Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

TEMAT TYGODNIA

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zatrudnianych pracowników jest ważnym obowiązkiem pracodawcy. Za brak dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników pracodawca może zostać ukarany grzywną. Jest to bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Ponadto dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracownika mają istotne znaczenie w postępowaniu przed sądem pracy. Wszelkie zaniedbania pracodawcy przy prowadzeniu akt świadczą na jego niekorzyść.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla zatrudnianych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe pracowników oraz wszelkie dokumenty dotyczące spraw związanych ze stosunkiem pracy.
Zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Na pracodawcę zostały więc nałożone dwa obowiązki: prowadzenie akt osobowych i prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (dokumentów tych nie można utożsamiać). Są to zatem dwa odrębne obowiązki czym innym jest bowiem prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i czym innym prowadzenie akt osobowych pracowników.
Akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego z zatrudnionych pracowników, a ich zawartość ściśle określają przepisy. Dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracownika stanowią dowód w sporach indywidualnych z pracownikiem. Mają istotne znaczenie w postępowaniu przed sądem pracy. Wszelkie zaniedbania pracodawcy przy prowadzeniu akt świadczą na jego niekorzyść. Ponadto fakt prowadzenia tych dokumentów podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, Służb Zatrudnienia i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy również zakładana jest i prowadzona odrębnie dla każdego pracownika, ale składają się na nią dokumenty, których nie włącza się do akt osobowych pracownika. Ponadto nie podlegają one takim rygorom formalnym jak akta osobowe.
Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Przepisy rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. określają formę i sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nakładają one na pracodawcę obowiązek prowadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji w formie pisemnej. Ustawodawca posługuje się bowiem określeniami „karta”, „lista” „dokument” czy „pisemne potwierdzenie”, co jednoznacznie wskazuje na formę pisemną. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dodatkowo prowadzić ich w formie elektronicznej. Jednak dla celów dowodowych i musi istnieć zbiór (kartoteka) w formie pisemnej.
Ponadto w myśl art. 1 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 z późn. zm.), pracodawca sporządzając poszczególne dokumenty związane z zatrudnianiem pracownika powinien dopełnić obowiązku używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium Polski. Obowiązek ten dotyczy sytuacji, gdy:
osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania w Polsce w chwili zawarcia umowy,
umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.
Natomiast dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym, jeżeli (art. 8 ust. 3 ustawy o języku polskim):
osoba świadcząca pracę, będąca obywatelem innego niż Polska państwa Unii Europejskiej złożyła taki wniosek,
osoba świadcząca pracę, niebędąca obywatelem polskim złożyła taki wniosek, a pracodawca ma obywatelstwo państwa członkowskiego UE lub ma siedzibę w tym państwie.
Akta osobowe
Rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. szczegółowo określa zasady prowadzenia akt osobowych. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracownika stanowią więc zbiór dokumentów, zaświadczeń i oświadczeń stron stosunku pracy. Dokumenty te należy odpowiednio pogrupować, bowiem akta składają się z trzech części:
w części A dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie u pracodawcy,
w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
w części C dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
Przepisy rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. wskazują dokładnie, jakie dokumenty muszą być dołączone obligatoryjnie do poszczególnych części. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Wybór języka, w jakim zostanie sporządzona umowa o pracę
W wyroku z dnia 13 września 2005 r. (K 38/04; Dz.U. z 2005 r. nr 186, poz. 1567) TK uznał, że:
art. 8 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 z późn. zm.), w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 5 ustawy z dnia 2 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o języku polskim (Dz.U. nr 92, poz. 878): nie jest niezgodny z art. 27 i art. 83 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, jest niezgodny z art. 2 konstytucji przez to, że narusza reguły prawidłowej legislacji, jest niezgodny z art. 76 konstytucji przez to, że nie zapewnia należytej ochrony konsumentów i osób świadczących pracę przed nieuczciwymi praktykami rynkowymi,
art. 8 ust. 2 ustawy o języku polskim jest zgodny z art. 32 konstytucji,
art. 8 ust. 3 ustawy o języku polskim jest niezgodny z art. 32 konstytucji przez to, że różnicuje ochronę konsumenta ze względu na jego przynależność państwową.
