Gazeta Prawna
Zamów Zaloguj

Logowanie do serwisu

login:

hasło:

Jeśli zapomniałeś hasła Przypomnij hasło

  • Obraz
  • Obraz
  • Poprzednia strona

POLSKA-UE. ŚWIADCZENIA DLA OSÓB BEZ PRACY

Kontrola ZUS w firmie

TEMAT TYGODNIA
Raz na jakiś czas każdy pracodawca musi liczyć się z tym, iż zawita do niego inspektor z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Inspektorzy ZUS mają bowiem prawo kontrolować płatników składek, czy prawidłowo wykonują oni zadania i obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, a w szczególności czy dokonują wszystkich zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, czy prawidłowo i rzetelnie obliczają, potrącają i opłacają składki, czy prawidłowo ustalają uprawnienia do świadczeń oraz jak je wypłacają.
Na płatniku składek ciążą liczne obowiązki. Gdy płatnik nie będzie się z nich wywiązywał, musi się liczyć z tym, że ZUS go skontroluje. Tryb przeprowadzania kontroli nie jest dowolny. Aby mieć pewność, że kontrola jest przeprowadzana zgodnie z prawem, warto znać zasady postępowania, obowiązki i uprawnienia.
Tryb postępowania kontrolnego powinien przebiegać w następujący sposób. Najpierw inspektor kontroli powinien okazać legitymację służbową i wręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Kontrolowany płatnik powinien uważnie przeczytać to upoważnienie. Dowie się z niego m.in., jaki jest zakres kontroli, jaka jest data rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli, jakie ma prawa i obowiązki. Trzeba zaznaczyć, że nieobecność płatnika nie uniemożliwia przeprowadzenia kontroli. Może być ona wszczęta po okazaniu legitymacji i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek.
Co może kontrolować inspektor
W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, która określa zasady przeprowadzania kontroli płatników składek, postanowiono, że kontrola może obejmować w szczególności:
zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Podkreślamy, że to tylko przykładowe wyliczenie tego, co ZUS może sprawdzać i oceniać. Szczegółowy zakres kontroli, jak wyżej zaznaczyliśmy, określony jest w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.
Jak często ZUS kontroluje
Płatnicy są kontrolowani przez ZUS z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Z uwagi na to, iż co do zasady (od której istnieją wyjątki), należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 10 lat licząc od dnia, w którym stały się wymagalne, ZUS, aby odzyskać swoje wierzytelności, powinien przeprowadzić kontrolę w tym okresie. W uzasadnionych przypadkach kontrole mogą być oczywiście przeprowadzone w krótszych odstępach czasu (tzw. kontrole doraźne). Natomiast w przypadku płatników składek zobowiązanych do ich opłacania wyłącznie na własne ubezpieczenie, w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników postanowiono, że zakład powinien ich kontrolować w uzasadnionych przypadkach.
Tak było
Inspektor kontroli ZUS podejmuje czynności kontrolne u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do kontroli, z równoczesnym zawiadomieniem o wszczęciu postępowania kontrolnego.
Tak jest
Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Aby przeprowadzenie kontroli przez inspektora było możliwe, konieczne jest współdziałanie płatnika. Zatem z uprawnieniami inspektora skorelowane są obowiązki płatnika. Wymieniamy je w tabeli na str. 5. Podkreślić trzeba, że płatnik jest zobowiązany wykonać te obowiązki nieodpłatnie i to niezależnie od wyników kontroli.
Gdzie przeprowadzana jest kontrola
Jednym z obowiązków płatników jest zapewnienie niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Konieczne jest także udostępnienie środków łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz innych niezbędnych środków technicznych, którymi płatnik dysponuje.
Czynności kontrolne mogą być prowadzone w:
siedzibie płatnika składek,
miejscach prowadzenia przez niego działalności,
miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie, którym płatnik powierzył wykonywanie czynności, np. w biurze rachunkowym, które na podstawie umowy zawartej z płatnikiem dokonuje rozliczeń z tytułu składek na ubezpieczenia,
w innych miejscach w razie niezapewnienia przez płatnika warunków niezbędnych do przeprowadzenia czynności kontrolnych, a także w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga.
PRZYKŁAD
