Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

TEMAT TYGODNIA

Monitorowanie pracowników

Rozwój nowoczesnych technologii ma nie tylko pozytywne skutki. Pojawia się bowiem zagrożenie niewłaściwego ich wykorzystywania. Coraz większego znaczenia nabiera również kwestia dopuszczalności stosowania różnych sposobów monitorowania pracowników przez pracodawcę. W tym przypadku zderzają się sprzeczne interesy stron stosunku pracy: prawo pracownika do prywatności i ochrona tajemnic przedsiębiorstwa. Wiele kontrowersji wywołują również tradycyjne formy monitorowania pracowników, np. badanie alkomatem czy kontrola osobista.
Charakterystyczną cechą stosunku pracy jest przerzucenie ryzyka działalności na pracodawcę, w tym tzw. ryzyka osobowego. Pracodawca ma zatem słuszny interes prawny w podejmowaniu działań mających na celu uzyskanie jak najpełniejszego obrazu swojego pracownika. Jednak nie mogą one naruszać dóbr osobistych pracownika oraz przepisów o ochronie danych osobowych.
Szczególnego znaczenia nabierają obecnie tzw. wewnętrzne procedury monitorowania, które regulują szczegółowo sposób i zakres zgodnego z prawem kontrolowania pracowników w zakładzie pracy. Wprowadzenie w przedsiębiorstwie jasnych i przejrzystych metod monitorowania aktywności pracowników służy ochronie interesu prawnego pracodawcy.
Kontrola trzeźwości pracownika
Problem spożywania alkoholu w miejscu pracy jest nadal zmorą wielu pracodawców. Teoretycznie za pozostawanie w stanie nietrzeźwym czy też spożywanie alkoholu w miejscu pracy grożą pracownikowi surowe sankcje, włącznie z natychmiastowym rozwiązaniem umowy o pracę. Jednak pracodawcy mogą mieć trudności z udowodnieniem tych faktów, gdy pracownik domaga się przywrócenia do pracy.
Pracownik nie ma prawnego obowiązku poddania się badaniu alkomatem (albo badaniu moczu lub krwi) na obecność alkoholu w organizmie, które miałby przeprowadzać pracodawca. Jednak zdaniem SN taka odmowa nie polepsza sytuacji pracownika, a także nie pozbawia wiarygodności zeznań świadków tego zdarzenia (wyrok SN z 24 maja 1985 r., I PRN 39/85; OSNC z 1986 r. nr 1-2, poz. 23). W ocenie SN trzeźwy pracownik nie ma z reguły interesu w tym, aby odmówić poddania się badaniu na obecność alkoholu w organizmie. Ponadto SN stwierdził, iż wyjątkowo pracownik powinien dobrowolnie poddać się badaniom alkomatem, jeżeli pełni w zakładzie funkcje nadzorcze i od jego stanu psychofizycznego zależy bezpieczeństwo wykonywania pracy przez innych pracowników (wyrok SN z 8 kwietnia 1998 r., I PKN 27/98; OSNP z 1999 r. nr 7, poz. 240).
Jeżeli pracownik odmawia poddania się takiemu badaniu w zakładzie pracy, pracodawca może sporządzić protokół zdarzenia, wskazując w nim przesłanki mające świadczyć o nietrzeźwości pracownika, np. bełkotliwa mowa, alkoholowy oddech, chwiejny chód. Ponadto w takim przypadku należy wskazać jak największą liczbę świadków zdarzenia. Ich podpisy powinny znaleźć się pod protokołem. Dokument ten należy również udostępnić pracownikowi podejrzanemu o spożywanie alkoholu. Powinien mieć on prawo do ustosunkowania się do stawianego mu zarzutu. Zdaniem SN brak wyników badań alkomatem nie umniejsza wartości i mocy dowodowej pozostałych dowodów, np. protokołu potwierdzonego przez świadków zdarzenia (wyrok SN z 14 grudnia 1978 r., V PZP 7/78; OSNC z 1979 r. nr 2, poz. 21).
W przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, iż pracownik jest pod wpływem alkoholu, pracodawca ma obowiązek odsunąć taką osobę od wykonywania pracy. Może również wydać mu polecenie udania się na komisariat policji w celu przebadania na obecność alkoholu we krwi. W wyroku z 15 października 1999 r. (I PKN 309/99; OSNP z 2001 r. nr 5, poz. 147) SN stwierdził, że „uzasadnione okolicznościami polecenie udania się na komisariat policji w celu zbadania stanu trzeźwości pracownika nie narusza jego godności”. O naruszeniu godności pracownika można by mówić tylko, gdyby żadne okoliczności obiektywnie nie uzasadniały tego rodzaju podejrzeń.
Ponadto należy pamiętać, że do podstawowych obowiązków pracownika należy dbałość o dobro zakładu pracy i jego mienie. Dlatego też w pełni uzasadnione jest polecenie pracodawcy udania się na komisariat w celu poddania się badaniu alkomatem.
Przeszukiwanie pracowników
Formą monitorowania aktywności pracowników jest również dokonywanie przeszukiwań rzeczy osobistych i ubrań pracowników. Jest to sposób monitoringu najdalej ingerujący w sferę prywatności pracowników. Dlatego też pracodawca musi spełnić kilka określonych warunków, dokonując przeszukania lub kontroli osobistej pracownika.
Zasady dokonywania przeszukiwań rzeczy osobistych i ubrań pracowników
Pracodawca, który zamierza dokonywać przeszukiwań pracowników, musi spełnić następujące warunki:
pracownicy powinni zostać powiadomieni o możliwości przeszukiwania ich w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, aneksie do umowy o pracę lub w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. maile w sieci wewnętrznej,
przeszukiwanie jest dokonywane w porozumieniu z przedstawicielami pracowników; przez przedstawicieli pracowników należy rozumieć nie tylko związki zawodowe, ale również przedstawicielstwo pracowników wyłonione zgodnie ze zwyczajem panującym w danym zakładzie; przez „porozumienie” należy rozumieć konsultację, ale nie wyrażenie zgody,
przeszukanie jest dokonywane wyłącznie w celu ochrony ważnego interesu pracodawcy; nie można nadużywać tej formy monitorowania pracowników,
przed przystąpieniem do przeszukiwania pracowników należy dokonać tzw. ważenia dóbr i interesów; przeszukiwanie będzie zgodne z prawem, jeżeli pracodawca będzie mógł w sposób obiektywny wykazać, iż jego interes prawny ma „większą wartość” niż możliwe naruszenie dobra osobistego pracownika,
kontrola nie może wykraczać poza zakres wyznaczony przez zasady współżycia społecznego; sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do zagrożenia zaistniałego dla majątku pracodawcy.
W wyroku z 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72; OSNC z 1972 r. nr 10, poz. 184) SN uznał, iż „stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia i gdy kontrola ta jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi w sposób niepozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego”.
PRZYKŁAD
Pracodawca prowadzący hurtownię sprzętu elektronicznego o bardzo dużej wartości zamierza wprowadzić przeszukiwanie pracowników opuszczających teren zakładu. Swoją decyzję motywuje licznymi kradzieżami sprzętu o dużej wartości, których, zdaniem policji, mogli dokonać tylko pracownicy firmy. W tym przypadku pracodawca ma prawo do obrony swojego mienia o znacznej wartości i w tym celu przeszukiwania np. toreb pracowników opuszczających zakład pracy.
PRZYKŁAD
Pracodawca, obawiając się kolejnych kradzieży płyt tytanowych z zakładu pracy, wprowadził w regulaminie pracy zasadę przeszukiwania bagażu i kontroli osobistej pracowników. W tym przypadku naruszył on zasadę adekwatności sposobów przeszukiwania w stosunku do celu, jaki chciał osiągnąć. Pracodawca w celu ukrócenia kradzieży płyt z zakładu pracy nie musiał wprowadzać kontroli osobistej pracowników, ponieważ rozmiar kradzionych przedmiotów nie uzasadniał wprowadzania sposobu przeszukiwania istotnie ingerującego w prawo pracowników do prywatności.