Art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o języku polskim traci moc obowiązującą z dniem 30 czerwca 2006 r.
Część A akt osobowych
Część A akt osobowych pracownika zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie, czyli:
kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
W części A akt osobowych należy gromadzić także dokumenty, które pracownik dobrowolnie złożył pracodawcy wskazane par. 1 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. W tej części akt osobowych należy więc umieścić kopie i opisy:
dokumentów potwierdzających umiejętności i osiągnięcia zawodowe pracownika,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
dokumentów stanowiących podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
W praktyce zdarza się, że pracownicy z własnej inicjatywy chcą złożyć do akt osobowych dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia u wszystkich poprzednich pracodawców. Nie jest to zabronione i pracodawca może dołączyć je do akt osobowych, gdy uzna to za zasadne.
Kwestionariusz osobowy
Kwestionariusz osobowy umieszcza się w części A akt osobowych pracownika. Pracodawca musi dołączyć do akt osobowych wypełniony kwestionariusz. Wzór kwestionariusza zawiera załącznik nr 1 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. Jednak pracodawca nie musi z niego skorzystać. Może zmodyfikować ten wzór lub posłużyć się własnym dokumentem.
Zamieszczony w rozporządzeniu wzór kwestionariusza osobowego ma bowiem charakter pomocniczy. Jednak pracodawca, który posługuje się własnym wzorem kwestionariusza nie może żądać innych informacji niż wynikające z art. 221 k.p. i określonych we wzorze pomocniczym. Kwestionariusz osobowy jest dokumentem zawierającym podlegające ochronie dane osobowe, a zatem nie ma dowolności w zakresie kształtowania jego treści.
Pracodawca, dostosowując kwestionariusz osobowy do własnych potrzeb, może więc zrezygnować z żądania określonych danych osobowych, np. pytania o przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wykształcenie uzupełniające czy obywatelstwo. Ponadto treść kwestionariusza może ulec zmianie ze względu na obowiązek podania przez pracownika pewnych danych osobowych, wynikający z odrębnych przepisów lub ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych (art. 221 par. 1 k.p.):
imienia (imiona) i nazwiska,
imion rodziców,
daty urodzenia,
miejsca zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenia,
przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Ponadto pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania: numeru PESEL, innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 par. 2 k.p.), np. orzeczenie o określonym stopniu niepełnosprawności (osoby niepełnosprawne korzystają z niższych norm czasu pracy i mają prawo do dodatkowych przerw w pracy).
Oprócz ww. danych osobowych pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów (art. 221 par. 4 k.p.).
RADZIMY
! Pracodawca nie może żądać od pracownika dostarczenia oryginałów dokumentów związanych z przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia w celu dołączenia ich do akt osobowych. Oryginały dokumentów stanowią własność pracownika i pracodawca nie może ich zawłaszczać. W aktach umieszcza się ich kopie i odpisy.
! Pracodawca od kandydata na pracownika/pracownika nie może żądać podania innych danych osobowych niż określone w art. 221 k.p. Nie jest możliwe zbieranie innych danych osobowych nawet za zgodą pracownika/kandydata na pracownika.