ZUS otrzymał informację, że Tomasz K. nie zgłasza do ubezpieczeń i nie opłaca składek za osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, dla których ta umowa stanowi jedyne źródło utrzymania. Do Tomasza K. przyszedł inspektor kontroli. Tomasz K. stwierdził, że z powodu remontu siedziby nie jest w stanie zapewnić miejsca do pracy dla inspektora. W przedstawionej sytuacji kontrola Tomasza K. jako płatnika składek może się odbyć w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Tomasz będzie musiał na żądanie inspektora kontroli wydać określone przez niego dokumenty księgi i inne nośniki informacji, na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządzany jest protokół, który podpisuje płatnik. Gdyby Tomasz K. chciał skorzystać w okresie kontroli z własnych dokumentów, ZUS musi zapewnić mu do nich dostęp. W tym celu musi on złożyć wniosek na piśmie. Zaznaczyć jednak trzeba, że będzie mógł on z nich skorzystać wyłącznie w obecności inspektora kontroli ZUS.
Po kontroli protokół
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, w którym spisywane są ustalenia z kontroli. Protokół musi zawierać:
oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS,
oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
oznaczenie inspektorów kontroli ZUS wykonujących kontrolę,
określenie zakresu kontroli,
czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
przedstawienie dowodów,
pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
pieczęć i podpis inspektora kontroli Zakładu,
informacje o wpisie do książki kontroli.
Jeden z dwóch egzemplarzy protokołu otrzymuje kontrolowany płatnik składek lub osoba upoważniona do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Gdy płatnik nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może złożyć pisemne zastrzeżenia. Jakie są zasady wnoszenia zastrzeżeń, wyjaśniliśmy w instrukcji. Protokół stanowi podstawę wydania decyzji w zakresie indywidualnych spraw dotyczących w szczególności: zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, przebiegu ubezpieczeń, ustalania wymiaru składek i ich poboru, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Od decyzji tej przysługuje płatnikowi odwołanie do sądu.
INSTRUKCJA
Jak się odwołać od ustaleń z kontroli
ETAP 1
W terminie 14 dni od otrzymania protokołu kontroli złóż pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń. Pamiętaj, że musisz wskazać środki dowodowe.
ETAP 2
Inspektor kontroli ZUS musi rozpatrzyć zgłoszone przez ciebie zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń musi poinformować ciebie na piśmie.
ETAP 3
Na podstawie protokołu kontroli wydawana jest przez ZUS decyzja. Jeśli nie będziesz zgadzał się z jej treścią, możesz się od niej odwołać.
Musisz pamiętać o następujących zasadach:
 odwołanie musisz wnieść do sądu ale za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję (sąd właściwy jest określony w decyzji w pouczeniu o zasadach wnoszenia odwołania); zasadą jest, że odwołania rozpatrują sądy okręgowe, z wyjątkiem spraw, dla których zastrzeżona jest właściwość sądów rejonowych, dlatego uważnie przeczytaj treść decyzji;
 musisz złożyć odwołanie w terminie miesiąca od doręczenia odpisu decyzji; odwołanie złożone po tym terminie zostanie odrzucone (sąd nie odrzuci jednak odwołania złożonego po terminie, gdy stwierdzi, że przekroczenie terminu nie jest nadmierne i nastąpiło z przyczyn niezależnych od ciebie);
 nie musisz wnosić żadnych opłat sądowych, także wydatki związane z czynnościami podejmowanymi w toku postępowania (np. należności biegłych, świadków, koszty opłat telefonicznych, telegraficznych) ponosi Skarb Państwa;
 ZUS ma maksymalnie 30 dni na rozpatrzenie twojego odwołania; jeżeli uzna twoje odwołanie za słuszne, zmieni lub uchyli decyzję (wtedy odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu), a gdy odwołania nie uwzględni w całości lub w części, przekaże sprawę do sądu wraz z uzasadnieniem.
PRZYKŁAD
Tomasz Z. otrzymał po kontroli decyzję. Nie zgadzał się z jej treścią, dlatego postanowił się od niej odwołać. Odwołanie wniósł w określonym w niej terminie. Choć wiedział, że powinien to zrobić za pośrednictwem ZUS, od razu przesłał odwołanie do sądu, gdyż wiedział, że ZUS podtrzyma swoje stanowisko. Postępowanie Tomasza Z. nie było prawidłowe. Sąd prześle odwołanie do oddziału ZUS, który wydał decyzję. Nie jest bowiem możliwe orzeczenie przez sąd w kwestii odwołania z pominięciem oddziału ZUS. Oddział, który wydał decyzję, musi rozpatrzyć odwołanie i albo je uwzględni wówczas zmienia lub uchyla decyzję albo nie wtedy przekazuje sprawę do sądu.
Za utrudnianie kontroli grzywna