Monitoring wideo
W praktyce pracodawcy coraz częściej sięgają po nowoczesne sposoby monitorowania aktywności pracowników. Jednak możliwości techniczne znacząco wyprzedzają możliwości prawne.
Wszelkie formy monitorowania pracowników (również monitoring wideo) stanowią przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. 2002 r. nr 101 poz. 926 z późn. zm.).
Wszelkie więc dane uzyskane poprzez monitoring wideo muszą być w odpowiedni sposób przechowywane przez administratora danych, czyli w tym przypadku przez pracodawcę. Pracodawca jest obowiązany zapewnić przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby uzyskiwane za pomocą monitoringu informacje o pracownikach były zabezpieczone przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym.
PRZYKŁAD
Pracodawca wprowadził w zakładzie system kamer przemysłowych kontrolujących pracę w poszczególnych halach produkcyjnych. W takim przypadku musi wyznaczyć osobę lub osoby, które upoważni do obsługi tego systemu monitoringu i sprawowania pieczy nad przechowywaniem i niszczeniem taśm wideo z kamer przemysłowych. Wyznaczone osoby pracodawca musi zewidencjonować jako osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych pracowników w jego imieniu. Osoby upoważnione do uzyskanych w ten sposób informacji nie będą mogły udostępniać ich osobom trzecim również po zakończeniu ich stosunków pracy.
Pracownicy w zakładzie, w którym będzie wprowadzany system monitorowania, powinni zostać o tym wcześniej uprzedzeni przez pracodawcę. Jednak nie jest wymagana zgoda pracowników na objęcie takim systemem. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in., gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych (czyli pracodawców), a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
PRZYKŁAD
Z powodu powtarzających się kradzieży części z magazynu zakładowego pracodawca zdecydował się objąć ten obszar monitoringiem wideo. W takim przypadku nie musi uzyskać zgody swoich pracowników, ponieważ wprowadzenie tego systemu jest niezbędne do ukrócenia kradzieży majątku pracodawcy, czyli stanowi „prawnie usprawiedliwiony cel”.
Kontrola maili i aktywności w internecie
W większości firm pracownicy mają swobodny dostęp do komputerów wyposażonych w stałe łącze internetowe. Stwarza to zagrożenie niewłaściwego wykorzystania ich przez pracowników. Coraz większego znaczenia nabiera więc kwestia dopuszczalności monitorowania i kontrolowania przez pracodawców wykorzystywania przez pracowników komputerów służbowych do celów prywatnych. W tym przypadku obserwujemy zderzenie dwóch wykluczających się uprawnień obu stron stosunków pracy tajemnicy korespondencji pracownika i ochrony tajemnicy handlowej pracodawcy.
W kodeksie pracy brak jest regulacji dotyczących monitorowania poczty elektronicznej i aktywności pracowników w internecie. W tej sytuacji będą więc miały zastosowania ogólne przepisy dotyczące dóbr osobistych pracowników. Zgodnie bowiem z art. 111 k.p., pracodawca ma obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Zasadę tę należy stosować w przypadku monitorowania maili pracowników. W myśl art. 23 k.c. za dobro osobiste uważana jest także tajemnica korespondencji.
RADZIMY
! Pracodawca (administrator danych) zobowiązany jest do przechowywania w odpowiedni sposób wszelkich danych uzyskanych poprzez monitoring wideo.
! Administrator danych (np. pracodawca) powinien prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania. Ewidencja powinna zawierać: imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.
Nie wszystkie wiadomości można kontrolować
W stosunkach pracy kluczowe znaczenie ma fakt, czy kontrola pracodawcy dotyczy prywatnej skrzynki mailowej pracownika, z której korzysta on w czasie pracy, czy też odnosi się do poczty „firmowej”, a więc przeznaczonej wyłącznie do celów służbowych.
