ma zatrzymać się w hotelu, który jest znacznie oddalony od miejsca stanowiącego cel podróży. Aby tam dotrzeć, musi korzystać z tramwajów, i to z dwukrotną przesiadką. Koszty związane z poruszaniem się po mieście przekroczą kwotę odpowiadającą 20 proc. diety. W takim przypadku pracownik może wnioskować o zwrot poniesionych kosztów w pełnej wysokości. Aby jednak otrzymać pełną kwotę poniesionych z tego tytułu wydatków, musi on zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o rozliczenie ich w tej formie, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę. Pracownik jest ponadto zobowiązany udokumentować te wydatki biletami lub rachunkami, np. za korzystanie z taksówek.
Zwrot kosztów noclegu
Pracownik przebywający w podróży dłużej niż dzień ponosi koszty związane z noclegiem, chyba że jest oddelegowany do miejscowości, w której mieszka albo może codziennie powracać do miejsca zamieszkania.
Podobnie jak koszty związane z korzystaniem z komunikacji miejskiej, tak i wydatki związane z noclegiem mogą być zwracane pracownikowi w pełnej wysokości, wynikającej z przedłożonych rachunków albo w formie ryczałtowej.
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów udokumentowanych rachunkiem. Natomiast pracownikowi, któremu pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył stosownego rachunku, wypłaca się ryczałt stanowiący 150 proc. diety, który od 1 marca br. wynosi 31,50 zł. Przepisy zakładowe mogą przewidywać ryczałt na wyższym poziomie.
Prawo do ryczałtu uzależnione jest od tego, czy pracownik mógł wypoczywać. Przysługuje on bowiem za nocleg, który trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7. Zwrot kosztów z tego tytułu nie przysługuje za czas, w którym pracownik jest w podróży, a także jeżeli pracodawca uzna, że nie ma przeszkód, by pracownik codziennie wracał do miejsca stałego lub czasowego pobytu.
Należności z tytułu diet
Na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży pracownikowi przysługuje dieta, która aktualnie wynosi 21 zł na dobę. Należności z tytułu diet ustala się za czas rozpoczęcia podróży służbowej, czyli od wyjazdu do chwili powrotu, a ich wysokość uzależniona jest od czasu, w jakim pracownik pozostaje w podróży służbowej.
Niekiedy dieta pracownikowi nie przysługuje. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy pracownik delegowany jest do miejsca stałego lub czasowego pobytu oraz za dzień wolny od pracy, jeśli pracownik wykorzystał go, by wrócić do domu. Poza tym dieta nie należy się pracownikowi, któremu zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie.
Jak była mowa wcześniej, pracodawcy (z wyjątkiem państwowej i samorządowej sfery budżetowej), mogą we własnym zakresie uregulować zasady rozliczania podróży służbowej oraz określić należności, jakie z tego tytułu przysługują pracownikom. Nie ma więc przeszkód, by dieta ustalona została na wyższym poziomie (ale nie niższym), niż wynika to ze stosownego rozporządzenia. Pracodawca może również określić inne wydatki, które po ich udokumentowaniu delegowany pracownik otrzyma z powrotem.
Należy jednak pamiętać, że skorzystanie ze swobody uregulowania tych kwestii we własnym zakresie i ustalenie należności przysługujących pracownikom na wyższym poziomie, rodzi dwa skutki. Po pierwsze, sumy powyżej kwot przewidzianych w przepisach stanowią przychód pracownika, od którego naliczone zostaną składki na ubezpieczenie społeczne. Po drugie, nadwyżka należności ponad limit ustalony w przepisach podlega opodatkowaniu.
Danuta Klucz
CZYTELNICY PYTAJĄ
W gościnie u rodziny
Pracownik, któremu pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu, spędził trzy noce u rodziny. Żąda on wypłaty pieniędzy za ten nocleg. Czy ma do tego prawo?
Tak. Pracodawca nie powinien pozbawiać pracownika prawa do ryczałtu za nocleg. Nawet bowiem gościna u rodziny pociąga za sobą wydatki, które, choć często mają charakter symboliczny, są pewnym uszczupleniem dochodów pracownika. Pracodawca powinien w takim przypadku choćby częściowo pokryć koszty związane z nocowaniem pracownika poza domem.
Wszyscy w domu
Pracownik przebywa trzy tygodnie w podróży służbowej. Weekendy chciałby spędzić w domu. Czy za pobyt w domu pracodawca ma obowiązek płacić diety?
Tak. Spędzenie weekendów w domu może mieć szczególne znaczenie dla pracownika mającego rodzinę. Dlatego pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej trwającej więcej niż 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Środek lokomocji, jakim pracownik ma powrócić na dni wolne do domu, określa pracodawca, który może również wyrazić zgodę na skorzystanie przez pracownika z własnego samochodu. Za dzień, w którym pracownik udaje się do domu, nie przysługuje jednak dieta.