Część B akt osobowych
W części B akt osobowych pracownika gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę (art. 29 par. 1 i par. 2 k.p. oraz art. 100 par. 1 k.p.),
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
treścią regulaminu pracy (art. 1043 par. 2 k.p.),
informacją dotyczącą warunków pracy i ustaleniami w zakresie porządku pracy (art. 29 par. 3 k.p.),
przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy u pracodawcy (art. 2374 par. 3 k.p.),
zakresem informacji objętych tajemnicą (art. 100 par. 2 pkt 5 k.p.),
obwieszczeniem o systemach i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych u danego pracodawcy (art. 150 k.p.),
zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp (art. 2373 par. 2 k.p.),
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień do:
ograniczenia dobowego wymiaru czasu pracy do 8 godzin (art. 148 pkt 3 k.p.),
ograniczenia zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemach przerywanego czasu pracy oraz delegowania poza stałe miejsce pracy (art. 178 par. 2 k.p.),
zwolnienia w wymiarze 2 dni w roku kalendarzowym z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 k.p.),
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124-127 k.p.),
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (art. 103 k.p.),
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie (art. 42 k.p. oraz art. 29 par. 4 k.p.),
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej (art. 105 k.p. oraz 108-113 k.p.),
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego (art. 186-1866 k.p. oraz art. 174 -1741 k.p.),
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku wniosku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.),
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (art. 229 k.p.),
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 k.p.),
wnioski pracownika dotyczące:
ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.),
stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p),
stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 par. 6 k.p.),
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Pracodawca musi gromadzić ww. dokumenty w aktach osobowych pracownika.
Umowa o pracę
Pomocniczy wzór umowy o pracę zawiera załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. Pracodawca może go zmodyfikować odpowiednio do własnych potrzeb, np. skrócić ją do minimum. Jednak umowa zawierana w formie pisemnej powinna posiadać następujące elementy: określenie stron umowy, datę jej zawarcia (ewentualnie także datę rozpoczęcia pracy, jeżeli te dwie daty się nie pokrywają), rodzaj pracy, miejsce pracy oraz podpisy stron, a przypadku umów zawieranych na część etatu także określenie tej części. U pracodawców, u których wysokość wynagrodzenia nie wynika bezpośrednio z aktów wewnątrzzakładowych, np. układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, w umowie o pracę należy także określić jego wysokość.
Umowa o pracę może być zawarta także w formie ustnej. Taka umowa jest ważna i skuteczna, tak jak zawarta w formie pisemnej.
Zakres czynności
W aktach osobowych powinien znaleźć się zakres czynności pracownika, jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę. Dokument taki pracodawca ze względu na własną wygodę powinien wręczyć pracownikowi, ale nie ma bezwzględnego obowiązku. Przepisy nie określają wzoru pisma zawierającego zakres czynności/obowiązków pracownika.
Pracodawca zobowiązany jest zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.). Brak jednak w przepisach wzoru takiej informacji.
Na początku zatrudnienia pracodawca musi więc dokładnie określić zadania, jakie w ramach nawiązanego stosunku pracy będzie wykonywał pracownik i zaznajomić go z nimi. Ponadto takie informacje pracownik powinien otrzymywać przy każdej zmianie zakresu obowiązków lub sposobu ich wykonywania, a także zmianie uprawnień.
Rzetelne poinformowanie pracownika ma istotne znaczenie. Jeżeli bowiem pracodawca nakłada na pracownika karę porządkową lub wypowiada umowę o pracę z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków, pracownik nie może bronić się, twierdząc, że nie znał dokładnie swoich obowiązków i wymagań pracodawcy. Kryterium oceny pracownika nie mogą bowiem stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie, zawierając umowę o pracę, i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98; OSNP z 1999 r. nr 24, poz. 791).
Wykaz czynności pracownika ustalany jest jednostronnie przez pracodawcę i stanowi wyraz uprawnień kierowniczych pracodawcy w stosunkach pracy. Jeżeli pracodawca zdecyduje o zapoznaniu pracownika z zakresem jego obowiązków w formie pisemnej może zakres czynności określić w:
umowie o pracę,
odrębnym piśmie nazwanym „Zakres czynności pracownika” lub „Zakres obowiązków pracownika”.
Ustalony przez pracodawcę zakres czynności musi być zgodny z umową o pracę, a przede wszystkim z określonym w niej rodzajem umowy o pracę (lub wskazanym w umowie stanowiskiem pracy, na którym został zatrudniony pracownik). Zakres czynności nie może poszerzać umówionego rodzaju pracy.