Pracodawca zobowiązany jest do organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników oraz osiąganie przez nich wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Pracodawca powinien posiadać realne możliwości wypełniania tego obowiązku. Jeżeli więc w zakładzie pracy pracownicy wykonują powierzone im czynności za pomocą komputerów, pracodawca powinien mieć wpływ na proces ich pracy. W szczególności pracodawca może np. zakazać pracownikom wykorzystywania komputera służbowego do celów prywatnych (wysyłanie prywatnej korespondencji).
Jednak gdy taki zakaz zostałby złamany, pracodawca będzie mógł nałożyć na pracownika jedynie karę porządkową, czy w skrajnych przypadkach rozwiązać z nim stosunek pracy. Nie będzie mógł natomiast sprawdzić treści korespondencji pracownika.
PRZYKŁAD
Pracownik wykorzystuje prywatną skrzynkę mailową w czasie pracy do celów niezwiązanych z pracą. Taka korespondencja podlega ochronie, ponieważ nie dotyczy ona działalności pracodawcy. Jednak jej ilość może być pośrednim dowodem na to, że pracownik nie respektuje poleceń pracodawcy. W takim wypadku pracodawca może oczywiście zastosować w stosunku do pracownika jedną z kar porządkowych wymienionych w kodeksie pracy (karę upomnienia lub nagany), z uwagi na nieprzestrzeganie przez niego ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Jeżeli pracownik nadal nie stosuje się do poleceń pracodawcy w tym zakresie, może to uzasadniać nawet rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy.
Jeżeli więc pracodawca wyraźnie zakazał wykorzystywania poczty służbowej do celów prywatnych, to nagminne łamanie takiego zakazu umożliwia pracodawcy wyciągnięcie odpowiednich konsekwencji. Jeżeli bowiem okaże się, że korespondencja służbowa stanowi niewielką część korespondencji pracownika, będzie to oznaczało, że większość czasu pracy wykorzystuje on na załatwianie spraw prywatnych.
PRZYKŁAD
Zadaniem pracownika jest nadzorowanie bezpieczeństwa i higieny pracy u pracodawcy, w tym wydawanie odzieży ochronnej. Jednak zamiast wykonywać swoje obowiązki, pracownik grał na komputerze. W tym czasie w zakładzie pracy zdarzył się wypadek. Jeden z pracowników, który wykonywał pracę bez kasku, uległ poważnemu urazowi głowy. W tej sytuacji gra na komputerze będzie stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków, a więc pracodawca będzie mógł rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia.
Korespondencja służbowa
W odróżnieniu od korespondencji prywatnej, korespondencja służbowa może być w sposób dowolny kontrolowana przez pracodawcę. Wynika to z faktu, iż pracownik korzystając z niej działa w jego imieniu i na jego rzecz. W związku z tym poczta elektroniczna jest specyficznym narzędziem pracy koniecznym do realizacji celów pracodawcy.
Pracodawca może zezwolić na korzystanie z poczty służbowej do celów prywatnych. Jednak w takim przypadku pracownik musi liczyć się z tym, iż jego korespondencja prywatna może zostać poznana przez osoby postronne.
W związku jednak z faktem, iż pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, wydaje się, że możliwość monitorowania poczty elektronicznej powinna zostać zakomunikowana pracownikom.
PRZYKŁAD
Zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy, pracodawca ma wgląd w korespondencję służbową pracowników. Taki zapis stanowi więc podstawę do kontroli treści wysłanych i odebranych wiadomości, nawet bez powiadomienia pracownika o tym fakcie. Pracownik w momencie zapoznania się i zaakceptowania regulaminu, został bowiem poinformowany o takim uprawnieniu pracodawcy.
Pracodawca ma uzasadniony interes w sprawdzaniu, czy pracownicy w odpowiedni sposób wykonują swoje obowiązki. Jeżeli okaże się, że służbowa poczta elektroniczna wykorzystywana jest w sposób niezgodny z jej przeznaczeniem, a pracownik miał świadomość tego, iż jest to zakazane pracodawca może, na podstawie treści odczytanych wiadomości, wyciągnąć odpowiednie konsekwencje wobec pracownika. Działanie takie nie będzie stanowić naruszenia tajemnicy korespondencji.