Z kontrahentami w teatrze
Pracownik w czasie podróży służbowej odbywał spotkania z kontrahentami. Miały one charakter oficjalny i odbywały się w ramach zorganizowanych konferencji, ale pracownik zapraszał ich również na obiady i kolacje w celu zacieśnienia współpracy z firmą, którą reprezentował. W związku z tym poniósł koszty rachunków w restauracjach oraz przejazdów taksówką, a także wykupienia biletów do teatru. Czy wydatki te pracodawca powinien pracownikowi zwrócić?
Co do zasady tak. Podróż służbowa może wiązać się także z innymi wydatkami, które po udokumentowaniu powinny być pracownikowi zwrócone. O tym, czy podlegają one zwrotowi, powinny rozstrzygać zakładowe przepisy płacowe normujące problematykę rozliczeń delegacji pracowniczych. Wewnętrzne regulacje powinny nie tylko określać rodzaje tych wydatków, ale także ich wysokość. Rzecz jasna chodzi tu wyłącznie o wydatki uzasadnione. Na przykład mogą one dotyczyć kosztów związanych z korzystaniem z taksówek w celu dowiezienia kontrahentów na obiady i kolacje, wydatków poniesionych na zapłacenie rachunków w restauracjach czy kosztów poniesionych w związku z zaproszeniem kontrahentów do teatru. Wyliczenie to nie jest wyczerpujące, gdyż wydatki, jakich poniesienie będzie uzasadnione przez delegowanego pracownika, uzależnione są od celu podróży i rodzaju działalności pracodawcy, a pracownik, chcąc zacieśnić współpracę z kontrahentami zatrudniającej go firmy, może podejmować różne próby zyskania ich zaufania. Dlatego pracodawca, który przede wszystkim zainteresowany jest efektami rozmów z kontrahentami, powinien, delegując pracownika w podróż służbową, uwzględnić ponoszenie także innych wydatków. Aby uniknąć sporu, co do zasadności ich poniesienia oraz wysokości tych kosztów, pracodawca powinien je określić w wewnętrznych przepisach płacowych albo uzgodnić tę kwestię z pracownikiem przed rozpoczęciem podróży. Oczywiście poniesione wydatki powinny być przez pracownika udokumentowane.
Gdy podróż się przedłuża
Pracownik został wydelegowany w podróż na trzy dni. Okazało się jednak, że musi zostać dzień dłużej, gdyż przełożono termin jednego ze spotkań. Czy pracodawca powinien wypłacić dietę także za ten czwarty dzień?
Tak. Zasadą jest, że pracownikowi przysługuje dieta za faktyczny czas pobytu w podróży służbowej. Jeżeli zatem podróż trwa cztery dni, mimo że pierwotnie planowano pobyt o dzień krótszy, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi dietę za cztery dni, oczywiście pod warunkiem, że przedłużenie pobytu w podróży nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych.
Własnym autem
Pracownik uparł się, że chce jechać w delegację własnym samochodem. Czy muszę mu ulegać w tej sprawie?
Nie. Pracownik nie ma prawa dyktować żadnych warunków. To nie pracownik decyduje o tym, jakimi środkami lokomocji uda się w podróż służbową. Decyzja należy do pracodawcy. To on ma w tej sprawie ostatnie zdanie, co nie znaczy, że nie może zgodzić się na propozycję delegowanego pracownika.
Nie ulega wątpliwości, że ewentualność wykorzystania własnego pojazdu w celach służbowych jest jedną z możliwości podróżowania, która w pewnych sytuacjach może okazać się jedyną najdogodniejszą. Prawo zatem tego nie zabrania.
Awaria PKS-u
Pracownik podróżuje autobusem PKS, który ulega awarii. Zepsutego autobusu nie zastąpiono innym. Ponieważ awaria nastąpiła w późnych godzinach wieczornych, pracownik skorzystał z taksówki, by dotrzeć na dworzec autobusowy w najbliższej miejscowości. Jak powinien w takiej sytuacji postąpić pracodawca?
Z uwagi na wyjątkowe okoliczności, jakim była nieprzewidziana awaria autobusu, pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi całość kosztów związanych z podróżą, nawet jeżeli przekraczałyby one wydatki wcześniej uzgodnione.
Taksówką na dworzec
Szkolenie, na które został oddelegowany pracownik, odbywa się w miejscowości położonej w przeciwnym kierunku niż zakład pracy. Pracownik mieszka natomiast bliżej miejscowości, gdzie ma się odbyć szkolenie. Pracodawca ustalił zatem, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowej będzie jego miejsce zamieszkania. Pracownik nie mając możliwości dotarcia na dworzec kolejowy innym sposobem musi jednak skorzystać z taksówki. Czy za dojazd taksówką należy się zwrot pieniędzy?
Tak. Skoro pracodawca określił miejsce rozpoczęcia podróży jako miejsce zamieszkania pracownika, to przejazd taksówką na dworzec należy także zaliczyć do kosztów tej podróży służbowej. Gdyby zaś pracodawca uznał, że podróż ma się odbyć z miejsca pracy, to musi pamiętać, że pracownik jest obowiązany stawić się do pracy w czasie jej rozpoczęcia. Nie może zatem zaplanować, że pracownik wyjdzie z pracy i uda się na dworzec autobusowy o 6.20, podczas gdy pracę rozpoczyna o 7.30.
Danuta Klucz