Pracownik własnoręcznym podpisem potwierdza swoje oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem czynności oraz zobowiązuje się do jego wykonywania. Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97; OSNAP z 1998 r. nr 3, poz. 75).
Korespondencja ze związkami zawodowymi
W części B należy przechowywać korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Niewłaściwie gromadzona korespondencja lub jej brak może mieć negatywne konsekwencje dla pracodawcy.
Zgodnie z art. 232 k.p., pracodawca zobowiązany jest do współdziałania z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu członkostwa w związku zawodowym albo z tytułu wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku. Obowiązek współdziałania nie powstaje, gdy u danego pracodawcy nie działa związek zawodowy lub pracownik nie jest zrzeszony w związku i nie korzysta z ochrony związku.
Współdziałanie ze związkiem zawodowym w sprawach indywidualnych (czyli związanych z zatrudnieniem poszczególnych pracowników) polega na realizowaniu poszczególnych obowiązków określonych przepisami. Zazwyczaj następuje to poprzez wymianę korespondencji ze związkiem zawodowym. W aktach osobowych pracownika należy gromadzić korespondencję kierowaną przez pracodawcę do związku zawodowego oraz korespondencję związku zawodowego adresowaną do pracodawcy, jeżeli dotyczy ona określonego pracownika (a nie ogółu zatrudnionych pracowników).
W przypadku pism kierowanych do związku zawodowego w aktach osobowych gromadzone będą kopie korespondencji kierowanej do związku zawodowego (oryginał przekazywany jest związkowi zawodowemu). Natomiast odpowiedzi oraz stanowiska związku zawodowego należy włączać do akt osobowych w oryginale.
RADZIMY
! Realizując obowiązek konsultacji związkowej w sprawach indywidualnych, pracodawca powinien skrupulatnie datować pisma przychodzące od związku zawodowego oraz uzyskiwać od związku potwierdzenie daty wpływu pisma skierowanego do organizacji związkowej. Jest to ważne ze względu na konieczność zachowania terminów.
! Umieszczona w aktach korespondencja ze związkiem zawodowym stanowi potwierdzenie wypełnienia przez pracodawcę formalnych obowiązków związanych z określonymi czynnościami z zakresu prawa pracy. Ma to szczególne znaczenie przy kontroli legalności określonych działań, np. poprawności wypowiedzenia umowy o pracę, ukarania karą porządkową.
Korespondencję ze związkiem zawodowym stanowią m.in.:
pismo pracodawcy o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony wskazujące przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy oraz pismo zawierające stanowisko związku zawodowego w tej sprawie (odpowiednio pisma w sprawie wypowiedzenia warunków pracy lub płacy; art. 38 i art. 42 par. 1 k.p.),
pismo pracodawcy o zamiarze rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 i 53 k.p. oraz pismo zawierające opinię związku zawodowego w tej sprawie (art. 52 par. 3 i art. 53 par. 4 k.p.),
pismo pracodawcy w sprawie wyrażenia przez związek zawodowy stanowiska w sprawie sprzeciwu wniesionego przez pracownika od ukarania karą porządkową oraz pismo związku zawodowego zawierające stanowisko w tej sprawie (art. 112 par. 1 k.p.),
pismo związku zawodowego zawierające wniosek o uznanie przez pracodawcę kary za niebyłą przed upływem roku nienagannej pracy (art. 113 par. 1 k.p.),
pismo pracodawcy zawierające wniosek o wyrażenie przez związek zawodowy zgody na rozwiązanie z pracownicą w ciąży lub korzystającą z urlopu macierzyńskiego umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownicy oraz pismo związku zawodowego zawierające odpowiedź na ten wniosek zgodę lub brak zgody (art. 177 par. 1 k.p.),
pisma pracodawcy i związku zawodowego w sprawie uzgodnienia terminu rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem z pracownicą w ciąży lub w okresie urlopu macierzyńskiego z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 177 par. 4 k.p.).