Konstytucja również chroni
Artykuł 49 Konstytucji RP gwarantuje wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Uprawnienie to należy rozumieć szeroko, a więc nie tylko jako prawo do tajemnicy treści korespondencji, ale również prawo do zachowania w tajemnicy przed innymi podmiotami faktu, że do komunikacji pomiędzy określonymi osobami w ogóle doszło. Jednak w czasie pracy pracownik powinien wykonywać pracę na rzecz pracodawcy. Z tego względu swoboda komunikowania się może zostać ograniczona.
Poinformowanie pracowników
Pracodawca powinien dokładnie określić zasady korzystania lub całkowitego zakazu korzystania ze służbowych maili do celów prywatnych. Ponadto musi o tym poinformować pracowników, np. wprowadzając odpowiednie zapisy w regulaminie pracy lub nawet w umowach o pracę.
W wyroku z 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72; OSN z 1972 r. nr 10, poz. 184) SN stwierdził, iż kontrolowanie (przeszukiwanie) pracowników w celu sprawdzenia, czy nie wynoszą mienia pracodawcy, nie stanowi naruszenia dóbr osobistych pracownika, jeżeli pracownicy zostali uprzedzeni o możliwości stosowania tego rodzaju kontroli. Wyrok ten może zostać zastosowany per analogiam do kontroli służbowych maili pracowników.
Pracownik może zrzec się korzystania z prawa do tajemnicy korespondencji prywatnej, ale zgoda ta nie może mieć charakteru dorozumianego. Pracownik powinien złożyć pracodawcy wyraźne oświadczenie woli na piśmie, opatrzyć je datą i własnoręcznie podpisać.
W razie braku takiej zgody pracodawca nie tylko nie powinien naruszać tajemnicy korespondencji poprzez przechwytywanie prywatnych maili pracowników, ale również nie może w jakikolwiek sposób przetwarzać i wykorzystywać uzyskanych w ten sposób informacji o życiu prywatnym pracownika. Takie działania będą stanowiły naruszenie dobra osobistego pracownika w postaci naruszenia jego sfery prywatności. Pracownik w takim przypadku może rozwiązać stosunek pracy w trybie natychmiastowym z winy pracodawcy (art. 55 par. 11 k.p.).
Ochrona danych pracodawcy
Kolejną kwestią jest możliwość kontrolowania wykorzystania przez pracowników komputerów służbowych ze względu na ochronę przed ujawnieniem na zewnątrz cennych danych zakładu pracy. Pracodawca może wprowadzić w przepisach zakładowych wyraźne zakazy ujawniania czy kopiowania określonych danych.
Zgodnie z przepisami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ochronie podlegają wszelkie nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (tajemnica przedsiębiorstwa). Zamieszczanie takiego zapisu w wewnętrznych przepisach pracodawcy podanych do wiadomości pracowników, będzie właśnie podjęciem takiego działania.
W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Czynu tego może dopuścić się także osoba, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego.
Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje różnorodne możliwości ochrony interesów pracodawcy. Natomiast pracownikowi, który dopuścił się niewłaściwych działań (np. przekazał innemu przedsiębiorcy dane pracodawcy objęte tajemnicą) grozi nawet odpowiedzialność karna.
Kontrola wydajności pracy
W prawie pracy istnieje szczątkowa regulacja dotycząca monitorowania pracy pracowników na stanowiskach komputerowych. Zgodnie z pkt 10 lit. e) załącznika do rozporządzenia z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca zamierzający projektować, modernizować czy dobierać oprogramowanie w firmie oraz planujący powierzenie zadań związanych z pracą przy użyciu monitora ekranowego nie może dokonywać kontroli ilościowej i jakościowej pracy bez wiedzy pracownika. Z przepisu tego wynika więc, że monitoring będzie dozwolony jedynie za wiedzą pracowników. Jednak nie precyzuje, co należy rozumieć przez pojęcie ilościowej i jakościowej kontroli, a więc ma zastosowanie do wszelkich przypadków związanych z mierzeniem i sprawdzaniem pracy pracownika przy użyciu komputera.