Ustawodawca przewidział, że nie wszyscy płatnicy będą sumiennie wykonywali nałożone na nich obowiązki w związku z kontrolą przeprowadzaną przez ZUS. Dlatego też wprowadził sankcję za udaremnianie lub utrudnianie kontroli w postaci grzywny do 5 tys. zł. Gdy zatem płatnik na przykład nie wpuści inspektora do siedziby w celu przeprowadzenia kontroli, będzie odmawiał złożenia wyjaśnień, nie będzie przedstawiał w wyznaczonym przez inspektora kontroli ZUS terminie żądanych dokumentów, ZUS wystąpi do sadu o ukaranie go grzywną.
Nie tylko kontrole, ale i kary
Oprócz możliwości przeprowadzania kontroli planowych i doraźnych ustawodawca dał Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych także inne środki dyscyplinujące płatnika do ich wykonania. Wymieniony w tabeli katalog sankcji nie jest co prawda wyczerpujący, ale wskazuje, że ZUS może zmusić dłużnika do wykonania obowiązków. Niektóre sankcje mogą być dla płatnika bardzo dotkliwe. Warto zatem sumiennie wykonywać obowiązki.
PRZYKŁAD
 Andrzej L. nie opłacał składek za swoich pracowników. ZUS przysłał inspektora na kontrolę. Od razu stwierdził on brak zgłoszeń do ubezpieczeń i nieopłacanie składek. Andrzej L. obawia się, jakie mogą być tego konsekwencje. Przede wszystkim Andrzej L. będzie musiał sam naliczyć bez wezwania ZUS (w tym celu musi ustalić aktualną stopę procentową odsetek) i zapłacić z kwotą zaległej składki odsetki za zwłokę. ZUS może wymierzyć z powodu nieopłacenia składek dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek. Płatnik powinien się także liczyć z koniecznością zapłacenia grzywny (w tej sprawie będzie orzekał sąd). Z powyższego wynika, że należy terminowo i rzetelnie wypełniać obowiązki związane ze zgłoszeniem do ubezpieczeń i opłaceniem składek, bo konsekwencje mogą być dotkliwe finansowo.
 Karol K. będący pracodawcą i płatnikiem zaniżył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za swoich pracowników, co zostało stwierdzone podczas kontroli przeprowadzonej przez ZUS. Karol K. usprawiedliwia się tym, że zaniżenie podstawy wynikało z niewiedzy. Teraz zastanawia się, czy ZUS zawsze nakłada na płatników, którzy opłacili składki w zaniżonej wysokości, opłatę dodatkową. Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że Zakład może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek  w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości. Z uwagi, że z przepisu wynika, że „ZUS może”, nie oznacza to że ZUS musi zawsze nakładać opłatę dodatkową. Decyzja o nałożeniu opłaty i jej wysokości zależy od uznania ZUS. W praktyce przy podejmowaniu decyzji brane są pod uwagę m.in. czas zalegania z opłatą składek, częstość opóźnień. Przypominamy, że opłata dodatkowa jest nakładana w formie decyzji, od której stronie przysługuje odwołanie.
RADZIMY
! Uważnie czytaj dokumenty otrzymywane od inspektora kontroli ZUS. Z upoważnienia do przeprowadzenia kontroli dowiesz się, co będzie przedmiotem kontroli, jaki jest termin rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli, jakie masz obowiązki i prawa. Po dokładnym przeczytaniu protokołu kontroli dowiesz się, jakie są ustalenia po kontroli oraz w jakim terminie możesz złożyć zastrzeżenia do protokołu.
! Warto, byś co jakiś czas dokonywał samokontroli sprawdzał prawidłowość i terminowość wykonywania obowiązków. Jeśli popełniłeś jakieś błędy, sam je napraw nie czekaj na kontrolę ZUS.
! Udostępniaj na żądanie inspektora wszelkie księgi, dokumenty. Nie utrudniaj w żaden sposób przeprowadzenia kontroli. W ten sposób jej nie unikniesz, a możesz zostać ukarany grzywną do 5 tys. zł.
Monika Wojciechowska
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165).
CZYTELNICY PYTAJĄ
Czy inspektor zawiadamia o przesłuchaniu
W mojej firmie ZUS przeprowadza kontrolę. Aby wyjaśnić jakieś wątpliwości, chce przesłuchać świadków. Dowiedziałem się o tym oczywiście nie od niego. Czy mogę wziąć udział w przesłuchaniu świadków?
TAK.Płatnik składek ma prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Powinien być zatem zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Od zasady tej jest odstępstwo. Inspektor może przesłuchać świadka bez udziału płatnika, jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności, a płatnik jest nieobecny. Fakt nieobecności płatnika powinien być odnotowany w protokole przeprowadzonej kontroli.
Czy ZUS podaje czas kontroli
Od niedawna prowadzę małą firmę. Jeszcze nie byłem kontrolowany przez ZUS. Czy kontrolujący określa przewidywany czas trwania kontroli? Kontrola w jakiś sposób dezorganizuje funkcjonowanie, warto byłoby więc wiedzieć, jak długo potrwa.
TAK.Najpierw wyjaśniamy, że datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
W upoważnieniu tym musi być wskazana data rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli. Oprócz tej informacji upoważnienie musi zawierać (wynika to z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) co najmniej:
wskazanie podstawy prawnej,
oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,
datę i miejsce wystawienia,
imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej,
oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
zakres przedmiotowy kontroli,
podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.
Czy płatnikowi przysługuje zwrot kosztów
ZUS przeprowadził w mojej formie kontrolę. Nie stwierdzono żadnych uchybień. Czy wobec tego mogę domagać się zwrotu kosztów, jakie poniosłem w związku z przeprowadzeniem kontroli? Musiałem m.in. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowej i osobowej, sporządzać kopie dokumentów itd.
NIE.W związku z kontrolą ZUS na płatnika zostały nałożone obowiązki. Musi on m.in. udostępniać dokumenty, sporządzać ich kopie, przedstawić ich tłumaczenie na język polski, gdy są w języku obcym, udzielać wyjaśnień. Choć wykonanie niektórych obowiązków wiąże się z określonymi wydatkami, to płatnik jest obowiązany wykonać je nieodpłatnie. Taka zasada wynika z art. 88 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Podkreślamy, że płatnikowi nie przysługuje zwrot kosztów nawet gdy w wyniku kontroli nie stwierdzono żadnych uchybień.
Czy można się odwołać
W wyniku kontroli ZUS ustalił, że zapłaciłem w zaniżonej wysokości składki za dwóch ubezpieczonych. Dostałem decyzję, z której wynika, że muszę zapłacić opłatę dodatkową. Nie zgadzam się z nią. Jestem w bardzo trudnej sytuacji finansowej. Czy mogę się odwołać od tej decyzji?
TAK.W razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości, ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek. Od decyzji tej przysługuje odwołanie. Zasady wnoszenia odwołania zawarte są zawsze w pouczeniu decyzji, dlatego należy i warto ją uważnie przeczytać od początku aż do samego końca (pouczenie o możliwości wniesienia odwołania jest zwykle na samym końcu decyzji). Odwołanie przysługuje do sądu, ale trzeba je wnieść do tego oddziału ZUS, z którego otrzymał pan decyzję. Trzeba także pamiętać o terminie należy wnieść odwołanie w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji. Odwołanie od decyzji musi zawierać: oznaczenie zaskarżonej decyzji, określenie i zwięzłe uzasadnienie zarzutüw i wniosküw, podpis. Musi pan się zastanowić nad uzasadnieniem odwołania. ZUS zmieni lub uchyli bowiem zaskarżoną przez pana decyzję tylko wówczas gdy przedstawi pan „silne” argumenty.
Czy wystawiać przepustkę dla inspektora
Do przeprowadzenia kontroli udostępniłem inspektorowi pomieszczenie w biurze. Mimo to chodził on po całym zakładzie. Przy wchodzeniu na teren zakładu odmawiał okazania dokumentów koniecznych do wydania przepustki, choć sam legitymował wiele osób przebywających w zakładzie. Z uwagi na to, że w recepcji pracuje kilka osób, nie wszystkie wiedziały, że jest on inspektorem kontroli ZUS i przez to naraziłem się na nieprzyjemności. Czy inspektor może odmówić okazania dokumentów przed wejściem na teren zakładu?
NIE.Inspektor ZUS może co prawda wejść i poruszać się po całym zakładzie kontrolowanego płatnika bez konieczności uzyskiwania przepustki, ale powinien okazać legitymację służbową i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Gdy natomiast chodzi o legitymowanie przez inspektora osób znajdujących się na terenie zakładu pracy, to ma on do tego prawo, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli.
Czy inspektor podlega rewizji osobistej
W moim zakładzie była kontrola. W regulaminie przewidziana jest rewizja osobista po wyjściu z hali produkcyjnej. Z uwagi na to, że produkujemy kosmetyki, taka rewizja po roku funkcjonowania okazała się niezbędna. Były duże straty, ginęło sporo kosmetyków, zwłaszcza małych. Rewizji poddawane są wszystkie osoby. Natomiast inspektor kontroli uporczywie odmawiał poddania się jej. Czy powinienem to na nim wymóc? Chciałbym to wiedzieć na wypadek przyszłej kontroli.
NIE.Odmowa poddania się przez inspektora rewizji osobistej była uzasadniona. W myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych regulującej tryb i zasady kontroli płatników składek, inspektor kontroli ZUS nie podlega rewizji osobistej nawet wówczas, gdy jest ona przewidziana w wewnętrznym regulaminie w stosunku do wszystkich osób, które opuszczają halę produkcyjną. Przypominamy, że w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, które wręcza na wstępnie inspektor kontroli, znajduje się pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek. W razie wątpliwości może pan także zajrzeć do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która reguluje zasady i tryb kontroli.
MW