Część C akt osobowych
W części C pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę (art. 30 par. 3 k.p.),
dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 par. 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 par. 3 k.p.),
kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy (art. 97 k.p.),
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 par. 2 k.p.c.),
umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 k.p.),
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy (art. 229 par. 5 k.p.).
Pomocnicze wzory pism dotyczących oświadczeń pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, wypowiedzeniu warunków umowy o pracę oraz rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia stanowią odpowiednio załączniki nr 3, 5 i 6 do rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zawiera dokumenty, które nie wchodzą w skład akt osobowych. Prowadzi się ją odrębnie dla każdego pracownika. Zgodnie z par. 8 i 8a rozporządzenia z 28 maja 1996 r. pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika następujących dokumentów:
karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego; do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
imiennej karty (listy) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Ponadto do tej dokumentacji należy zaliczyć dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami, chociaż nie ma ona charakteru indywidualnego (nie jest prowadzona dla poszczególnych pracowników, lecz dla ogółu zatrudnionych; par. 7 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.).
Ewa Wronikowska
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
 
CZYTELNICY PYTAJĄ
Czy włączyć do akt informacje o podwyżce
Pracodawca podwyższył jednostronnie wynagrodzenie zasadnicze za pracę o 30 proc. wszystkim pracownikom. Czy taką informację należy dołączyć do akt osobowych poszczególnych pracowników?
TAK. Informacja o podwyższeniu wynagrodzenia w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy powinna być dołączona do akt osobowych poszczególnych pracowników, którzy taką podwyżkę otrzymali.
Zgodnie z par. 6 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., w części B akt osobowych pracownika pracodawca ma obowiązek gromadzić także oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę na podstawie art. 42 k.p. lub zmiany tych warunków w innym trybie (np. porozumienia zmieniającego, jednostronnego oświadczenia woli pracodawcy, polecenia pracodawcy).
W omawianym przypadku nie doszło do wypowiedzenia zmieniającego ani porozumienia zmieniającego warunki wynagradzania. Wynagrodzenie zasadnicze pracowników zostało podwyższone w drodze jednostronnej decyzji. Jest to zmiana dokonana na korzyść pracownika, a więc nie było potrzeby stosowania wypowiedzenia czy porozumienia stron. We wskazanym przypadku pracodawca nie miał obowiązku uzyskiwania zgody poszczególnych pracowników, bowiem dokonał zmiany na korzyść pracowników. W takim przypadku domniemuje się zgodę pracownika i nie ma potrzeby uzyskiwania jego wyraźnej zgody, np. na piśmie.
Natomiast zgodnie z art. 29 par. 4 k.p. zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej, nawet gdy jest to zmiana na korzyść pracownika. Pracodawca powinien zatem doręczyć pracownikom oświadczenie o podwyższeniu wynagrodzenia zasadniczego, a kopię dołączyć do części B akt osobowych pracownika. Oświadczenie będzie miało charakter informacyjny dla pracownika. Pracodawca nie musi więc uzyskiwać od pracownika potwierdzenia zapoznania się z tym dokumentem.
Czy należy domagać się świadectwa ukończenia szkoły
Pracodawca ma zamiar zatrudnić 16-letniego pracownika przy tzw. pracach lekkich. Czy w tym przypadku ma obowiązek domagać się od kandydata świadectwa ukończenia gimnazjum, a jego kopię dołączyć do akt osobowych pracownika?
TAK. Zgodnie z art. 191 k.p., wolno zatrudniać tylko tych młodocianych, którzy ukończyli co najmniej gimnazjum i przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu. W przypadku zatrudnienia pracownika przy pracach lekkich te warunki również muszą być spełnione.