Niebezpieczeństwo dla pracodawcy
Na rynku dostępnych jest wiele programów komputerowych oferujących pracodawcom właściwie nieograniczone możliwości kontroli komputerów pracowników. Oferują one podgląd ekranu komputera w czasie rzeczywistym, zapisywanie historii pracy przy danym komputerze, kontrolę programów, internetu i wiele innych funkcji.
Za pomocą jednego komputera można obserwować nawet kilkanaście innych w tym samym czasie. Jednak posiadanie możliwości technicznych takiej inwigilacji nie oznacza, że pracodawca ma prawo korzystać z tego narzędzia. Programy te nie są bowiem w stanie w wielu przypadkach rozróżnić, jaką pocztę archiwizują, np. prywatną czy służbową. Ponadto do tego programu mogą mieć dostęp różne osoby (np. informatycy), które nie zostały upoważnione do dostępu do informacji tego rodzaju.
Korzystając z takich programów pracodawca może narazić się na odpowiedzialność z tytułu:
nieuzasadnionej archiwizacji danych osobowych pracowników,
naruszenia dóbr osobistych pracowników, jeżeli wykorzysta tego rodzaju informacje w sposób do którego nie jest uprawniony; w takiej sytuacji pracownik będzie miał prawo do wystąpienia do pracodawcy z roszczeniem o naprawienie, np. doznanej krzywdy.
RADZIMY
! Przed zakupem programu umożliwiającego kontrolowanie komputerów pracowników sprawdź jego parametry techniczne. Posiadanie możliwości technicznych inwigilacji nie oznacza, że masz prawo w pełni je wykorzystywać. Korzystanie z takich programów w pewnych przypadkach może narazić pracodawcę na odpowiedzialność za naruszenie danych osobowych lub dóbr osobistych pracowników.
PRZYKŁAD
Pracodawca zainstalował program umożliwiający kontrolę aktywności pracownika w internecie i archiwizację takich informacji. W wyniku korzystania z tego programu dowiedział się o wstydliwych dla pracownika faktach z jego życia osobistego. Poinformował o tym innych pracowników. Ich zachowanie doprowadziło do popadnięcia pracownika w stan depresji, a w efekcie zwolnienia go z pracy. W takiej sytuacji pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń od pracodawcy z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Ponadto fakt archiwizowania przez pracodawcę danych, do których uzyskania nie był uprawniony, naraża go na odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Kontrola komputera z zagranicy
Na terytorium Polski działa wiele przedsiębiorstw będących częścią międzynarodowych koncernów, które stosują różnego rodzaju ponadgraniczne systemy informatyczne. Kontroli komputerów polskich pracowników dokonywać mogą więc osoby z innych krajów (np. informatycy z centrali firmy).
W takim przypadku dostęp do informacji mają osoby, które często nie mają wpływu na czynności pracodawcy. Ewentualne naruszenie dóbr osobistych pracownika czy też wykorzystanie innych informacji uzyskanych w ten sposób zostanie przecież dokonane na terytorium innego państwa. Ponadto dozwolone tam metody mogą być niedopuszczalne w Polsce. Dlatego też pracodawcy będący częścią międzynarodowych koncernów powinni mieć pełną świadomość, że w przypadku naruszenia praw pracowniczych przez osoby z zewnątrz oni także będą mogli zostać pociągnięci do odpowiedzialności.
Maciej Chakowski, Przemysław Ciszek
Firma Szkoleniowo-Doradcza C & C Chakowski & Ciszek
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973.).
CZYTELNICY PYTAJĄ
Czy pracodawca może kontrolować służbową pocztę
W firmie została uruchomiona aplikacja umożliwiająca kontrolę poczty e-mail pracowników. O jej istnieniu dowiedziałam się przypadkiem od informatyka. Czy pracodawca miał taką możliwość?
TAK. Pracodawca ma możliwość kontrolowania służbowej poczty elektronicznej w zakładzie pracy. Pracownicy korzystając z niej działają bowiem w jego imieniu i na jego rzecz. W takim przypadku poczta elektroniczna jest specyficznym narzędziem pracy koniecznym do realizacji celów pracodawcy. Pracodawca powinien jednak poinformować pracowników o zastosowaniu takiego programu. Jest to warunek prowadzenia takiej działalności.
Ponadto dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie w firmie jasnych reguły wysyłania i odbierania korespondencji prywatnej, a w szczególności zasady wykorzystywania służbowej skrzynki e-mail do celów prywatnych. Jeżeli pracownicy nie wiedzą o zakazie korzystania ze skrzynki służbowej do celów prywatnych, pracodawca nie będzie miał możliwości kontroli treści maili, które mogą okazać się prywatnymi wiadomościami.
Czy można zwolnić internetowego gracza
Czy pracodawca może zwolnić pracownika z pracy, jeżeli wykorzystuje on większość czasu pracy na gry internetowe?
TAK. Pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników, a także osiąganie przez nich wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Jeżeli więc pracownik mimo wyraźnego zakazu wykorzystuje swój czas pracy na czynności niezwiązane z pracą, pracodawca może rozwiązać z nim stosunek pracy. Należy jednak pamiętać, że ma taką możliwość, gdy takie zachowanie pracownika jest nagminne i dezorganizuje proces pracy, a nie jest np. jednorazowym uruchomieniem gry w czasie, gdy wszystkie zadania służbowe zostały ukończone.
Natomiast gdy okaże się, że pracownik kosztem wyznaczonych mu zadań spędza czas przy grach internetowych, pracodawca może wypowiedzieć mu umowę o pracę z powodu jego nieprzydatności do pracy. Ponadto gdy korzystanie z tego rodzaju rozrywki będzie stanowić jednocześnie ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracownika pracodawca ma prawo do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia).
Czy można ukarać pracownika
Wprowadziłem w mojej firmie zakaz korzystania z komputera służbowego do prywatnych celów. W jaki sposób mogę ukarać pracownika za złamanie reguł dotyczących korzystania z komputera służbowego?
Pracownik nie powinien, jeżeli pracodawca mu tego wyraźnie zakaże, korzystać z komputera służbowego do prywatnych celach (korespondencja lub wymiana prywatnych plików). W takiej sytuacji pracodawca może np. zastosować karę porządkową.
Ponadto w niektórych przypadkach, gdy pracownik przez swoje niedozwolone działania narazi pracodawcę na straty finansowe (np. poprzez prywatną korespondencję mailową wprowadzi do firmowego systemu wirusa), może zostać zwolniony z tego powodu w trybie dyscyplinarnym. Działania pracownika niezgodne z wolą pracodawcy stanowią bowiem złamanie zasady wzajemnej lojalności stron stosunku pracy.
Czy można zakazać wysyłania prywatnych maili
Czy pracodawca może całkowicie zakazać korzystania z komputera (skrzynki mailowej) w pracy do celów prywatnych?
TAK. Pracodawca organizuje proces pracy w swoim zakładzie, dlatego ma on prawo do wprowadzenia zakazu korzystania przez pracowników z komputerów do celów prywatnych.
W takim przypadku odpowiednie regulacje powinny znaleźć się w wewnętrznych przepisach zakładu pracy (np. w regulaminie pracy lub odpowiednio sformułowanym załączniku do niego). Takie regulacje mogą zakazać pracownikom korzystania z prywatnej skrzynki elektronicznej w godzinach pracy.
Kto może zajmować się obsługą kamer
W moim zakładzie mam zamiar wprowadzić system monitoringu wideo. Czy muszę wyznaczyć w tym celu pracownika, który będzie zajmował się obsługą kamer i archiwizowaniem nagrań?