Ponadto do akt osobowych takiego pracownika pracodawca ma obowiązek dołączyć jeszcze oświadczenie młodocianego o zatrudnieniu albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy (art. 2002 par. 4 k.p.). Oświadczenie takie jest uzyskiwane w celu zachowania odpowiedniego wymiaru czasu pracy. Dla młodocianych zatrudnionych przy pracach lekkich tygodniowy wymiar czasu pracy w okresie odbywania zajęć szkolnych nie może przekraczać 12 godzin. W dniu uczestniczenia w zajęciach szkolnych wymiar dobowy nie może przekroczyć 2 godzin. Natomiast w okresie ferii szkolnych wymiar czasu pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu. Dobowy wymiar czasu pracy młodocianego w wieku do 16 lat nie może jednak przekraczać 6 godzin (art. 2002 par. 2 i 3 k.p.). Taki wymiar czasu pracy obowiązuje także, gdy młodociany jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy. Oświadczenie odebrane od młodocianego pracodawca ma obowiązek przechowywać w części A akt osobowych. Obowiązek ten wynika z par. 1 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. nakazującego składanie w części A także innych dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Jak wpisać do akt nagrodę
Pracownikowi została przyznana nagroda komputer, ale nie zostało to poparte żadnym dokumentem. Jaki dokument ma w tej sytuacji złożyć pracodawca do akt osobowych pracownika?
Zgodnie z art. 105 k.p., odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika. Jeżeli pracodawca nie zawiadomił pracownika o przyznaniu nagrody, powinien do akt osobowych pracownika złożyć oświadczenie (zaświadczenie) o fakcie jej przyznania. Wydaje się też celowe doręczenie odpisu tego dokumentu nagrodzonemu pracownikowi.
W takim dokumencie pracodawca powinien wskazać: datę przyznania nagrody, imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy, a także zamieścić oświadczenie o przyznaniu nagrody, np. „Niniejszym zaświadczam, że w dniu............................... Pan............................. otrzymał od pracodawcy nagrodę rzeczową w postaci komputera PC, za wzorowe wypełnianie obowiązków pracowniczych w szczególności za stworzenie bardzo pozytywnego wizerunku firmy w kontaktach z klientami”.
Jakie dokumenty trzeba przedstawić
Mój nowy pracodawca zażądał przedstawienia świadectw pracy ze wszystkich poprzednich zakładów pracy. Czy ma do tego prawo?
Pracodawca może żądać od pracownika jedynie przedstawienia świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, obejmujących okres pracy przypadający w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Związane jest to z korzystaniem przez pracownika z uprawnień przewidzianych przez przepisy prawa w danym roku kalendarzowym. W tym przypadku najwłaściwszym dokumentem są świadectwa pracy od pracodawców, u których pracownik pracował w danym roku.
Natomiast świadectwa pracy z zakładów pracy, w których pracownik pracował wcześniej, może on złożyć u nowego pracodawcy dobrowolnie.
Czy przechowywać oryginały
Ubiegając się o przyjęcie do pracy, złożyłem w kadrach oryginał dyplomu ukończenia technikum. Kiedy wystąpiłem o zwrot tego dokumentu, dowiedziałem się, że otrzymam go w przypadku rozwiązanie umowy o pracę. Do tego czasu będzie leżał w moich aktach osobowych. Czy postępowanie pracodawcy jest prawidłowe?
NIE. W opisanym przypadku postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Po sporządzeniu kopii pracodawca samodzielnie poświadcza ich zgodność z oryginałem. Ustawodawca wprowadził obowiązek sporządzania kopii i odpisów, ponieważ niektórymi dokumentami pracownik posługuje się przez całe życie i stanowią jedyny dowód na potwierdzenie faktów, np. świadectwo ukończenia szkoły, dyplom ukończenia studiów wyższych, zaświadczenie o odbyciu kursu.
Czy forma pisemna jest obowiązkowa
Czy o zakresie obowiązków należy zawsze poinformować pracownika na piśmie?
NIE. Obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na określonych stanowiskach może być realizowany w formie informacji ustnej albo pisemnego zakresu czynności/obowiązków (wyrok SN z 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97; OSNP z 1998 r. nr 22, poz. 653). Forma pisemna jest jednak wskazana ze względów dowodowych.
Ewa Wronikowska