W takim przypadku pracodawca, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, musi wyznaczyć osobę lub osoby, które upoważni do obsługi systemu monitoringu oraz sprawowania pieczy nad przechowywaniem i niszczeniem taśm wideo z kamer przemysłowych.
W razie naruszenia przez pracodawcę określonych w przepisach zasad przetwarzania danych osobowych pracownika, może on rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia w związku z rażącym naruszeniem przez pracodawcę obowiązku poszanowania jego godności i innych dóbr osobistych, np. prawa do prywatności.
Czy informować o stosowaniu antywirusa
Czy pracodawca powinien informować o kontroli antywirusowej komputera?
NIE. Pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika o dokonywaniu automatycznej kontroli korespondencji mailowej nastawionej np. na blokowanie wirusów zawartych w wiadomościach elektronicznych. Takie działanie nie stanowi naruszenia tajemnicy korespondencji. W ten sposób nie jest bowiem badana treść maila, a jedynie jego stan techniczny. Ponadto w takim przypadku kontrola jest dokonywana przez zautomatyzowany program komputerowy, a nie przez człowieka.
Czy można sprawdzać prywatne maile
Moi pracownicy korzystają w pracy z prywatnych i służbowych skrzynek elektronicznych. Chciałbym kupić do swojej firmy program kontrolujący pocztę elektroniczną. Takie programy podobno nie sortują poczty i przeglądają całą korespondencję. Czy mogę kontrolować również prywatną pocztę pracowników?
NIE. W takiej sytuacji rozwiązaniem jest umożliwienie pracownikom korzystania z prywatnych skrzynek pocztowych w pracy do bieżącej korespondencji prywatnej i przeznaczenia skrzynek służbowych do wyłącznego użytku służbowego. W przypadku takiego podziału pracodawca jest w pełni uprawniony do przeglądania maili ze skrzynki służbowej. Należy jednak wcześniej oficjalnie powiadomić pracowników o przeznaczeniu skrzynek służbowych wyłącznie do korespondencji służbowej oraz o możliwości ich przeglądania i odczytywania jej treści przez pracodawcę.
W szczególnych przypadkach, gdy pracodawca uzna takie zabezpieczenie za niewystarczające do ochrony tajemnic przedsiębiorstwa przed ich wyciekiem na zewnątrz, może całkowicie zablokować dostęp pracowników do ich skrzynek prywatnych. Takie rozwiązanie pozwala pracodawcy uniknąć dylematów związanych z ochroną tajemnic firmy i jednoczesnym nienaruszaniu tajemnicy korespondencji prywatnej jego pracowników.
Czy pracodawca mógł zamontować kamerę
Jestem główną księgową. Ostatnio dowiedziałam się, że pokój, w którym pracuję sama, został objęty monitoringiem wideo jako jedyny w całym zakładzie. Kamera jest ukryta w puszce z przewodami elektrycznymi. Czy taka forma nadzoru jest zgodna z prawem?
Pracodawca powinien wcześniej powiadomić panią o wprowadzeniu monitorowania wideo. Skoro pracodawca nie prosił pani o zgodę na dokonywanie takich działań, to powinien wskazać, jaki „prawnie usprawiedliwiony cel” zmusza go do takiej ingerencji w pani prywatność. Należy wskazać, iż pracodawca wprowadzając w zakładzie pracy system monitoringu powinien dokładnie i wyraźnie oznakować miejsca, w których zamontowano kamery, aby pracownicy wiedzieli, w których pomieszczeniach zakładu są poddani obserwacji. Pracodawca nie może jednak instalować kamer w pomieszczeniach takich, jak szatnie czy toalety. Złamanie tej zasady stanowi naruszenie prawa pracownika do poszanowania jego godności.
Ponadto fakt, iż tylko pani została poddana takiemu monitoringowi, może stanowić podstawę do twierdzenia, iż jest pani szykanowana przez pracodawcę i stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy w trybie natychmiastowym z winy pracodawcy i wystąpienia z powództwem o odszkodowanie z powodu mobbingu.
Maciej Chakowski, Przemysław Ciszek